Trưởng phòng thủ tục hợp đồng (Phòng Chăm sóc khách hàng)

- Chịu trách nhiệm quản lý và hoạt động của nhóm hợp đồng và chăm sóc khách hàng.
- Cung cấp về tư vấn thủ tục/quy trình hồ sơ cho khách hàng, chuẩn bị và quản lý hợp đồng mua bán, đảm bảo quy trình bàn giao và giấy chứng nhận quyền sở hữu đúng thời hạn cho khách hàng.
- Thiết lập và triển khai quy trình hoạt động tiêu chuẩn liên quan đến dịch vụ chăm sóc khách hàng như: hồ sơ thủ tục đặt mua căn hộ, hợp đồng mua bán, bàn giao căn hộ và thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu cho khách.
- Hiểu rõ điều kiện, điều khoản của hợp đồng và dịch vụ khách hàng theo chính sách của công ty
- Tư vấn và hướng dẫn cho các thành viên trong phòng về quy trình làm việc, mẫu biểu cần hoàn thành, chuẩn bị hợp đồng mua bán cho khách hàng, các qui trình thuộc chức năng của phòng ban để nhân viên tuân thủ và thực hiện với chất lượng công việc tốt nhất.
- Hướng dẫn và phát triển chất lượng dịch vụ cho tất cả các cấp nhân viên nhằm cung cấp dịch vụ theo tiêu chuẩn của công ty đã đặt ra như đáp ứng nhu cầu của khách hàng, hoàn thành tiến độ công việc theo đúng thời han và chất lượng công việc đảm nhận.
- Lập hệ thống bảng biểu & quy trình quản lý hợp đồng mua bán của các dự án tham gia triển khai
- Phân công thành viên trong nhóm và chịu trách nhiệm đảm bảo quá trình bàn giao căn hộ theo đúng kế hoạch đã được duyệt và giải quyết những vấn đề phát sinh
- Nắm rõ qui trình cấp sổ đỏ và đảm bảo tất cả các thành viên trong phòng hiểu rõ qui trình và các thủ tục được tuân thủ theo đúng như pháp luật qui định và kịp thời.
- Lập quy trình tiếp nhận và xử lý các yêu cầu và phàn nàn từ khách hàng và qua đó củng cố mối quan hệ với khách hàng
- Chuẩn bị báo cáo định kỳ của phòng theo yêu cầu của lãnh đạo
- Lập ngân sách chi tiêu cho phòng ban.
- Theo dõi và kiểm soát chi phí của phòng ban theo ngân sách đã được duyệt
- Tuyển dụng, đào tạo và tạo động lực cho nhân viên nhằm đạt được sự hợp tác, tinh thần làm việc theo nhóm và phát triển kỹ năng để có được kết quả mong đợi
- Thực hiện những nhiệm vụ khác được ban giám đốc giao phó.