Cách Reply All trong Email khi phản hồi sếp, đối tác, đồng nghiệp

Tính năng Reply All được dùng để gửi phản hồi cho không chỉ một, hai người mà là toàn bộ những tài khoản email được đính kèm trong công việc. Trên thực tế, chức năng này chỉ hữu ích khi người gửi muốn gửi đi cùng một nội dung cho nhiều người khác nhau. Đối với những cuộc hội thoại cá nhân cho sếp, đối tắc hay đồng nghiệp, sử dụng Reply All sẽ gây khó chịu, phiền phức cho những người không liên quan.

MỤC LỤC:
1. Khi nào cần tránh sử dụng Reply All trong công việc?
2. Khi nào nên sử dụng Reply All?
3. Cách hạn chế sai sót khi sử dụng Reply All

Không nên sử sụng Reply All khi nào?

1. Khi nào cần tránh sử dụng Reply All trong công việc?

1.1. Khi có những người không liên quan trong hội thoại

Gửi email tới những người không liên quan sẽ chỉ làm mất thời gian của họ. Chẳng hạn, khi bạn có suy nghĩ, quan điểm khác với người gửi nên muốn phản hồi để thảo luận sâu hơn thì tính năng Reply All trong trường hợp này là không cần thiết.

1.2. Khi muốn đính chính thông tin với một người

Ví dụ, khi cần đính chính lại một thông tin cụ thể nào đó như "Cuộc họp diễn ra vào lúc 4 giờ chiều, không phải 3 giờ chiều." thì gửi phản hồi tới người gửi đầu tiên là đủ. Họ sẽ tự có nhiệm vụ xác nhận lại thông tin và đính chính với tất cả mọi người nếu cần.

1.3. Khi muốn gửi lời chúc tới một người cụ thể

Ví dụ trong trường hợp bộ phận nhân sự gửi email thông báo tới toàn bộ nhân viên công ty về việc thăng chức, khen thưởng cho một cá nhân, một đội nhóm nào đó. Nếu bạn cũng muốn gửi lời chúc tới họ thì nên trực tiếp trao đổi qua email cá nhân hoặc tiếp tục cuộc trò chuyện nhưng người nhận chỉ nên là cá nhân được khen thưởng thay vì toàn bộ mọi người trong cuộc hội thoại.

1.4. Khi chia sẻ thông tin, lời nhắn riêng tư

Gửi email hàng loạt là chuyện phổ biến trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, chẳng hạn như mời toàn thể nhân viên đi ăn tiệc tất niên, v.v. Tuy nhiên, nếu bạn có việc riêng không thể tham dự, hãy chỉ gửi phản hồi xác nhận tới người phụ trách để trình bày lý do. Trừ khi bạn nằm trong ban tổ chức buổi tiệc thì việc vắng mặt không cần thiết phải chia sẻ với tất mọi người.

Đọc thêm: Mẹo viết email công việc chuyên nghiệp với tệp đính kèm

2. Khi nào nên sử dụng Reply All?

2.1. Khi muốn đóng góp ý kiến cá nhân

Bạn hoàn toàn có thể chia sẻ quan điểm cá nhân vào vấn đề đang thảo luận. Tuy nhiên, đừng quên suy nghĩ thật kỹ trước khi ấn nút Reply All để tránh mọi phiền phức có thể phát sinh.

2.2. Khi muốn kết thúc cuộc hội thoại

Chẳng hạn, nếu một nhân viên gửi mail cho toàn bộ công ty để hỏi về tài liệu cụ thể nào đó và bạn đã có lời giải đáp thì tính năng Reply All sẽ phát huy tác dụng trong trường hợp này. Cụ thể, phản hồi hàng loạt "Đây là phần tôi phụ trách. Tôi sẽ trực tiếp gửi thông tin chi tiết cho bạn." thay vì để mọi người gửi rải rác "Không phải tôi", "Tôi không rõ", v.v.

2.3. Khi được yêu cầu

Đôi khi người gửi yêu cầu cụ thể bạn phải sử dụng tính năng Reply All vì lý do nhất định nào đó. Khi đó, hãy nhấn nút trả lời tất cả mà không phải lo lắng sẽ gây ra phiền phức gì.

2.4. Khi cần phản hồi nhiều người trong danh sách

Sẽ có lúc bạn phải trả lời vài người trong danh sách email đính kèm. Trong trường hợp đó, hãy chọn Reply All để làm xuất hiện toàn bộ địa chỉ email rồi xóa những người không liên quan trước khi gửi.

Đọc thêm: Cách viết email công việc đúng chuẩn

Sử dụng Reply All trong những trường hợp nào?

3. Cách hạn chế sai sót khi sử dụng Reply All để phản hồi sếp, đồng nghiệp

3.1. Kiểm tra kỹ email trước khi gửi

Trước khi nhấn gửi bất kỳ email nào, hãy kiểm tra lại cẩn thận và đảm bảo mình đã chọn đúng tùy chọn. Rất nhiều trường hợp vô tình ấn Reply All rồi dẫn đến những hiểu lầm không đáng có.

3.2. Thu hồi email

Hiện nay Gmail có hỗ trợ tính năng thu hồi tin nhắn trong vòng 30 giây sau khi nhấn gửi và nếu người nhận chưa mở email. Vì vậy, hãy thử truy cập phần Cài đặt và kích hoạt tính năng này nếu có để "cứu nguy" cho chính mình bạn nhé!

3.3. Chủ động xin lỗi khi gửi nhầm

Nếu chương trình email bạn đang sử dụng không hỗ trợ tính năng thu hồi tin nhắn thì chủ động gửi thêm email đính chính và xin lỗi là giải pháp duy nhất. Đừng quá áp lực, "Tôi gửi nhầm, rất xin lỗi mọi người!" là đủ để thể hiện rằng đây là sơ suất không mong muốn của bạn.
Tóm lại, tương tự như những tính năng khác, Reply All cũng có các điểm mạnh và thiếu sót riêng. Nếu được sử dụng phù hợp, nó sẽ cho thấy thái độ chuyên nghiệp khi làm việc của bạn. Ngược lại, khi bị lạm dụng, Reply All có thể dẫn đến những bất đồng không đáng có trong mối quan hệ với mọi người xung quanh.