Mô tả Công việc
1. Công tác Cung ứng (Công tác chính)
Xây dựng và triển khai kế hoạch mua sắm tài sản, trang thiết bị, vật tư và dịch vụ phục vụ hoạt động Công ty.
Tiếp nhận, rà soát, thẩm định nhu cầu và đề xuất mua sắm từ các đơn vị.
Xây dựng, quản lý và phát triển hệ thống nhà cung cấp, nhà thầu; đánh giá năng lực, chất lượng và mức độ đáp ứng.
Đánh giá định kỳ hiệu quả nhà cung cấp/nhà thầu; đề xuất duy trì, thay thế hoặc phát triển mạng lưới nhà cung cấp/nhà thầu.
Thực hiện so sánh báo giá, đàm phán về giá, chất lượng, tiến độ, điều kiện thanh toán và các điều khoản hợp đồng.
Chủ trì/phối hợp tổ chức đấu thầu, chào giá, lựa chọn nhà cung cấp/nhà thầu; đảm bảo tính công bằng, cạnh tranh, minh bạch và hiệu quả.
Quản lý quá trình thực hiện hợp đồng; kiểm soát tiến độ cung ứng, chất lượng, nghiệm thu.
Phân tích nhu cầu, chuẩn hóa danh mục mua sắm và đề xuất các giải pháp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả cung ứng.
Kiểm soát và xử lý các rủi ro phát sinh trong quá trình mua sắm, đấu thầu.
2. Quản lý tài sản
Xây dựng và triển khai quy định, quy trình quản lý tài sản, cơ sở vật chất trong hệ thống.
Lập kế hoạch và ngân sách mua sắm, sửa chữa, bảo trì, thay thế tài sản hàng năm.
Tổ chức kiểm kê, đánh giá hiện trạng và hiệu quả sử dụng tài sản định kỳ; đề xuất sửa chữa, điều chuyển, thanh lý hoặc đầu tư mới.
Kiểm soát việc sử dụng, bảo quản tài sản, hạn chế thất thoát, hư hỏng và lãng phí.
Quản lý dữ liệu, hồ sơ tài sản đảm bảo đầy đủ và chính xác.
3. Hành chính quản trị
Quản lý công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và hậu cần văn phòng.
Quản lý các hồ sơ/hợp đồng vận hành văn phòng, kho hậu cần và các chi phí hành chính.
Kiểm soát chi phí hành chính theo ngân sách được phê duyệt.
Tổ chức hậu cần phục vụ các cuộc họp, hội nghị, đào tạo và sự kiện nội bộ.
Xây dựng, rà soát và triển khai các quy trình, quy định hành chính.
4.
Quản lý đội xe công vụ
Quản lý, điều phối đội xe và
nhân viên lái xe.
Quản lý công tác bảo trì, sửa chữa, đăng kiểm, bảo hiểm và an toàn phương tiện.
Xây dựng định mức nhiên liệu, kiểm soát chi phí vận hành và hiệu quả sử dụng đội xe.
Đề xuất phương án điều chuyển, thay thế, đầu tư hoặc thanh lý phương tiện phù hợp.
Thực hiện các giải pháp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành đội xe.
5. Quản lý Phòng Hành chính
Xây dựng cơ cấu tổ chức, định biên và kế hoạch phát triển nguồn lực Phòng Hành chính.
Phân công, điều phối, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc của nhân sự trực thuộc phòng.
Đào tạo, phát triển đội ngũ và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả.
Xây dựng, triển khai và quản lý KPI theo phương pháp BSC cho Phòng Hành chính.
Theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện KPI và đề xuất giải pháp cải tiến hiệu quả hoạt động.
Chịu trách nhiệm chung về hiệu quả vận hành của Phòng Hành chính.