Trưởng Nhóm Hành Chính

1 VĂN THƯ/LƯU TRỮ/ĐÓNG DẤU
1.1 Văn thư/Lưu trữ/Đóng dấu
Kiểm soát việc rà soát và cập nhật danh sách chữ ký số, chữ ký chính, chữ kỹ nháy.
Kiểm soát việc thực hiện Eoffice, ký số doanh nghiệp và xuất báo cáo Eoffice theo quy định.
Kiểm soát việc đóng dấu mộc tươi.
Kiểm soát việc thực hiện công văn đi/công văn đến.
Kiểm soát việc thực hiện lưu trữ các bản gốc đóng dấu, dọn dẹp sắp xếp các kho tài liệu lưu trữ do hành chính quản lý
Kiểm soát việc phát hành văn bản (nhận yêu cầu và kiểm tra các tài liệu cần phát hành đảm bảo đúng cẩm nang quy định quy chế, đúng cẩm
nang phân quyền).
2 HÀNH CHÍNH DỊCH VỤ VĂN PHÒNG
Quản lý Cơ sở vật chất văn phòng làm việc của HO.
Sắp xếp, điều chỉnh layout tổng thể chỗ ngồi cho các bộ phận trong văn phòng khi có thay đổi.
Kiểm soát việc đặt công tác cho Cán bộ lãnh đạo/ Cán bộ nhân viên (Vé máy bay, khách sạn, xe di chuyển...).
Kiểm soát việc thực hiện các dịch vụ hành chính khác như:
+ Nhận thư Chuyển phát nhanh
+ Đặt phòng họp
+ Đăng ký/thay đổi thông tin thẻ xe cho Cán bộ nhân viên
+ Quản lý và thanh toán thẻ taxi
+ Đặt Name Card
+ Trực tổng đài điện thoại
Kiểm soát việc thanh toán các chi phí văn phòng, đảm bảo đúng Ngân sách đã được lập.
3 HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP
Cẩm nang thông tin:
+ Kiểm soát việc upload tài liệu của bộ phận lên Cẩm nang thông tin
+ Rà soát việc lưu trữ của bộ phận trên Cẩm nang thông tin, trên Dataroom
+ Rà soát/cập nhật văn bản trên Cẩm nang Quy định quy chế theo chỉ đạo và Phê duyệt của Cán bộ lãnh đạo
Kiểm soát việc kiểm kê tài sản và thanh lý tài sản của bộ phận.
Phối hợp thực hiện, triển khai các dự án, chương trình, chiến dịch của công ty.
Thực hiện các báo cáo theo yêu cầu của Cán bộ lãnh đạo
Thực hiện các việc phát sinh theo thực tế khác.