Lễ Tân - Hành Chính Văn Phòng (Coworking Space)

TỔNG QUAN VỊ TRÍ
Với vai trò là Front Office Executive, bạn chính là "đại sứ thương hiệu" - người đầu tiên kết nối và để lại ấn tượng với khách hàng khi bước vào không gian làm việc của chúng tôi. Đây là một vị trí đầy thú vị và cơ hội phát triển, kết hợp giữa sự chỉn chu trong Dịch vụ khách hàng (Operations), sự nhạy bén trong Kinh doanh (Sales) và sự ngăn nắp trong Hành chính (Admin).
NHIỆM VỤ CHÍNH
1. Dịch vụ Khách hàng & Vận hành Tiền sảnh (Front Desk & Operations) - 40%
Đón tiếp & Hướng dẫn: Chào đón khách hàng, thành viên (Members) và đối tác đến làm việc với thái độ chuyên nghiệp, thân thiện. Hỗ trợ khách check-in/check-out và cài đặt các tiện ích văn phòng (Wifi, máy in).
Quản lý Pantry: Chuẩn bị, bày biện và đảm bảo khu vực Pantry luôn đầy đủ trà, cà phê, nước uống phục vụ khách hàng mỗi đầu ca.
Điều phối dịch vụ: Giám sát và điều phối nhân sự tạp vụ/vệ sinh nhằm đảm bảo toàn bộ không gian (khu làm việc chung, phòng họp, hành lang, nhà vệ sinh) luôn luôn sạch sẽ, thơm tho và gọn gàng.
Văn thư lưu trữ: Tiếp nhận, phân loại và bàn giao thư từ, bưu phẩm, chuyển phát nhanh cho các doanh nghiệp thành viên tại cơ sở một cách chính xác.
2. Quản trị Hành chính (Administration) - 40%
Quản lý tài sản: Theo dõi số lượng tiêu dùng thực tế của đồ dùng pantry, văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ hàng tuần/tháng.
Mua sắm & Bổ sung: Chủ động lập kế hoạch mua sắm bổ sung nhu yếu phẩm để đảm bảo vận hành không bị gián đoạn, tối ưu hóa chi phí theo ngân sách được giao.
Tài chính nội bộ: Thực hiện các thủ tục làm đề nghị thanh toán, tạm ứng và hoàn ứng nội bộ cho các chi phí phát sinh tại văn phòng gửi cho bộ phận Kế toán/Quản lý.
3. Phát triển Kinh doanh tại chỗ (Inbound Sales & Site Tour) - 20%
Trực hotline & Kênh tư vấn: Tiếp nhận các cuộc gọi, tin nhắn từ fanpage/hotline để giải đáp thông tin ban đầu, sàng lọc nhu cầu của khách hàng tiềm năng.
Điều phối Site Tour: Trực tiếp dẫn khách hàng tham quan không gian làm việc (Site tour) theo lịch hẹn trước hoặc khách vãng lai (Walk-in).
Tư vấn & Chốt deal: Giới thiệu và tư vấn gói dịch vụ phù hợp nhất với nhu cầu của khách (Gói ngày, ghế ngồi linh hoạt/cố định, gói phòng họp, văn phòng ảo).
Follow-up: Chủ động theo sát, chăm sóc khách hàng sau tour, xử lý từ chối để thúc đẩy ký kết hợp đồng và thu tiền.