[VinPalace] Giám Đốc Vận Hành Convention

A. Quản trị hệ thống và điều hành nội bộ:
1. Kế hoạch
- Tham gia xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch được duyệt trong phạm vi quản lý.
- Hoàn thành báo cáo chính xác và đúng hạn.
2. Nhân sự
- Tham gia xây dựng và tổ chức bộ máy, định biên: thường xuyên nghiên cứu suy nghĩ để tìm ra
được các sáng kiến cải tổ bộ máy, sắp xếp, điều chỉnh nhân sự để hoạt động của bộ máy tốt hơn,
hiệu quả hơn và đề xuất cho CBLĐ cấp trên.
- Thường xuyên kiểm tra đánh giá số lượng, chất lượng Cán bộ nhân viên (CBNV) trong phạm vi
quản lý để đảm bảo cơ sở có đủ CBNV có năng lực.
- Kiểm soát chặt chẽ việc thực hiện kế hoạch đào tạo để đảm bảo các CBNV trong bộ phận có tay
nghề tốt, nắm vững các tiêu chuẩn, quy định quy trình của P&L mình.
- Quan tâm xây dựng môi trường làm việc tốt trong bộ phận của mình, quan tâm chăm sóc đời
sống CBNV và thúc đẩy tốt các phong trào văn thể.
3. Tài chính
- Tham gia xây dựng và tổ chức triển khai ngân sách trong phạm vi quản lý.
- Chịu trách nhiệm về doanh thu onsite & tối ưu hóa chi phí vận hành của cơ sở mình phụ trách
theo đúng kịch bản và ngân sách được duyệt.
4. Quy định Quy chế
- Tham gia xây dựng và tổ chức việc thực hiện Quy định Quy chế của Công ty, tuân thủ các tiêu
chuẩn dịch vụ thương hiệu, hệ thống các Quy trình, hướng dẫn trong phạm vi quản lý.
5. Pháp chế
- Tuân thủ thực hiện bảng kiểm tuân thủ của công ty và bộ phận.
6. Thanh tra
- Tổ chức tự thanh tra kiểm soát chất lượng của Cơ sở và phối hợp thực hiện kế hoạch TTKSCL.
7. Quản trị rủi ro
- Giám sát việc thực hiện hướng dẫn xử lý khủng hoảng và phản ứng nhanh; lường trước và giải
quyết các nguy cơ rủi ro trong hệ thống quản trị vận hành.
B. Công việc Vận hành đặc thù:
1. Mảng Sales & MKT Onsite:
- Tổ chức triển khai hoạt động sale onsite đảm bảo hoàn thành chỉ tiêu doanh thu được phân bổ.
- Rà soát, kiểm soát mức độ hoàn thành chỉ tiêu doanh thu của từng mảng theo chỉ tiêu phân bổ
cho cơ sở. Thường xuyên cập nhật và đề xuất giải pháp cho Giám đốc Chuỗi nhằm đảm bảo hoàn
thành chỉ tiêu và kịp thời xử lý các nguy cơ không đạt chỉ tiêu.
- Chủ động rà soát các tài liệu MKT, bảng giá, gói dịch vụ phục vụ vận hành nhằm đảm bảo tiêu
chuẩn và tính cạnh tranh.
- Phối hợp với Chuyên viên Kinh doanh Onsite để chốt hợp đồng, khảo sát địa điểm cùng khách
hàng, xử lý các yêu cầu đặc thù của sự kiện lớn.
2. Mảng Ẩm thực (F&B):
- Kiểm soát chất lượng dịch vụ của bộ phận phục vụ tiệc/hội nghị.
- Kiểm soát chất lượng món ăn, cách trình bày, trang trí bàn tiệc theo tiêu chuẩn đã được phê duyệt
cho từng loại hình sự kiện.
- Kiểm soát âm thanh, ánh sáng, trang trí sảnh tiệc đúng theo tiêu chuẩn đã duyệt
- Kiểm soát vệ sinh an toàn thực phẩm tại khu vực bày đồ ăn, quầy tiệc buffet/set menu.
- Kiểm soát việc tuân thủ thực đơn, công thức chế biến.
3. Mảng Bếp:
- Kiểm soát chất lượng thực phẩm đầu vào, quy trình sơ chế - chế biến - bảo quản theo tiêu chuẩn
an toàn thực phẩm.
- Kiểm soát năng lực đáp ứng của bếp khi vận hành đồng thời nhiều sự kiện quy mô lớn đảm bảo
đúng giờ, đúng số lượng, đúng chất lượng.
- Kiểm soát vệ sinh khu vực bếp, kho lạnh, kho khô; tuân thủ quy trình HACCP/ATTP.
- Giám sát việc quản lý định mức nguyên vật liệu, hao hụt, chống thất thoát.
- Phối hợp với bộ phận F&B để đồng bộ thực đơn, tiến độ ra món theo kịch bản chương trình từng
sự kiện.
4. Mảng Kỹ thuật:
- Kiểm soát tình trạng vệ sinh, sắp xếp thiết bị, vật tư kỹ thuật tại các khu vực kỹ thuật (âm thanh,
ánh sáng, sân khấu, LED, HVAC).
- Kiểm tra việc ghi nhật ký vận hành, hồ sơ bảo trì - bảo dưỡng thiết bị theo quy định, so sánh với
thực tế.
- Kiểm tra xác suất tình trạng, chất lượng các hệ thống kỹ thuật trực tiếp phục vụ khách: điều hòa
- thông gió, cấp thoát nước, hệ thống âm thanh - ánh sáng - LED sân khấu, thang máy, hệ thống
PCCC.
- Đảm bảo có phương án dự phòng (backup) cho các hệ thống trọng yếu (điện, âm thanh, ánh sáng)
trong suốt thời gian diễn ra sự kiện lớn, tránh gián đoạn.
- Kiểm tra mỹ quan các hệ thống kỹ thuật và cơ sở hạ tầng mà khách có thể nhìn thấy.
5. Mảng An ninh - An toàn:
- Kiểm soát chặt chẽ hệ thống PCCC và việc tuân thủ các quy định PCCC tại tất cả các khu vực
của cơ sở, đặc biệt khi tổ chức sự kiện đông người
- Xây dựng và diễn tập phương án ứng phó khẩn cấp, sơ tán đám đông, phối hợp với lực lượng
chức năng địa phương khi cần thiết.
- Kiểm soát chặt chẽ hoạt động của bộ phận cứu hộ, bảo vệ, đảm bảo làm việc nghiêm túc, xử lý
kịp thời các tình huống.
- Kiểm soát chặt chẽ việc quản lý khách ra vào, phân luồng giao thông, gửi xe trong các sự kiện
lớn.
- Đào tạo để các cán bộ quản lý cấp dưới luôn có ý thức phát hiện các nguy cơ mất an ninh - an
toàn tiềm ẩn để xử lý hoặc báo cáo Lãnh đạo cấp trên.
6. Các mảng dịch vụ vận hành khác: Thực hiện theo yêu cầu của Giám đốc Chuỗi