Cách viết email chào hàng ấn tượng

Nắm được cách viết email cũng như các mẫu email chào hàng ấn tượng sẽ giúp bạn không bị bối rối, đồng thời giúp mang đến hiệu quả công việc cao. Vì vậy, bạn đừng bỏ lỡ những thông tin hữu ích hướng dẫn cách viết email chào hàng chuyên nghiệp, cuốn hút trong bài viết dưới đây.

I. Cách viết email chào hàng ấn tượng

Một email chào hàng ấn tượng phải là sự kết hợp hài hòa của cả 5 yếu tố sau:

1. Câu chủ đề

Câu chủ đề trong email chào hàng phải ngắn gọn và lôi cuốn người xem. Hãy nhớ rằng, mục tiêu của bạn là để khơi gợi trí tò mò, sự quan tâm của người đọc chứ không phải là chào hỏi qua loa. Bạn có thể viết câu chủ đề như:

• Tên sản phẩm.
• Bức thư cuối cùng.
• Đơn hàng tháng... - Tên sản phẩm.
• Theo yêu cầu của... (tên người) - Tên sản phẩm.
• Giúp... giải quyết vấn đề.

Bên cạnh đó, bạn cũng nên tránh những từ mang tính chất quảng cáo hay spam hộp thư của người dùng như: giảm giá, khuyến mại, mua ngay,...

2. Lời mở đầu

Khi viết lời mở đầu cho email chào hàng, hãy tránh những câu đơn giản như "Xin chào, tên của tôi là... ". Thay vào đó, hãy bắt đầu với một thông điệp nào đó ý nghĩa là mang tính chất ảnh hưởng lớn hơn như:

• Tôi thấy có vẻ như công ty bạn đang gặp vấn đề với...
• Tôi thích bài viết của bạn về...
• Chúc mừng bạn!...
• Bạn còn nhớ tôi chứ? Tuần trước chúng ta vừa trao đổi về...

3. Phần nội dung thư

Phần nội dung thư cần thể hiện được những giá trị mà bạn sẽ mang lại cho người nhận hoặc công ty của họ. Hãy tránh sử dụng những giá trị chung chung như "Chúng tôi đã giúp các doanh nghiệp thương mại điện tử tăng 400% lượng khách hàng tiềm năng". Ngược lại, bạn có thể sử dụng các câu hỏi như:

• Bạn có muốn cải thiện chiến lược kinh doanh của mình?
• ... có phải là mối ưu tiên hàng đầu của bạn lúc này?
• Bạn muốn kinh doanh nhỏ hay muốn thống trị cả thế giới?
• Bạn có đang cô đơn trên hành trình của mình?
• Đây có phải là tất cả những gì bạn muốn?

4. Phần kết thúc

Phần kết thúc email hay cũng chính là lời kêu gọi hành động hiệu quả. Để khuyến khích khách hàng phản hồi lại email của bạn, hãy kết thúc email chào hàng bằng các câu hỏi như:

• Bạn có thời gian bàn bạc hay không?
• Bạn có ý tưởng nào khác, hiệu quả hơn?
• Hãy cho chúng tôi biết bạn muốn làm gì tiếp theo?
• Hãy cho chúng tôi biết nếu đây là điều mà bạn nhất định phải thực hiện.

5. Chữ ký

Bạn không nên bỏ qua chữ ký trong email chào hàng, cũng không nên coi đây là phần muốn viết gì cũng được. Chữ ký trong email cần phải tuân thủ các quy tắc sau đây:

• Ngắn gọn, đơn giản, chuyên nghiệp và thuyết phục đối với khách hàng.
• Phải có số điện thoại để liên lạc.
• Có liên kết tới tài khoản mạng xã hội như Facebook hoặc Twitter để người nhận có thể kết nối với bạn.
• Tránh sử dụng toàn ảnh hoặc lời trích dẫn.

II. Mẫu email chào hàng ấn tượng

Dưới đây là một số mẫu email chào hàng ấn tượng do Joboko.com tổng hợp. Tuy nhiên, bạn vẫn cần phải điều chỉnh ngôn ngữ sao cho phù hợp với sản phẩm, lĩnh vực kinh doanh, thị trường và đặc biệt là đối tượng người nhận nhé!

Mẫu 1	Chào... , Bài viết mà bạn chia sẻ trên Facebook ngày hôm qua thực sự rất ấn tượng đấy. Nó cũng chính là mối quan tâm của tôi. Vậy nên, hãy liên hệ lại với tôi nếu như bạn có thời gian để mình cùng thảo luận nhé! ... Cảm ơn và chúc bạn một ngày làm việc hiệu quả.
Mẫu 2	Chào... Bạn còn nhớ tôi chứ? Chúng ta vừa gặp và trao đổi về giải pháp công nghệ ABC tại sự kiện XYZ tuần trước. Tôi thực sự rất tâm đắc với những gì mà bạn chia sẻ và rất mong muốn được gặp bạn để trao đổi về bước hợp tác tiếp theo. ... Chúc bạn ngày mới tốt lành! Tạm biệt
Mẫu 3	Xin chào... Có lẽ bạn đã bỏ lỡ cuộc hẹn giữa chúng ta rồi thì phải. Tôi sẽ gửi cho bạn email để sắp xếp một cuộc hẹn mới, hoặc bạn có thể chủ động gọi lại cho tôi bất cứ khi nào bạn có thời gian. Tôi hy vọng được gặp và trao đổi với bạn về những gì chúng ta có thể làm và lợi ích với cả hai bên. ... Cảm ơn bạn! Chúc bạn một ngày làm việc hiệu quả!

III. Nên gửi email chào hàng vào thời điểm nào?

Theo một nghiên cứu của HubSpot dựa trên 20 triệu email khác nhau trong thời gian 10 tháng, thứ 3 chính là thời gian phù hợp nhất để gửi email chào hàng, với số lượt mở trung bình trên 20%. Thứ 2 và thứ 4 xếp thứ hai với số lượt mở trung bình hơn 18%, sau đó là thứ 5 và thứ 6 chỉ với 8%.

Thời điểm gửi email trong ngày cũng đóng một vai trò quan trọng. 11 giờ trưa là thời điểm nhận được lượt phản hồi cao nhất. Ngoại trừ thứ 7 và chủ nhật, thì số lượt mở email trung bình cao nhất rơi vào khoảng 10 - 12 giờ trưa, đỉnh điểm là 11 giờ.

Các bước viết email chào hàng ấn tượng trên đây sẽ giúp nâng tỉ lệ phản hồi lên mức tối đa và trực tiếp tác động vào doanh số cũng như mức lương của bạn. Viết email chào hàng ấn tượng và gửi email đúng lúc, đồng thời sử dụng các chiến lược thu hút khách hàng khác nhau, bạn sẽ không ngừng nâng cao số lượng khách hàng tiềm năng cũng như doanh số của mình.

Để có thể viết email chào hàng ấn tượng thì bạn phải chỉn chu ngay từ việc đăng ký thông tin Email. Đặc biệt, khi biết cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp, bạn sẽ được đối tác, khách hàng đánh giá cao. Bên cạnh đó, việc để thông tin chữ ký email đúng chuẩn sẽ giúp thu hút sự chú ý góp phần thực hiện chiến lược marketing cho doanh nghiệp của bạn một cách hiệu quả.