Tổng quan công việc
• Chịu trách nhiệm chính trong việc tiếp nhận, kiểm tra, xử lý và hoàn thiện hồ sơ xin thị thực (visa) du học cho khách hàng của công ty, đảm bảo hồ sơ tuân thủ các yêu cầu của cơ quan lãnh sự và tối đa hóa tỷ lệ thành công.
•
Hỗ trợ khách hàng và bộ phận tư vấn trong suốt quá trình chuẩn bị và xin visa.
Mô tả công việc
• Tiếp nhận hồ sơ, thông tin của học sinh/khách hàng từ bộ phận tư vấn.
• Kiểm tra tính đầy đủ, chính xác và hợp lệ của các giấy tờ trong bộ hồ sơ xin visa theo yêu cầu của từng quốc gia).
• Hướng dẫn chi tiết cho học sinh/phụ huynh về các giấy tờ cần chuẩn bị, quy trình và thủ tục xin visa.
• Hỗ trợ điền các đơn xin thị thực một cách chính xác.
• Thực hiện hoặc phối hợp thực hiện dịch thuật, công chứng các giấy tờ cần thiết.
• Đặt lịch hẹn, nộp hồ sơ và các giấy tờ bổ sung (nếu có) tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán hoặc Trung tâm tiếp nhận thị thực theo đúng quy trình.
• Theo dõi sát sao tình trạng xét duyệt hồ sơ, cập nhật thông tin kịp thời cho học sinh và các bộ phận liên quan.
• Liên hệ và làm việc với cơ quan lãnh sự khi cần thiết để làm rõ thông tin hoặc bổ sung hồ sơ.
• Hướng dẫn và chuẩn bị cho học sinh các buổi phỏng vấn xin visa (nếu có yêu cầu).
• Cập nhật liên tục các thay đổi về chính sách, thủ tục visa của các nước.
• Lưu trữ hồ sơ khách hàng một cách khoa học, bảo mật và báo cáo công việc định kỳ/đột xuất theo yêu cầu của quản lý.
• Tốt nghiệp Đại học trở lên
• Có kinh nghiệm làm việc thực tế ở vị trí tương đương (xử lý hồ sơ visa du học). Ưu
tiên ứng viên có kinh nghiệm xử lý hồ sơ cho nhiều thị trường (Anh, Úc, Mỹ,...).
• Nắm vững quy trình, thủ tục và các giấy tờ cần thiết khi xin visa du học các nước.
• Am hiểu về hệ thống giáo dục các nước là một lợi thế.
• Trình độ
tiếng Anh tốt.
Kỹ năng
• Kỹ năng tổ chức công việc, sắp xếp hồ sơ khoa học và quản lý thời gian hiệu quả.
• Kỹ năng giao tiếp tốt, ứng xử khéo léo với khách hàng và đối tác.
• Kỹ năng xử lý tình huống và giải quyết vấn đề phát sinh trong quá trình làm hồ sơ.
• Cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác và có tinh thần trách nhiệm cao.
• Khả năng làm việc độc lập và phối hợp làm việc nhóm tốt.
• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet).
• Kỹ năng tra cứu, cập nhật thông tin nhanh chóng.
Phẩm chất
• Trung thực, đáng tin cậy.
• Chủ động, nhiệt tình, yêu thích công việc hỗ trợ học sinh.
• Có ý thức bảo mật thông tin khách hàng và thông tin nội bộ của công ty.
• Kiên nhẫn, chịu được áp lực công việc cao, đặc biệt trong mùa cao điểm.