Trưởng Phòng Xuất Nhập Khẩu

1. Chức danh
- Trưởng phòng Xuất nhập khẩu (Import - Export Manager)
- Bộ phận: Xuất nhập khẩu
- Báo cáo trực tiếp: Ban Giám đốc
- Quản lý: Chuyên viên XNK, Chứng từ, Logistics, Khai báo hải quan (nếu có)
2. Mục tiêu công việc
- Chịu trách nhiệm tổ chức, điều hành và kiểm soát toàn bộ hoạt động nhập khẩu nguyên liệu nông sản của Công ty, đảm bảo hàng hóa được nhập khẩu đúng tiến độ, tối ưu chi phí logistics, tuân thủ quy định pháp luật và đáp ứng nhu cầu kinh doanh.
3. Nhiệm vụ chính
- Quản lý hoạt động nhập khẩu
• Xây dựng và triển khai kế hoạch nhập khẩu theo nhu cầu kinh doanh.
• Điều phối toàn bộ quy trình nhập khẩu từ khi ký hợp đồng đến khi hàng về kho.
• Kiểm soát tiến độ giao hàng của nhà cung cấp.
• Theo dõi lịch tàu, booking, vận chuyển quốc tế.
• Kiểm soát bộ chứng từ nhập khẩu.
- Quản lý thủ tục hải quan và pháp lý
• Đảm bảo việc khai báo hải quan đúng quy định.
• Kiểm soát các thủ tục: Hải quan, Kiểm dịch thực vật, Kiểm dịch động vật (nếu có), Kiểm tra chất lượng, An toàn thực phẩm, Giấy phép nhập khẩu.
• Làm việc với: Hải quan, Cảng, Hãng tàu, Forwarder, Cơ quan kiểm dịch, Các đơn vị logistics.
- Quản lý nhà cung cấp và đối tác
• Duy trì quan hệ với nhà cung cấp nước ngoài.
• Đàm phán: Điều kiện giao hàng, Incoterms, Giá cước, Điều khoản thanh toán
• Đánh giá năng lực nhà cung cấp định kỳ.
- Quản lý logistics
• Lập kế hoạch vận chuyển quốc tế.
• Tối ưu chi phí: Freight, Local charges, Lưu container, Lưu bãi....
• Kiểm soát giao hàng từ cảng đến kho
- Quản lý chứng từ
Kiểm tra và phê duyệt: Sales Contract, Purchase Contract, Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, Certificate of Origin (C/O), Phytosanitary Certificate, Health Certificate, Certificate of Quality, Insurance Certificate, Các chứng từ thanh toán quốc tế.
- Thanh toán quốc tế
Phối hợp với phòng Kế toán trong việc: L/C, T/T, D/P, D/A, Theo dõi công nợ nhà cung cấp, Kiểm soát hồ sơ thanh toán, Trao đổi các bank mua tỉ giá kì hạn.
- Kiểm soát chi phí
• Theo dõi và tối ưu: Freight, THC, Local Charges, Phí DEM/DET, Chi phí kiểm dịch, Chi phí lưu kho, Chi phí logistics.
• Đề xuất các giải pháp tiết giảm chi phí nhập khẩu.
- Quản lý nhân sự : Phân công công việc, Xây dựng quy trình vận hành, Đào tạo nghiệp vụ, Nâng cao năng lực đội ngũ.
- Báo cáo: Tiến độ nhập hàng, Chi phí logistics, Chi phí nhập khẩu, Hiệu quả nhà cung cấp, Các rủi ro phát sinh.
4. Quyền hạn
- Phân công công việc trong phòng.
- Đề xuất lựa chọn hãng tàu, forwarder và đối tác logistics.
- Tham gia đàm phán với nhà cung cấp.
- Đề xuất cải tiến quy trình.