Tuyển dụng Kế toán kho

I. QUẢN LÝ CHỨNG TỪ KHO
1. Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ
Tiếp nhận phiếu đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn và các chứng từ liên quan.
Kiểm tra thông tin trên chứng từ, bao gồm tên hàng, mã hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, nhà cung cấp và bộ phận sử dụng.
Đối chiếu thông tin chứng từ với đơn đặt hàng, báo giá, phê duyệt mua hàng và hàng hóa thực tế được giao nhận.
Phối hợp với người nhận hàng và bộ phận sử dụng để xác minh các trường hợp giao thiếu, giao thừa, sai quy cách, hàng hư hỏng hoặc không đạt chất lượng.
Theo dõi, nhắc nhở và phối hợp bổ sung các chứng từ còn thiếu hoặc chưa hợp lệ theo quy trình nội bộ.
2. Nhập liệu và lưu trữ chứng từ
Cập nhật các nghiệp vụ nhập - xuất - tồn vào phần mềm hoặc biểu mẫu quản lý kho theo quy định.
Kiểm tra tính thống nhất giữa chứng từ gốc và dữ liệu đã nhập.
Sắp xếp, phân loại và lưu trữ hồ sơ khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu, đối chiếu và kiểm tra.
Báo cáo Kế toán trưởng khi phát hiện chứng từ bất thường hoặc nghiệp vụ chưa đủ căn cứ ghi nhận.
II. THEO DÕI VÀ KIỂM SOÁT NHẬP - XUẤT - TỒN KHO
1. Theo dõi nhập kho
Theo dõi hàng hóa nhập kho theo từng lần giao hàng, nhà cung cấp, mặt hàng, số lượng, đơn vị tính và đơn giá.
Phối hợp với bộ phận Bếp, FOH hoặc bộ phận nhận hàng kiểm tra số lượng, quy cách và tình trạng hàng hóa thực nhận.
Ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ nhập kho sau khi hoàn tất việc kiểm tra và đáp ứng yêu cầu chứng từ theo quy trình.
Theo dõi các trường hợp hàng trả lại nhà cung cấp, hàng giao bổ sung hoặc hàng nhập có điều kiện đặc biệt.
Kịp thời báo cáo khi có chênh lệch giữa đơn đặt hàng, chứng từ giao hàng và số lượng thực nhận.
2. Theo dõi xuất kho
Kiểm tra phiếu đề nghị xuất kho, mục đích sử dụng và phê duyệt theo quy trình của Nhà hàng.
Theo dõi, ghi nhận các nghiệp vụ xuất kho cho Bếp, FOH và các bộ phận liên quan.
Đối chiếu số lượng xuất với chứng từ và xác nhận giao nhận của các bên liên quan.
Theo dõi các nghiệp vụ điều chuyển nội bộ, trả hàng, hàng hư hỏng hoặc các trường hợp xuất kho đặc biệt.
Phát hiện và báo cáo trường hợp xuất kho chưa có chứng từ, xuất vượt số lượng được duyệt hoặc có dấu hiệu sai lệch.
3. Theo dõi tồn kho
Cập nhật và đối chiếu số lượng tồn kho theo từng mặt hàng, kho/khu vực lưu trữ và đơn vị tính.
Theo dõi biến động nhập - xuất - tồn hằng ngày hoặc theo tần suất do Kế toán trưởng quy định.
Kiểm tra các trường hợp tồn kho âm, số liệu bất thường, hàng tồn lâu ngày hoặc chênh lệch không rõ nguyên nhân.
Theo dõi hàng gần hết hạn sử dụng, hàng chậm luân chuyển, hàng có nguy cơ hư hỏng hoặc giảm chất lượng; thông báo kịp thời cho các bộ phận liên quan.
Phối hợp với Bếp, FOH và người phụ trách kho để xác minh, xử lý các vấn đề phát sinh.
III. KIỂM SOÁT GIÁ MUA VÀ NHÀ CUNG CẤP
Tiếp nhận, cập nhật và lưu trữ báo giá, bảng giá, đơn đặt hàng và thông tin nhà cung cấp theo phân công.
Theo dõi biến động giá mua đối với thực phẩm, nguyên vật liệu, đồ uống và các mặt hàng khác.
Đối chiếu đơn giá trên chứng từ với báo giá, đơn đặt hàng hoặc mức giá đã được phê duyệt.
Ghi nhận các trường hợp tăng/giảm giá bất thường, sai lệch đơn giá, sai quy cách hoặc phát sinh ngoài thỏa thuận.
Phối hợp với bộ phận mua hàng, Bếp, FOH và các bộ phận liên quan để xác minh sai lệch.
Báo cáo Kế toán trưởng các vấn đề ảnh hưởng đến giá vốn, chi phí hoặc tính chính xác của dữ liệu kho.
Không tự ý thay đổi giá mua, nhà cung cấp hoặc phê duyệt các khoản mua ngoài phạm vi được giao.
IV. KIỂM KÊ VÀ ĐỐI CHIẾU KHO
1. Chuẩn bị và thực hiện kiểm kê
Tham gia kiểm kê định kỳ và đột xuất theo kế hoạch được phê duyệt.
Chuẩn bị danh sách hàng hóa, dữ liệu tồn kho và biểu mẫu kiểm kê.
Phối hợp với người quản lý kho, Bếp, FOH và các bộ phận liên quan để kiểm đếm thực tế.
Ghi nhận đầy đủ số lượng, tình trạng và chất lượng hàng hóa tại thời điểm kiểm kê.
Đảm bảo việc ghi nhận kết quả kiểm kê rõ ràng, có xác nhận của các bên tham gia theo quy trình.
2. Đối chiếu và xử lý chênh lệch
So sánh số lượng thực tế với số liệu trên phần mềm/sổ theo dõi.
Phối hợp kiểm đếm lại và xác minh nguyên nhân khi có chênh lệch.
Tổng hợp các trường hợp thừa, thiếu, hư hỏng, hết hạn hoặc không đạt chất lượng.
Lập hoặc phối hợp lập biên bản kiểm kê, báo cáo chênh lệch và đề xuất hướng xử lý.
Theo dõi việc hoàn thiện hồ sơ xử lý chênh lệch sau khi được cấp có thẩm quyền xem xét.
Chỉ thực hiện điều chỉnh số liệu tồn kho khi có đầy đủ căn cứ và phê duyệt theo quy trình nội bộ.
V. QUẢN LÝ CÔNG CỤ DỤNG CỤ VÀ TÀI SẢN LIÊN QUAN
Theo dõi số lượng công cụ dụng cụ nhập kho, xuất kho, điều chuyển và tồn kho theo phạm vi được giao.
Phối hợp với các bộ phận cập nhật tình hình bàn giao, sử dụng, hư hỏng, mất mát hoặc đổ vỡ.
Đối chiếu số liệu thực tế với hồ sơ bàn giao và dữ liệu theo dõi.
Tổng hợp tình trạng công cụ dụng cụ cần sửa chữa, thay thế hoặc kiểm kê.
Phối hợp với các bộ phận liên quan lập biên bản ghi nhận và cung cấp hồ sơ cho Kế toán trưởng.
Lưu trữ chứng từ mua hàng, nhập kho, bàn giao, điều chuyển và kiểm kê công cụ dụng cụ.
VI. PHỐI HỢP KIỂM SOÁT CHI PHÍ VÀ CÔNG NỢ
Cung cấp đầy đủ chứng từ nhập hàng và dữ liệu xác nhận hàng đã nhận cho bộ phận kế toán phụ trách công nợ/thanh toán.
Phối hợp đối chiếu số lượng, đơn giá, hóa đơn và chứng từ giao nhận với nhà cung cấp khi có sai lệch.
Theo dõi tình trạng hóa đơn hoặc chứng từ còn thiếu; chủ động nhắc các bên liên quan hoàn thiện hồ sơ.
Cung cấp dữ liệu nhập - xuất - tồn và biến động giá mua phục vụ việc theo dõi chi phí thực phẩm, đồ uống và các nhóm hàng liên quan.
Phối hợp với Kế toán trưởng và các bộ phận xác minh những chênh lệch có ảnh hưởng đến giá vốn hoặc chi phí vận hành.
Không tự ý xác nhận công nợ cuối cùng hoặc thực hiện thanh toán nếu không thuộc phạm vi phân quyền.
VII. BÁO CÁO VÀ LƯU TRỮ DỮ LIỆU
Lập báo cáo nhập - xuất - tồn theo ngày, tuần, tháng hoặc theo yêu cầu của Kế toán trưởng.
Tổng hợp kết quả kiểm kê và tình hình chênh lệch tồn kho.
Báo cáo hàng hư hỏng, hết hạn, tồn lâu ngày hoặc có nguy cơ ảnh hưởng đến chất lượng.
Báo cáo các trường hợp tồn kho âm, thiếu chứng từ, sai lệch số liệu hoặc dấu hiệu thất thoát.
Cập nhật tình trạng xử lý các vấn đề đã báo cáo.
Lưu trữ hồ sơ, chứng từ và dữ liệu kho có hệ thống, đảm bảo dễ tra cứu và bảo mật thông tin.
Thực hiện các báo cáo khác theo phân công của Kế toán trưởng.
VIII. TUÂN THỦ QUY TRÌNH VÀ PHỐI HỢP CÔNG VIỆC
Tuân thủ quy trình mua hàng, nhận hàng, nhập kho, xuất kho, trả hàng, kiểm kê và lưu trữ chứng từ của Nhà hàng.
Phối hợp với Bếp, FOH, bộ phận mua hàng, người phụ trách kho và các nhân sự kế toán liên quan để đảm bảo thông tin được cập nhật đầy đủ, kịp thời.
Chủ động báo cáo khi phát hiện sai lệch hoặc vấn đề có thể ảnh hưởng đến số liệu kho và chi phí vận hành.
Bảo mật dữ liệu tài chính, giá mua, thông tin nhà cung cấp và các thông tin nội bộ.
Thực hiện các công việc khác có liên quan theo sự phân công của Kế toán trưởng/BOD.