Trưởng Phòng Mua Hàng

1. Trách nhiệm chính
- Tham mưu cho Ban Giám đốc trong công tác hoạch định kế hoạch mua hàng và cung ứng vật tư phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.- Điều hành, quản lý nhân viên thực hiện công tác chuyên môn.- Xem xét, đề xuất và thực hiện các yêu cầu mua hàng hóa hay dịch vụ đáp ứng cho hoạt động sản xuất kinh doanh trên cơ sở Ban Giám đốc đã phê duyệt một cách nhanh chóng, chủ động và hiệu quả.- Quản lý các Nhà cung ứng theo quy trình của công ty theo các chỉ tiêu: năng lực, sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, phương thức thanh toán, tiềm năng phát triển.- Kiểm tra chất lượng và tiến độ cung ứng của toàn bộ vật tư đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.- Tổ chức điều hành việc tìm kiếm các NCC mới để giảm giá thành sản phẩm.- Xây dựng, chỉ đạo soạn thảo các Hợp đồng kinh tế với các Nhà cung ứng.- Xây dựng môi trường cung ứng lành mạnh, năng động, trách nhiệm và hiệu quả, bảo đảm cung ứng đúng số lượng, chất lượng, thời gian, đảm bảo tiết kiệm chi phí để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh theo phương châm: Chủ động - Kịp thời - Hiệu quả và bảo mật thông tin Kinh tế - Tài chính.- Tổ chức phân công, giao nhiệm vụ cụ thể cho từng CBNV trong phòng theo các Dự án, Hạng mục, Chủng loại... phù hợp đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ chung của Phòng.- Hàng tuần, tổ chức rà soát tình trạng các đơn hàng của từng CBNV đang phụ trách, tại từng Dự án để thúc đẩy nhân viên lập kế hoạch triển khai mua hàng.- Đánh giá kết quả hoàn thành công việc chung của CBNV thuộc thẩm quyền quản lý để tiến hành hỗ trợ, đào tạo nhằm nâng cao hiệu quả công việc.- Phối hợp với các đơn vị và các phòng ban khác để thúc đẩy giao hàng nhanh chóng.- Báo cáo Ban Giám đốc tình hình biến động nhân sự phòng để có hướng điều tiết kịp thời.- Hỗ trợ nhân viên kịp thời xử lý các tình huống mua hàng hàng ngày
2. Công tác mua hàng
- Phụ trách xử lý - phê duyệt giá thực phẩm & thức uống
- Khảo sát giá thị trường định kỳ, tiếp nhận giá so sánh giá, đàm phán và lựa chọn NCC phù hợp để thực hiện trình phê duyệt
- Tìm kiếm, mở rộng mạng lưới NCC, lấy báo giá, lập bảng so sánh, đàm phán thương thảo: giá, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, các điều khoản hợp đồng (nếu có).. với các NCC để đề xuất, lựa chọn NCC phù hợp nhất.
- Phối hợp với các Phòng Ban khác trong việc xử lý hồ sơ mua hàng
- Phụ trách theo dõi và xử lý đơn hàng thực phẩm và thức uống phát sinh tại đơn vị phụ trách.
- Theo dõi và đối chiếu dữ liệu nhập mua từ đơn vị kinh doanh theo ngày (Kiểm tra thông tin số lượng, đơn giá, nhà cung cấp đúng giá phê duyệt và thực nhận để chốt dữ liệu nhập mua, chuyển kế toán xuất hóa đơn bán hàng).
- Thực hiện việc mua và giao hàng đối với các yêu cầu phát sinh đột xuất/khẩn theo chỉ đạo của cấp trên.
- Xử lý các phát sinh liên quan.
- Các nhiệm vụ liên quan khác theo sự phân công của Ban Giám đốc.