Cách chào hỏi trong Email đúng chuẩn, chuyên nghiệp nhất

Không khó để thấy hiện tại chúng ta trao đổi công việc, ứng tuyển việc làm qua email là chủ yếu. Những nguyên tắc viết thư tín thương mại thậm chí còn được đưa vào chương trình học của nhiều chuyên ngành như xuất nhập khẩu hay ngoại ngữ, ngoại giao,... Lời chào hỏi trong email có thể rất ngắn, là một yếu tố rất "nhỏ bé" nhưng đóng vai trò quyết định đối với việc email bạn gửi đi có giúp bạn đạt được mục tiêu, mục đích hay không.

MỤC LỤC:
1. Ý nghĩa của lời chào trong email
2. Các yếu tố quyết định cách chào hỏi trong email
3. Quy cách viết lời chào trong email
4. Cách viết lời chào hỏi trong Email chuyên nghiệp, lịch sự
5. Những lời chào tuyệt đối không dùng trong email xin việc, email công việc

1. Ý nghĩa của lời chào trong email

Biết cách gửi lời chào chuyên nghiệp trong email bạn sẽ cải thiện đáng kể cách giao tiếp, làm việc để chuyên nghiệp, lịch sự, đồng thời điều chỉnh để trong nhiều tình huống sẽ trở nên cởi mở, thân thiện khi cần. Ý nghĩa của những lời chào trong email được xác định như sau:

• Là quy chuẩn trong giao tiếp.
• Quyết định việc người nhận có mở/ đọc tiếp email hay không.
• Thể hiện mức độ chuyên nghiệp của người gửi.
• Xác định mức độ thân thiết hay không của mối quan hệ.

Do đó, mỗi khi bắt đầu soạn thảo bất kể email nào, đặc biệt là email trao đổi công việc hay email xin việc, bạn hãy chú ý đến cách chào và đối tượng được chào hỏi trong email để chắc chắn rằng mình mang đến ấn tượng tích cực cho đối phương.

Đọc thêm: Viết tiêu đề email thế nào để tăng tỷ lệ nhà tuyển dụng mở mail?

2. Các yếu tố quyết định cách chào hỏi trong email

Đa số các chuyên gia tuyển dụng đều đồng ý rằng, cách cư xử, giao tiếp, tương tác với những người khác nhau sẽ không giống nhau, vì thế, trong các tình huống cụ thể thì việc bạn chào hỏi trong email như thế nào phụ thuộc vào những yếu tố như:

• Gửi email cho ai? Mối quan hệ với bạn thế nào? Gửi email cho quản lý, cho đồng nghiệp hay cho bạn bè, thân thiết hay không?
• Mục đích bạn gửi email là để làm gì (ứng tuyển việc làm, đàm phán lương, thỏa thuận hợp đồng, yêu cầu thanh toán,...)?
• Phong cách giao tiếp của người nhận thế nào? Có những người thích nghiêm túc, chỉnh chu trong khi người khác thích thoải mái, vui vẻ.

3. Quy cách viết lời chào trong email

Lời chào trong email là phần bắt đầu, sau subject (tiêu đề), chính xác là phần "Kính gửi.../ Dear...". Quy cách viết lời chào trong email được tóm tắt qua các nguyên tắc như sau:

• Lời chào trong email được viết hoa chữ cái đầu tiên, tên riêng và tên bộ phận.
• Cuối lời chào là dấu phẩy.
• Sau lời chào cần giãn dòng và bắt đầu câu, đoạn mở đầu email.
• Lời chào trong email cần ngắn gọn, rõ ràng và thu hút.

4. Cách viết lời chào hỏi trong Email chuyên nghiệp, lịch sự

JobOKO vừa đưa ra những phân tích về quy tắc viết lời chào trong Email, chúng ta cùng đi vào tìm hiểu chi tiết cách viết lời chào hỏi trong email cho từng trường hợp, đối tượng người nhận khác nhau nhé.

4.1. Lời chào trong email xin việc, email công việc lịch sự, chuyên nghiệp

Email ứng tuyển việc làm, trao đổi công việc như báo giá, đàm phán hợp đồng, trả lời job offer,... là ví dụ về những email cần giao tiếp lịch sự, chuyên nghiệp, đúng quy chuẩn. Những lời chào cho trường hợp này gồm có:

• Dear + Mr/ Ms/ Mrs,
• Kính gửi + ông/ bà + họ và tên người nhận,
• Kính gửi + Mr/ Ms/ Mrs,
• Dear Mr/ Ms/ Mrs + họ tên người nhận + chức danh,
• Kính gửi ông/ bà + họ tên người nhận + chức danh,
• Dear + tên người nhận,
• Kính gửi + tên người nhận,
• To + tên người nhận.
• To + Mr/ Ms/ Mrs + tên người nhận + chức danh,

Lưu ý, có những trường hợp bạn không biết chắc chắn tên người nhận là ai, bạn hãy viết tên công ty, tổ chức, phòng ban, chi nhánh,... Lúc này, câu chào hỏi trong email có thể dùng là:

• Greetings,
• Dear + tên công ty/ tên bộ phận,
• Kính gửi + tên bộ phận/ tên công ty,

Nhìn chung, cấu trúc của lời chào hỏi trong đơn xin việc dễ nhớ và được sử dụng rộng rãi. Không chỉ trong các email tiếng Anh người ta mới dùng "Dear" mà hiện nay, các email tiếng Việt cũng có thể bắt đầu bằng "Dear" để ngắn gọn và vẫn lịch sự.

4.2. Lời chào trong cold email (email ngẫu nhiên)

Tiếp đến là Cold email, hay còn gọi là email "lạnh", email ngẫu nhiên là những email được gửi ngẫu nhiên, hướng tới đối tượng khách hàng tiềm năng - phương thức được dùng trong marketing. Cold email không phải thư rác mà là thư giới thiệu sản phẩm, dịch vụ,... và bạn buộc phải viết lời chào trang trọng cho các email ngẫu nhiên này.

• Dear Sir/ Madam,
• Kính gửi Anh/ Chị + [họ và tên/ tên],
• Thân gửi Anh/ Chị + [họ và tên/ tên],
• To [tiêu đề email],
• Dear [họ và tên],
• Xin chào [tên],
• Greetings,
• Xin chào,

Khi soạn thảo và gửi cold email, có một lưu ý nhỏ là sau lời chào đầu tiên, bạn có thể mở đầu thư bằng cách viết những câu hỏi thăm, lời chào thân tình hơn nhằm thu hút người nhận đọc tiếp nội dung thông tin bạn muốn chia sẻ, ví dụ:

• Cho phép em/ tôi được tự giới thiệu....
• Em/ tôi hy vọng Anh/ Chị có một ngày đầu tuần suôn sẻ.
• Em/ Tôi liên hệ với Anh/ Chị qua email này là vì....
• Em/ Tôi hy vọng rằng email này sẽ không làm phiền Anh/ Chị,....

4.3. Lời chào trong email gửi đến nhiều người

Một trường hợp cần lưu ý, khi chúng ta gửi cùng một nội dung email và CC hoặc BCC cho nhiều người như một nhóm, những cá nhân cùng quan tâm hoặc chịu trách nhiệm cho một dự án, nhiệm vụ công việc,... Lúc này, lời chào trong email được chia làm 2 trường hợp:

• Lời chào chung đến tất cả mọi người: Hi everyone, Hello everyone, Chào mọi người, Xin chào, Chào các anh chị em, Thân gửi + phòng ban,...
• Lời chào trong email gửi đến 2, 3 người nhận: Hi/ Hello/ Xin chào/ Dear + tên người nhận thứ 1, tên người nhận thứ 2, tên người nhận thứ 3.

4.4. Cách viết lời chào trong email gửi cho người thân quen

Nhóm "đối tượng" xếp vào email gửi cho người "thân quen" gồm: Gia đình, bạn bè, người quen, sếp và đồng nghiệp (trong một số trường hợp cụ thể như trao đổi ngắn). Lời chào trong email gửi những người thân quen sẽ không cần quá câu nệ, lịch sự đến cứng nhắc mà làm sao cho thân thiện và cởi mở, thoải mái nhất với cả 2 bên.

• Dear + tên,
• Hi + tên,
• Hello + tên,
• Chào + tên,
• Dear + Anh/ Chị + tên,
• Gửi + tên,
• Thân gửi + tên,...

Lưu ý: Những lời chào thân thiết chỉ dùng cho quan hệ thoải mái, trong những tình huống "có thể". Khách hàng, đối tác chắc chắn không nằm trong danh sách để bạn dùng những lời chào "không mấy lịch sự" trong email.

4.5. Lời chào trong email phản hồi/ trả lời người hỏi

Để phản hồi và tiếp tục cuộc trò chuyện không nhất thiết phải bắt đầu với việc chào ai đó (vì 2 bên đã chào nhau từ trước rồi). Lúc này, những câu chào đơn giản như sau sẽ phù hợp hơn:

• Great to hear from you! (Thật vui khi nhận được phản hồi từ Anh/ Chị!).
• I appreciate your quick response (Em/ Tôi đánh giá rất cao sự phản hồi nhanh chóng của Anh/ Chị/ Bạn).
• Thanks for the update! (Cảm ơn bạn vì những thông tin mới nhất!).
• Thanks for getting back to me (Cảm ơn bạn đã liên hệ lại).
• It's great to hear from you (Thật tuyệt khi được nghe ý kiến từ Anh/ Chị/ Bạn).

4.6. Lời chào trong email theo thời gian gửi trong ngày

Ngoài những cách chào lịch sự kể trên, sử dụng lời chào hỏi trong email theo thời gian trong ngày là một cách hay, thể hiện sự thân thiện và chuyên nghiệp. Các câu chào này rất dễ nhớ như:

• Good Morning (Chào buổi sáng),
• Good Afternoon (Chào buổi chiều),
• Good Evening (Chào buổi tối),

Tuy nhiên, kiểu chào này tốt nhất nên dành cho người nhận ở cùng múi giờ với bạn còn nếu khách hàng, đối tác, đồng nghiệp ở các nước khác, múi giờ khác mà giờ giấc quá khác nhau thì bạn nên dùng lời chào đầu email khác. Lúc bạn viết mail có thể là buổi sáng nhưng tại nơi ở của người nhận lại đang là đêm hoặc chiều chẳng hạn.

Gợi ý lời chào hỏi trong email theo thời gian trong ngày

4.7. Một số lời chào hỏi trong email khác sáng tạo, khác biệt

Tại môi trường đề cao sự sáng tạo và quan hệ giữa bạn với người nhận email đủ thân thiết, dùng các lời chào mới mẻ, khác biệt cũng có thể là một lựa chọn để email thêm thú vị. Một số ví dụ như là:

• Dear team trai xinh gái đẹp,
• Chào anh em thân ái,
• Thân gửi cả nhà,
• Chỉ người đẹp nhất mới thấy thư này,
• Gửi người đẹp trai nhất công ty,...

Nhìn chung, những câu chào trong email vui nhộn, hài hước nên hạn chế dùng trong môi trường chuyên nghiệp, chủ yếu là để giao tiếp đơn giản với những nội dung không mấy quan trọng.

Đọc thêm: Cách Reply All trong Email khi phản hồi sếp, đối tác, đồng nghiệp

5. Những lời chào tuyệt đối không dùng trong email xin việc, email công việc

Những cách chào hỏi trong Email "kém duyên" sẽ bị đánh giá là bất lịch sự, xấc láo hoặc tạo cảm giác đường đột, khiến người nhận "chỉ nhìn thôi đã không muốn mở mail" mà chúng ta cần tránh, đặc biệt là trong khi tìm việc làm hay trao đổi công việc.

• Hey!
• To Whom It May Concern, (Dành cho những ai quan tâm đến,)
• Hi [Nickname],
• Hello Ladies and Gentleman, (Chào Quý ông Quý bà,)
• Dear + Chức danh công việc, (ví dụ Dear Giám đốc,)
• Chỉ có tên người nhận, ví dụ "Nam!".
• Dành cho người may mắn, (tạo cảm giác là thư rác, lừa đảo).
• Xin hãy đọc thư này,
• Hi/ Hello, (không có tên người nhận/ bộ phận, phòng ban nhận).
• Anh/ Chị có thể dành vài phút...
• Em/ Tôi biết rằng Anh/ Chị/ Bạn rất bận nhưng....
• Viết sai tên người nhận.

Hãy học hỏi và ghi nhớ cách chào hỏi trong email để gửi đi câu chào phù hợp cho từng tình huống, từng đối tượng là điều cần thiết để bạn luôn chuyên nghiệp, lịch sự trong công việc, các mối quan hệ.