Trưởng Phòng Vận Hành Chuỗi Cung Ứng

1. Mục tiêu vị trí
• Hoạch định, tổ chức và điều phối chuỗi cung ứng từ dự báo nhu cầu, mua hàng, sản xuất, tồn kho đến xử lý và giao hàng; bảo đảm đáp ứng kế hoạch kinh doanh về sản lượng, tiến độ, chất lượng và chi phí.
• Thiết lập cơ chế phối hợp thống nhất giữa các đơn vị; cân đối nguồn lực, kiểm soát kết quả bằng dữ liệu; nhận diện điểm nghẽn và triển khai cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả toàn chuỗi.
2. Mô tả công việc
A. Hoạch định và điều phối chuỗi cung ứng
• Chuyển hóa kế hoạch và dự báo bán hàng thành kế hoạch mua hàng, sản xuất, tồn kho và giao hàng theo tháng, tuần và từng giai đoạn cao điểm.
• Xác định sản phẩm ưu tiên dựa trên nhu cầu thị trường, đơn hàng, tồn kho, năng lực sản xuất và khả năng cung ứng nguyên vật liệu.
• Cân đối nhu cầu kinh doanh với năng lực cung ứng; cảnh báo nguy cơ thiếu hàng, quá tải, chậm tiến độ hoặc tồn kho không phù hợp.
• Phối hợp với Phòng Kinh doanh điều chỉnh kế hoạch bán hàng, thứ tự ưu tiên đơn hàng hoặc thời gian giao hàng khi cần thiết.
• Chủ trì họp điều phối và xử lý các vấn đề liên phòng ban trong toàn chuỗi.
B. Quản lý mua hàng và cung ứng nguyên vật liệu
• Định hướng, kiểm soát kế hoạch mua nguyên vật liệu, vật tư, bao bì và hàng hóa theo kế hoạch sản xuất, bán hàng và tồn kho.
• Xác định thứ tự ưu tiên mua hàng theo nhu cầu, thời gian cung ứng, ngân sách và hiệu quả sử dụng vốn.
• Kiểm soát tiến độ, chất lượng đầu vào, khả năng đáp ứng của nhà cung cấp và các rủi ro ảnh hưởng đến sản xuất.
• Phối hợp với Phòng Kế toán cân đối ngân sách, dòng tiền; theo dõi biến động giá và tổng chi phí mua hàng.
• Chỉ đạo xử lý tình trạng thiếu nguyên vật liệu, giao hàng chậm hoặc chất lượng đầu vào không đạt.
C. Điều phối sản xuất tại hai nhà máy
• Giao và kiểm soát kế hoạch sản xuất tại Nhà máy Phú Nghĩa và Nhà máy Hương Sơn.
• Phân bổ sản lượng, mã hàng và công đoạn giữa hai nhà máy nhằm tối ưu máy móc, nhân sự, tiến độ và chi phí.
• Theo dõi năng lực sản xuất, tiến độ, năng suất, chất lượng, tỷ lệ lỗi và hiệu quả sử dụng nguồn lực.
• Yêu cầu quản lý nhà máy xây dựng phương án khắc phục khi không đạt kế hoạch hoặc có nguy cơ ảnh hưởng đến tiến độ cung ứng.
• Điều phối nhân sự, nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thiết bị và công đoạn giữa hai nhà máy khi cần thiết.
D. Quản lý Tổng kho Hà Nội và hoạt động giao nhận
• Kiểm soát hoạt động nhập, xuất, lưu trữ, bảo quản và luân chuyển hàng hóa tại Tổng kho.
• Đảm bảo tiến độ xử lý đơn hàng lẻ nội thành Hà Nội, đơn khách sỉ tại Hà Nội và đơn khách sỉ gửi đi tỉnh.
• Điều phối giữa nhà máy, Tổng kho, Admin, Vận đơn và Phòng Kinh doanh để giao hàng đúng mã, đủ số lượng, đúng thời gian.
• Kiểm soát tồn kho thành phẩm, hàng chậm luân chuyển, hàng lỗi, hàng hoàn, chênh lệch tồn kho và mức tồn kho an toàn.
• Theo dõi thời gian xử lý đơn, đóng gói, bàn giao vận chuyển; đánh giá đơn vị vận chuyển và xử lý các sự cố giao nhận.
E. Kiểm soát chi phí và hiệu quả vận hành
• Theo dõi chi phí mua hàng, sản xuất, tồn kho, đóng gói, giao hàng và vận chuyển.
• Phối hợp với Phòng Kế toán xây dựng ngân sách vận hành; phân tích chênh lệch giữa chi phí thực tế và kế hoạch.
• Đánh giá hiệu quả theo từng nhà máy, bộ phận, nhóm sản phẩm và phương thức giao hàng.
• Kiểm soát chi phí phát sinh do hàng lỗi, chậm tiến độ, sai đơn, hoàn hàng hoặc sử dụng nguồn lực chưa hiệu quả.
• Đề xuất phương án tối ưu tổng chi phí và hiệu quả toàn chuỗi.
F. Quản trị dữ liệu và cải tiến hệ thống
• Xây dựng hệ thống KPI, dashboard và chế độ báo cáo cho toàn chuỗi cung ứng.
• Theo dõi các chỉ số về kế hoạch sản xuất, đáp ứng đơn hàng, tồn kho, giao hàng, năng suất, chất lượng và chi phí.
• Thiết lập cảnh báo sớm đối với nguy cơ thiếu hàng, tồn kho cao, chậm sản xuất, chậm giao hàng hoặc vượt chi phí.
• Đảm bảo dữ liệu giữa Kinh doanh, Mua hàng, Sản xuất, Kho vận và Kế toán thống nhất, chính xác.
• Nhận diện điểm nghẽn, khoảng trống trách nhiệm; chuẩn hóa quy trình và triển khai các dự án cải tiến vận hành.
G. Quản lý và phát triển đội ngũ
• Giao mục tiêu, phân công nhiệm vụ và đánh giá kết quả của các quản lý trực thuộc.
• Xây dựng cơ chế phối hợp và trách nhiệm giữa các đơn vị trong chuỗi cung ứng.
• Phát triển năng lực quản lý, tư duy dữ liệu và khả năng giải quyết vấn đề cho đội ngũ.
• Đề xuất cơ cấu nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và điều chuyển theo nhu cầu vận hành.
• Báo cáo Giám đốc về kết quả hoạt động, rủi ro trọng yếu và phương án xử lý.