​7 cụm từ làm email công việc của bạn của trở nên kém hiệu quả hơn

10/07/2020 09:00
Ngày nay, email đã trở thành một công cụ hỗ trợ giao tiếp không thể thiếu trong công việc. Thói quen sử dụng một số cụm từ trong email có thể khiến bạn trở nên thiếu tự tin và không chuyên nghiệp. Dưới đây là 7 cụm từ bạn cần tránh khi viết email nếu không muốn công việc trở nên kém hiệu quả.

Nếu bạn nghĩ rằng mình cần tự tin hơn trong công việc, hãy bắt đầu bằng cách xem xét cách diễn đạt và sử dụng từ ngữ trong email liên hệ với sếp, đồng nghiệp và đối tác/khách hàng. Cách chào hỏi trong Email vô cùng quan trọng nhưng bạn cũng không thể gây ấn tượng khi dùng sai từ ngữ. Vì vậy, để chuyển tải thông điệp một cách hoàn hảo, chuyên nghiệp, trước hết, bạn hãy tránh dùng những từ và cụm từ sau đây khi giao tiếp bằng email công việc.

̃̃̃̃̃̃̃̃̃̃̃7 cum tu lam email cong viec cua ban tro nen kem hieu qua
Cần tránh 7 cụm từ làm email của bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp

Những cụm từ cần tránh khi viết Email công việc

1. "Chỉ"

Rất nhiều người có thói quen dùng từ "chỉ" để diễn tả sự khiêm nhường của mình. Ví dụ, họ sẽ viết trong email công việc rằng: "Tôi gửi email này chỉ để tìm hiểu xem ông/bà có đưa ra phản hồi nào về tài liệu tôi đã gửi hay không?".

Từ có ý nghĩa tương tự: Duy nhất, đơn giản. ("Mục đích duy nhất của tôi là hỏi xem... /Đơn giản là tôi muốn biết...").

Mặc dù những từ ngữ như "chỉ", "duy nhất", "đơn giản" nghe có vẻ nhẹ nhàng, nhưng đồng thời nó cũng thể hiện sự không tự tin của bạn. Thậm chí, người nhận còn có thể cho rằng những gì bạn đang đề cập tới không thực sự quan trọng, không cần ưu tiên xử lý. Và điều đó sẽ khiến hiệu quả của việc trao đổi qua email giảm đi đáng kể.

Trên thực tế, bạn có thể thay thế bằng câu hỏi: "Ông/bà có phản hồi như thế nào về tài liệu tôi đã gửi hay không? Tôi cần hoàn thành báo cáo vào cuối ngày hôm nay".

2. "Chắc là"

Một cụm từ khác mà bạn cần tránh viết trong email công việc là "chắc là". Chẳng hạn như: "Chắc là tôi sẽ gửi bảng báo giá vào trưa nay".

Những từ tương tự: Có lẽ, hy vọng, có thể.

"Chắc là" thể hiện sự không chắc chắn của người gửi email và nó có thể khiến người nhận cảm thấy nghi ngờ. Nếu bạn đang do dự về một vấn đề nào đó trong công việc, chưa thể khẳng định thì hãy nghĩ đến việc đưa ra một đề nghị thay thế thực tế hơn. Ví dụ như: "Vì một số lý do, tôi không thể gửi bảng báo giá vào trưa nay như đã hẹn. Tuy nhiên, tôi sẽ gửi lại ông/bà vào cuối ngày".

3. "Cố gắng"

Trong những email nhằm mục tiêu giải thích một vấn đề hoặc khúc mắc nào đó trong công việc, một số người có thói quen dùng cụm từ "cố gắng" để nhấn mạnh rằng mình đã tận tâm nhưng kết quả không như ý hoặc không chắc chắn. Ví dụ như: "Tôi đã cố gắng chỉnh sửa bài viết mà ông / bà gửi cho tôi. Tuy nhiên...".

Từ tương tự: Nỗ lực.

Nhìn chung, việc tập trung vào nhấn mạnh rằng bạn đã cố gắng sẽ cho thấy rằng bạn không tự tin và khả năng của mình. Dĩ nhiên không có gì sai khi cho người khác biết rằng bạn đã nỗ lực bao nhiêu hoặc nhờ họ giúp đỡ, nhưng thay vì giải thích không phù hợp, hãy thẳng thắn và diễn đạt chính xác những gì bạn làm và bạn cần.

Thay vì nói rằng bạn đã cố gắng, bạn nên viết trong email rằng: "Tôi sẽ chỉnh sửa bài viết ngay bây giờ. Tuy nhiên, tôi có một vài câu hỏi trước khi bắt đầu chỉnh sửa. Không biết ông/bà có thời gian để giải đáp một số thắc mắc của tôi hay không?".

4. "Tôi nghĩ rằng"

"Tôi nghĩ rằng" cũng là một cụm từ mà bạn nên hạn chế không nên sử dụng nhiều trong email công việc. Chẳng hạn: "Tôi nghĩ rằng chúng ta nên kiểm tra số lượng tế bào bạch cầu của bệnh nhân".

Những từ tương tự: Theo ý kiến của tôi, cá nhân tôi, dù không chắc nhưng tôi cảm thấy.

Đó là những cụm từ cho người nhận email có cơ hội phủ định, từ chối những gì bạn đề cập tới. Hãy tự tin vào khuyến nghị của chính bạn. Bạn có thể thay thế bằng cách viết trong email như sau: "Hãy kiểm tra số lượng tế bào bạch cầu của bệnh nhân".

5. "Điều gì đó"

Ví dụ: "Tôi nhận được khiếu nại của khách hàng về điều gì đó ở cửa hàng. Tôi dự định sẽ cung cấp cho họ phiếu giảm giá cho họ".

Những từ tương tự: Một cái gì đó.

Việc dùng cụm từ này trong email công việc cho thấy bạn không quan tâm đến độ chính xác và mức độ nghiêm trọng của vấn đề. Điều này sẽ khiến bạn mất đi sự chuyên nghiệp trong xử lý tình huống. Thay vào đó, bạn hãy viết rằng: "Tôi nhận được khiếu nại của khách hàng về việc giao hàng trễ ngày hôm qua. Tôi sẽ cung cấp cho họ phiếu giảm giá đối với đơn hàng tiếp theo của họ".

̃ cum tu lam email cong viec cua ban tro nen kem hieu qua
Dùng từ không đúng trong Email sẽ làm lộ sự thiếu tự tin của bạn

6. "Có lẽ"

Rất nhiều người thích dùng cụm từ "có lẽ" hoặc "có thể" trong email. Ví dụ như: "Có lẽ chúng ta nên viết một đoạn giải thích về sứ mệnh của công ty, vì tôi có thể phải đi dự hội nghị chuyên ngành vào tháng 3 tới".

Từ tương tự: Tôi đoán.

"Có lẽ", "có thể", "tôi đoán" khiến bạn nghe có vẻ mơ hồ và e ngại. Do đó, bạn hãy chuyển sang viết rằng: "Hãy viết một đoạn giải thích về sứ mệnh của công ty. Theo kế hoạch, tôi sẽ đến tham dự hội nghị chuyên ngành vào tháng 3 tới".

7. "Lấy làm tiếc"

Ví dụ: "Tôi rất lấy làm tiếc vì không thể tham dự sự kiện của bạn vì tôi có một cuộc họp vào lúc 1 giờ chiều. Tuy nhiên, tôi sẽ có thời gian sau 2 giờ".

Những từ tương tự: Tôi xin lỗi, đó là lỗi của tôi.

Trong nhiều trường hợp, việc dùng những cụm từ trên hoàn toàn không cần thiết và làm giảm trọng lượng lời nói của bạn. Bạn hãy đưa ra lời từ chối hoặc yêu cầu, đề nghị cần thiết trong email công việc mà không cần cảm thấy có lỗi ngay từ đầu. Chẳng hạn như: "Tôi có một cuộc họp vào lúc 1 giờ chiều. Ông/bà có thể chuyển cuộc gặp của chúng ta sang 2 giờ được không?".

Việc viết Email đúng chuẩn không chỉ thể hiện được sự lịch sự mà còn mang đến hiệu quả công việc cao. Do đó, mỗi người cần chú ý để tránh mắc những lỗi không đáng có khiến người đọc mất thiện cảm. Đặc biệt, khi bạn tham khảo các mẫu Email xin việc, thư xin việc để áp dụng cho công việc của mình thì cũng nên lưu ý. Nếu sử dụng những từ không phù hợp thì cơ hội có được việc làm tốt của bạn sẽ vuột khỏi tầm tay.

tin mới

Học Tài chính ngân hàng ra làm gì? mức lương bao nhiêu?

Ngành tài chính ngân hàng đang trở thành một trong những lựa chọn nghề nghiệp phổ biến nhất, thu hút sự quan tâm của nhiều sinh viên có thành tích học tập tốt. Ngoài việc làm trong lĩnh vực ngân hàng, sau khi tốt nghiệp, bạn cũng có nhiều cơ hội việc làm khác trong ngành này.

12/06/2024 14:30

Học Tài chính ngân hàng ra làm gì? mức lương bao nhiêu?

Việc làm ngành Ngân hàng thu nhập hấp dẫn nhất

Tìm hiểu về các vị trí việc làm hàng đầu trong ngành sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về nghề nghiệp mình mơ ước và định hướng phát triển trong lĩnh vực này.

12/06/2024 11:25

Việc làm ngành Ngân hàng thu nhập hấp dẫn nhất

Mức lương của nhân viên kinh doanh ô tô 1 tháng là bao nhiêu?

Có nên theo đuổi nghề nhân viên kinh doanh ô tô và thu nhập thực sự là bao nhiêu mỗi tháng là thắc mắc chung của nhiều người, nhất là những ai đang tìm kiếm cơ hội việc làm mới. Nếu bạn cũng đang quan tâm đến vị trí này, hãy cùng JobOKO khám phá chi tiết ngay sau đây.

10/06/2024 06:18

Mức lương của nhân viên kinh doanh ô tô 1 tháng là bao nhiêu?

Review Thực tập sinh ngân hàng: Các vị trí, cách ứng tuyển

Để trở thành nhân viên chính thức, trước tiên bạn cần trải qua khoảng thời gian thực tập trong ngành. Hãy cùng JobOKO khám phá tất tần tật những điều bạn cần biết để ứng tuyển thực tập sinh ngành ngân hàng nhé.

06/06/2024 11:30

Review Thực tập sinh ngân hàng: Các vị trí, cách ứng tuyển

Hướng dẫn viết CV xin việc Ngân hàng bao đậu

Viết CV xin việc ngân hàng khác biệt ở chỗ bạn cần nắm rõ yêu cầu và điều chỉnh thông tin để thể hiện thế mạnh của mình và có lợi thế cạnh tranh so với các ứng viên khác.

31/05/2024 08:30

Hướng dẫn viết CV xin việc Ngân hàng bao đậu

Các vị trí trong ngân hàng có mức lương khủng nhất

Ngân hàng là môi trường làm việc lý tưởng cho các bạn học chuyên ngành tài chính, kế toán hoặc kiểm toán, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về các vị trí trong ngân hàng và việc nào có lương cao nhất. Hãy cùng JobOKO khám phá ngay!

30/05/2024 09:30

Các vị trí trong ngân hàng có mức lương khủng nhất

Nhân viên quản lý sản xuất là gì? mô tả công việc chi tiết

Nếu bạn yêu thích làm việc trong môi trường công nghiệp và quan tâm đến quy trình sản xuất sản phẩm, thì vị trí nhân viên quản lý sản xuất có thể là một sự lựa chọn phù hợp.

15/04/2024 19:24

Nhân viên quản lý sản xuất là gì? mô tả công việc chi tiết

10 lỗi viết CV xin việc kinh điển, ứng viên nào cũng mắc phải

Dù bạn có kinh nghiệm và kỹ năng tốt đến đâu, một lỗi nhỏ trong CV cũng có thể làm mất đi cơ hội việc làm. JobOKO đã khảo sát và tìm ra 10 lỗi phổ biến khi ứng viên viết CV. Bạn hãy đọc ngay để tránh những sai lầm này!

08/04/2024 20:14

10 lỗi viết CV xin việc kinh điển, ứng viên nào cũng mắc phải

Cách chào hỏi trong Email đúng chuẩn, chuyên nghiệp nhất

Lời chào trong email không chỉ đơn thuần là hình thức, nó có thể tạo dấu ấn mạnh mẽ ngay từ lần tiếp xúc đầu tiên. Một câu chào chuyên nghiệp sẽ mở ra cơ hội, trong khi một lời chào không phù hợp có thể khiến bạn mất điểm. Hãy cùng JobOKO khám phá bí quyết để có những lời chào email hoàn hảo nhé!

02/04/2024 14:30

Cách chào hỏi trong Email đúng chuẩn, chuyên nghiệp nhất

Các vị trí việc làm ngành Quản trị du lịch

Ngành quản trị du lịch cung cấp nhiều cơ hội việc làm hấp dẫn cho các bạn trẻ hướng ngoại, giỏi giao tiếp và lập kế hoạch. Có rất nhiều vị trí việc làm ngành quản trị du lịch mà bạn có thể theo đuổi nếu thực sự yêu thích lĩnh vực dịch vụ.

19/03/2024 11:30

Các vị trí việc làm ngành Quản trị du lịch
hỗ trợ ứng viên

Nếu gặp bất cứ vấn đề gì cần hỗ trợ, hãy gọi tới HOTLINE hoặc gửi thư về địa chỉ email bên dưới để được hỗ trợ.

Giải thưởng
của chúng tôi

Top 3

Nền tảng số tiêu biểu của Bộ
TT&TT 2022.

Top 15

Startup Việt xuất sắc 2019 do VNExpress tổ chức.

Top 10

Doanh nghiệp khởi nghiệp sáng tạo Việt Nam - Hội đồng tư vấn kinh doanh ASEAN bình chọn.

Giải Đồng

Sản phẩm công nghệ số Make In Viet Nam 2023.