Trợ Lý Hành Chính Tổng Hợp

Tổng hợp nhu cầu, đặt may, cấp phát đồng phục, bảo hộ lao động theo quy định.
Thực hiện thanh toán các chi phí hành chính, chi phí khác gắn với hoạt động của Công ty và hỗ trợ làm thủ tục thanh toán theo phân công của Trưởng phòng.
Tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ hành chính khi cần, đề xuất thực đơn, đặt tiệc, nhà hàng cho các hoạt động liên hoan.
Đặt cơm trưa cho Văn phòng Công ty, chốt suất ăn hàng ngày và thực hiện thanh toán với nhà cung cấp.
Quản lý công tác gửi thư, bưu phẩm của Công ty với đối tác bên ngoài.
Theo dõi chi phí Hành chính, thực hiện đề xuất, thanh toán, tạm ứng và báo cáo hàng tháng, đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, đúng yêu cầu và quy định.
Kiểm soát công tác vệ sinh tại Phòng Chủ tịch, Phòng Ban Giám đốc và các khu vực chung của Văn phòng Công ty.
Bố trí setup phòng họp.
Kiểm tra hạ tầng cơ sở vật chất tại Văn phòng để kịp thời phát hiện và đề xuất sửa chữa.
Quản lý và điều phối sử dụng phòng họp, tiếp nhận yêu cầu, sắp xếp phòng họp và chuẩn bị hậu cần (trà nước, hoa quả, bánh kẹo) cho các cuộc họp của Ban Lãnh đạo, đối tác/khách hàng và các phòng ban khác nếu cần.
Kiểm soát phòng họp, khu vực làm việc và khu vực tiếp khách luôn sạch sẽ, ngăn nắp và sẵn sàng sử dụng.
Thực hiện công tác hậu cần phục vụ các cuộc họp, hội nghị, sự kiện của Công ty.
Lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa, bảo trì tài sản định kỳ.
Phối hợp kiểm kê tài sản định kỳ theo quy định, đảm bảo kiểm kê đúng kế hoạch.
Theo dõi tình trạng hoạt động của máy in, máy photocopy, điều hòa, điện, nước, internet, điện thoại và các thiết bị văn phòng khác (Khi có IT hỗ trợ nội dung này).
Cấp phát Văn phòng phẩm theo nhu cầu các phòng ban và cho CBNV mới.
Quản lý các hợp đồng dịch vụ (vệ sinh, nước uống, internet, chuyển phát nhanh, văn phòng phẩm, bảo trì thiết bị...), đảm bảo không gián đoạn dịch vụ hành chính.
Đánh giá nhà cung cấp định kỳ và đề xuất thay thế khi cần.
Quản lý nhân viên tạp vụ vệ sinh.
Phối hợp triển khai công tác 5S tại Văn phòng.
Đề xuất cải thiện môi trường làm việc, hướng tới một Văn phòng luôn sạch sẽ, an toàn và chuyên nghiệp.
Kiểm tra, giám sát nề nếp, trật tự Văn phòng thường xuyên. Duy trì thực hiện 5S Văn phòng hàng tuần.
Trực khu vực lễ tân Văn phòng Công ty.