Trưởng Phòng Tuyển Sinh

1. Trách nhiệm chính
Phối hợp quản lý, phát triển tối thiểu 05 Trung tâm trở lên, tuyển sinh và duy trì mỗi Trung tâm đảm bảo số lượng nhân sự hoạt động: 01 Phó phòng tuyển sinh và 10 nhân viên tuyển sinh. Đạt yêu cầu 5.000 hồ sơ chỉ tiêu/ năm.
Tổ chức thực hiện các hoạt động Tuyển sinh theo bộ kế hoạch hành động đã được phê duyệt. Phân bổ chỉ tiêu Tuyển sinh cho các chuyên viên dưới quyền quản lý trực tiếp và đảm bảo toàn đội đạt 100% chỉ tiêu đã đặt ra.
Tổ chức các hoạt động khảo sát thị trường với các điểm trường trong phạm vi quản lý;
Tổ chức thực hiện các hoạt động quảng bá tuyển sinh trực tiếp đến các đối tượng khách hàng mục tiêu (tại các trường học, khu cư dân quanh trường...);
Tổ chức các hoạt động tư vấn cho khách hàng về sản phẩm và dịch vụ của Vinschool, bảo đảm khách hàng đăng ký ghi danh;
Phối hợp với Ban Giám hiệu các trường trong công tác tổ chức thi tuyển đầu vào theo đúng tiêu chuẩn đã ban hành;
Giám sát các hoạt động tiếp nhận hồ sơ ghi danh, hồ sơ nhập học và thu phí của học sinh mới nhằm đảm bảo tính chính xác và thuận lợi cho khách hàng.
Giám sát hoạt động bàn giao hồ sơ học sinh cho Ban Giám hiệu nhà trường đảm bảo đầy đủ giấy tờ theo yêu cầu. Phối hợp với Phòng kế toán xác nhận danh sách học sinh nhập học mới đã đóng phí để chuyển cho Ban Giám hiệu nhà trường thực hiện công tác xếp lớp.
Cần thường xuyên kiểm tra và đánh giá chất lượng dịch vụ và công việc của bộ phận mình, đưa ra các giải pháp cải tạo và nâng cấp chất lượng dịch vụ; đảm bảo tất cả các dịch vụ cung cấp tới khách hàng đạt tiêu chuẩn của thương hiệu;
Quản lý các địa chỉ email chung của trường (info, tuyensinh, lienhe, hieutruong...) để phân tuyến giải quyết yêu cầu của khách hàng kịp thời và hiệu quả. Giám sát phản hồi của nhân viên Tuyển sinh và Chăm sóc khách hàng đảm bảo thông điệp truyền thông cho khách hàng và cách trả lời đúng theo các quy định, chính sách, bộ Q&A đã được phê duyệt. Kiểm soát hệ thống tổng đài nhằm đảm bảo các cuộc gọi nhỡ của khách hàng vào số máy lẻ của nhân viên hàng ngày cần được liên hệ lại. Thường xuyên kiểm tra ghi âm các cuộc gọi của khách hàng với nhân viên để kiểm soát chất lượng dịch vụ;
Tổ chức thực hiện công tác Chăm sóc khách hàng (tiếp nhận và xử lý thắc mắc, phàn nàn của khách hàng, công tác thu phí của học sinh cũ tại khối mầm non và phổ thông ở các cơ sở có quy mô nhỏ); điều phối nhân sự và cộng tác viên trong thời gian cao điểm nhằm đảm bảo các hoạt động diễn ra một cách khoa học;
Tổ chức và giám sát các hoạt động chăm sóc khách hàng quan trọng;
Tổ chức thực hiện việc lấy ý kiến khảo sát của khách hàng hiện tại, tổng hợp và phân tích các điểm cần cải thiện và phối hợp với Ban Giám hiệu các trường để giải quyết các ý kiến của khách hàng, cải thiện chất lượng dịch vụ nhằm nâng cao tỉ lệ hài lòng của khách hàng.