Trưởng Phòng Cung Ứng

1. Xây dựng chiến lược và kế hoạch cung ứng
Xây dựng chiến lược cung ứng trung và dài hạn phù hợp với chiến lược phát triển của nhà máy.
Lập kế hoạch cung ứng nguyên liệu, bao bì, vật tư dựa trên:
Kế hoạch sản xuất.
Forecast bán hàng.
Kế hoạch phát triển sản phẩm mới.
Mức tồn kho an toàn.
Lead time của nhà cung cấp.
Chủ động dự báo nhu cầu và các nguy cơ thiếu hụt nguyên vật liệu.
Xây dựng phương án cung ứng cho các sản phẩm trọng điểm, sản phẩm mới và các nguyên liệu có thời gian cung ứng dài.
Thiết lập cơ chế cảnh báo sớm đối với các nguyên vật liệu có nguy cơ ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất.
2. Quản lý mua hàng và cung ứng
Tổ chức thực hiện mua:
Dược chất/API.
Tá dược.
Bao bì trực tiếp và bao bì ngoài.
Vật tư sản xuất.
Vật tư kỹ thuật.
Hóa chất, vật tư phòng QC.
Các hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động nhà máy.
Kiểm soát toàn bộ quy trình từ yêu cầu mua hàng → lựa chọn nhà cung cấp → đặt hàng → theo dõi giao hàng → nhập kho.
Đảm bảo hàng hóa được cung ứng đúng tiến độ, đúng tiêu chuẩn và đúng điều kiện bảo quản/vận chuyển.
Theo dõi và xử lý các trường hợp giao hàng chậm, thiếu, sai quy cách hoặc không phù hợp.
Phối hợp với các đơn vị liên quan để xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình cung ứng.
3. Quản lý nhà cung cấp
Xây dựng và quản lý hệ thống nhà cung cấp chiến lược.
Tìm kiếm, đánh giá và đề xuất lựa chọn nhà cung cấp trong nước và quốc tế.
Phối hợp với QA trong:
Đánh giá nhà cung cấp.
Phê duyệt nhà cung cấp.
Audit nhà cung cấp.
Theo dõi CAPA của nhà cung cấp.
Đánh giá định kỳ nhà cung cấp.
Xây dựng cơ sở dữ liệu về năng lực, lịch sử chất lượng và hiệu quả giao hàng của từng nhà cung cấp.
Phân loại nhà cung cấp theo mức độ quan trọng/rủi ro.
Phát triển nguồn cung thay thế đối với nguyên liệu/vật tư quan trọng.
Xây dựng quan hệ hợp tác dài hạn với các nhà cung cấp chiến lược.
4. Quản lý nguyên vật liệu có yêu cầu đặc thù GMP
Đảm bảo nguồn cung nguyên liệu đáp ứng yêu cầu đã được phê duyệt về:
Tiêu chuẩn chất lượng.
Nhà sản xuất.
Nguồn gốc xuất xứ.
Điều kiện vận chuyển.
Điều kiện bảo quản.
Hồ sơ pháp lý/chất lượng.
Đối với API, tá dược và bao bì ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thuốc, phải phối hợp với QA/QC để đảm bảo chỉ sử dụng nhà cung cấp/nguyên liệu đã được phê duyệt.
Kiểm soát thay đổi liên quan đến nguồn nguyên liệu, nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp theo quy trình quản lý thay đổi của nhà máy.
Đảm bảo truy xuất nguồn gốc đầy đủ đối với nguyên vật liệu.
5. Quản trị tồn kho
Xây dựng và kiểm soát định mức tồn kho:
Tồn kho tối thiểu.
Tồn kho tối đa.
Safety stock.
Reorder point.
Theo dõi tuổi tồn kho và vòng quay tồn kho.
Phối hợp với Kho, Kế hoạch sản xuất và Kinh doanh để tối ưu tồn kho.
Kiểm soát nguyên vật liệu chậm luân chuyển, tồn kho lâu ngày và nguy cơ hết hạn.
Đề xuất phương án xử lý hàng tồn kho bất hợp lý.
Đảm bảo cân bằng giữa an toàn cung ứng và tối ưu vốn lưu động.
6. Quản lý chi phí và đàm phán
Xây dựng chiến lược mua hàng nhằm tối ưu tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership).
Đàm phán giá, điều khoản thanh toán, MOQ, lead time, điều kiện giao hàng và các điều khoản thương mại.
Theo dõi biến động giá nguyên liệu và thị trường cung ứng.
Đề xuất phương án mua hàng dài hạn hoặc hợp đồng khung đối với các nguyên liệu chiến lược.
Kiểm soát và tối ưu chi phí logistics, vận chuyển và các chi phí liên quan.
Phối hợp với Tài chính/Kế toán để quản lý ngân sách cung ứng.
7. Quản lý logistics và nhập khẩu
Phối hợp quản lý hoạt động vận chuyển nguyên vật liệu trong nước và quốc tế.
Theo dõi tiến độ vận chuyển và thông quan đối với hàng nhập khẩu.
Kiểm soát điều kiện vận chuyển đối với các nguyên liệu có yêu cầu đặc biệt.
Phối hợp với các đơn vị liên quan trong việc xử lý chứng từ xuất nhập khẩu.
Chủ động nhận diện các rủi ro liên quan đến logistics, thông quan, vận tải quốc tế và biến động thị trường.
Với QA/QC
Đảm bảo nguyên liệu được mua từ nguồn đã được phê duyệt.
Phối hợp xử lý nguyên liệu không phù hợp.
Phối hợp đánh giá và audit nhà cung cấp.
Thực hiện các yêu cầu liên quan đến thay đổi nhà cung cấp/nguyên liệu.
Với Sản xuất/Kế hoạch
Cập nhật kế hoạch sản xuất và nhu cầu nguyên vật liệu.
Đảm bảo nguyên vật liệu sẵn sàng theo kế hoạch.
Xử lý nhanh các nguy cơ thiếu nguyên liệu ảnh hưởng đến sản xuất.
Với R&D/Phát triển sản phẩm
Đảm bảo tìm kiếm và cung ứng nguyên liệu cho sản phẩm mới.
Tìm kiếm nguồn nguyên liệu phù hợp cho các dự án phát triển sản phẩm.
Đánh giá khả năng cung ứng, lead time, MOQ và tính ổn định của nguồn nguyên liệu.
Với Kho
Kiểm soát kế hoạch nhập hàng.
Tối ưu mức tồn kho.
Phối hợp xử lý nguyên vật liệu cận hạn, chậm luân chuyển hoặc không phù hợp.
Với Kinh doanh
Cập nhật forecast và kế hoạch nhu cầu.
Đảm bảo năng lực cung ứng đáp ứng kế hoạch doanh số.
Phối hợp xây dựng kế hoạch cung ứng cho sản phẩm mới.
Với Tài chính/Kế toán
Kiểm soát ngân sách mua hàng.
Phối hợp quản lý công nợ và điều khoản thanh toán.
Đánh giá hiệu quả sử dụng vốn trong hoạt động cung ứng.