Mục đích
1. Đảm bảo công tác lễ tân và công tác văn thư lưu trữ được thực hiện nhanh chóng, có hệ thống, tra cứu tiện lợi.
Độ
%T Mô tả công việc - bao gồm nhưng không giới hạn ở
QT
1. Văn thư lưu trữ:
• Có trách nhiệm quản lý con dấu của công ty;
• Tiếp nhận, xử lý, phát hành và lưu trữ các hồ sơ/tài liệu đến và đi theo chuẩn ISO đã ban hành;
• Lập, quản lý và báo cáo danh mục hồ sơ/tài liệu đảm bảo đúng quy trình và thuận tiện tra cứu khi cần. Lưu trữ hồ sơ/tài liệu sau khi đóng dấu trong các File bản cứng;
• Bảo mật các hồ sơ/tài liệu khi được đóng dấu.
2. Công tác lễ tân:
• Trực tổng đài điện thoại của Công ty, hướng dẫn và chuyển các cuộc gọi theo quy định;
• Hướng dẫn, tiếp đón khách đến tham quan, làm việc tại văn ban công ty và các sự kiện của công ty một cách chu đáo, theo quy định;
• Đảm bảo công tác trà nước được
phục vụ đầy đủ, kịp thời cho BLĐ và trong các cuộc họp;
• Hỗ trợ các công tác lễ tân, khánh tiết tại các sự kiện thường niên của Công ty: ĐHCĐ, Hội thao, Sinh nhật, MS, Tổng kết Hoạt động sản xuất kinh doanh...
3. Hành chính văn phòng:
• Chăm sóc cảnh quan văn phòng:
+ Giữ gìn ngăn nắp, gọn gàng khu vực văn bàn làm việc;
+ Nhắc nhở tuân thủ đối với CBNV công ty về việc giữ vệ sinh, gọn gàng ngăn nắp chỗ làm việc;
+ Nhắc nhở tuân thủ đối với CBCNV về việc giữ gìn trật tự tại văn phòng làm việc, không tụ tập, không nói chuyện to gây ảnh hưởng đến người khác, phòng ban khác trong giờ làm việc. Đặc biệt là khu vực lễ tân;
+ Bố trí cảnh quan văn phòng hợp lý, khoa học.
• Theo dõi, tổng hợp các chi phí hành chính như: chi phí vé máy bay của BLĐ và CBCNV, chi phí tiếp khách của BLĐ, chi phí rượu của BLĐ, chi phí điện thoại của BLĐ và công ty, chi phí VPP, chi phí công chứng dịch thuật tài liệu, chi phi chuyển phát nhanh... và các chi phí văn phòng khác...
4. Thực hiện các công tác văn thư khác: đánh máy, in sao tài liệu, pho to, công chứng tài liệu...
5. Đề xuất cải tiến các thủ tục, quy trình, biểu mẫu và các hồ sơ khác liên quan đến bộ phận
6. Thực hiện công tác báo cáo định kỳ/ đột xuất và các chức năng nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên
Yêu cầu vị trí
Kiến thức chuyên môn • Trung cấp/ Cao đẳng các ngành liên quan
• Có khả năng giao tiếp bằng
tiếng Anh tốt là 1 lợi thế
• Thành thạo vi tính văn ban
1. Kỹ năng công việc • Giao tiếp: tốt
• Tin học văn phòng: giỏi
2. Không yêu cầu kinh nghiệm
Lưu ý đặc biệt
• Cẩn trọng, nhiệt tình, vui vẻ, hòa nhã.
• Ngoại hình dễ nhìn (Nữ cao từ 1m60 trở lên). Giọng nói dễ nghe