Mẹo viết email công việc chuyên nghiệp với tệp đính kèm
16/03/2020 15:30
Email là một phát minh vô cùng tiện lợi, không chỉ cho phép người dùng chia sẻ nội dung văn bản mà còn có thể gửi các tệp đính kèm khác nhau. Đặc biệt là đối với email công việc, bạn sẽ cần phải tuân theo các quy tắc nhất định khi đính kèm tệp để đảm bảo tính chuyên nghiệp.
Ngày nay, hầu hết người dùng email đều nhận thức được những nguy cơ tiềm ẩn, vì vậy họ rất thận trọng khi mở email, nhất là khi nội dung thư không đề cập đến việc tải xuống bất cứ tệp nào. Những đối tượng gửi thư rác và kẻ xấu có thể cài virus, chương trình gián điệp hoặc các phần mềm độc hại bằng cách đính kèm vào email. Vì vậy, nếu bạn muốn email công việc của mình không bị cho vào mục spam, hãy tuân thủ các quy tắc đính kèm tệp sau đây. 
Như đã đề cập đến ở trên, bạn cần thông báo cho người nhận về các tệp đính kèm khi viết nội dung thư vì nếu không, mọi người sẽ không mở tệp đó. Cách tốt nhất để làm như vậy là soạn dòng tiêu đề phù hợp. Hãy chắc chắn rằng nó phản ánh thực tế rằng bạn đang cung cấp một số tệp đính kèm. Trong trường hợp này, bạn có thể bỏ qua phần thông báo trong nội dung thư.
Dòng tiêu đề: "Báo cáo, Công ước 2018", hoặc "Danh sách những người tham gia Hội nghị".
Tiếp theo, đến phần nội dung email, hãy đảm bảo nó ngắn gọn nhưng đầy đủ. Nhiệm vụ chính của bạn sẽ là trình bày thông tin mục tiêu (mà bạn đã xác định từ trước), sau đó thông báo cho người nhận về các tập tin đính kèm. Bạn có thể sẽ bị đánh giá là thô lỗ nếu chỉ gửi tệp đính kèm mà không có bất kỳ lời giải thích nào.
Ví dụ, bạn có thể viết rằng:
"Anh/chị sẽ tìm thấy CV của tôi trong tệp đính kèm", hoặc "Tôi đã đính kèm các báo cáo cần thiết vào email này".
Cuối cùng, bạn cần nhớ rằng giao tiếp qua email công việc khác với trò chuyện qua email bình thường. Mặc dù bạn có thể gửi nhiều tệp cho bạn bè, nhưng với khách hàng hoặc đối tác, bạn không thể lạm dụng việc đính kèm tệp. Nếu bạn vẫn muốn thêm một số tệp đính kèm vào email công việc, trước tiên bạn cần phải có được sự tin tưởng của người nhận. Bên cạnh đó, nhiều người tìm việc vẫn chưa biết cách viết tiêu đề email ứng tuyển như thế nào để gây ấn tượng nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, bạn cũng đừng lo lắng bởi Joboko đã cập nhật thông tin chi tiết trong bài viết để bạn đọc tham khảo.
MỤC LỤC:
1. Mẹo viết email công việc chuyên nghiệp với tệp đính kèm
2. Chủ đề và nội dung của email công việc có tệp đính kèm
Cách viết email công việc chuyên nghiệp, hiệu quả
1. Mẹo viết email công việc chuyên nghiệp với tệp đính kèm
Điều đầu tiên bạn cần nghĩ đến là sự cần thiết của các tệp đính kèm bạn muốn gửi đi. Hãy đảm bảo rằng nội dung của tệp đủ quan trọng và thu hút, đáng để tạo một tài liệu riêng cho nó. Thông thường, tệp đính kèm thường là file Word nhưng quá dài để trình bày ngay trong phần nội dung của email. Bên cạnh đó, các file ảnh, đôi khi là audio cũng có thể được đính kèm.- Xác định định dạng thích hợp của tệp đính kèm: Đảm bảo nó phù hợp để gửi qua email và tiện lợi cho người nhận. Chẳng hạn, bạn có thể quyết định nén tệp của mình để giảm kích thước, nhưng người nhận vẫn có khả năng không mở được do không có các công cụ đặc biệt.
- Đặt tên liên quan cho các tập tin: Các tệp đính kèm mà bạn gửi qua email cần được đặt tên liên quan đến nội dung email. Đừng làm cho người nhận phải tự phán đoán thông tin chứa trong đó, ít nhất, bạn hãy cung cấp mô tả tổng quan nhất. Bên cạnh đó, việc đặt tên càng quan trọng hơn khi bạn gửi nhiều tệp đính kèm.
- Tránh thêm quá nhiều tệp đính kèm: Thông thường, bạn không nên gửi email công việc với quá nhiều tệp đính kèm, tối đa 3 tệp là đủ. Trước khi quyết định gửi đi, bạn hãy tự hỏi và trả lời xem có cần thiết phải thêm tất cả các tập tin đó? Và bạn có thể nén chúng vào một file zip cho gọn và nhẹ hơn không? Thậm chí, hãy nghĩ đến khả năng gửi lên drive hoặc dropbox để tiện chia sẻ.
- Thông báo về tệp đính kèm trong nội dung email: Hãy thông báo và giải thích trước cho người nhận về việc email bạn gửi có chưa tệp đính kèm. Điều này khiến người đọc tin tưởng hơn và hạn chế khả năng email của bạn bị cho vào thư mục rác. Ngoài ra, để tránh gửi email trống sau khi đã thông báo có thêm tệp đính kèm, hãy tạo thói quen thêm tệp ngay từ đầu ngay khi bạn mở trang bằng mẫu thư. Sau khi tải lên mọi thứ cần thiết, bạn có thể di chuyển đến phần nội dung văn bản.
- Hạn chế sử dụng định dạng tệp hiếm gặp: Một lưu ý khác cho bạn là nên hạn chế sử dụng định dạng tệp hiếm gặp khi đính kèm. Nếu bắt buộc phải dùng, hãy đảm bảo rằng người nhận có phần mềm cần thiết để mở tệp đó. Ít nhất, bạn cũng nên nói trước với họ rằng họ cần cài đặt chương trình cụ thể để đọc tài liệu, v.v. Nếu có thể, hãy thêm một liên kết an toàn cho phép tải xuống phần mềm hỗ trợ đó. Ngày nay, hầu hết mọi máy tính ngày nay đều có thể đọc các định dạng * TXT hoặc * HTM (L). Và các tệp có phần mở rộng * doc sẽ dễ mở hơn * docx (đối với những người có phiên bản Word từ 2007 về trước).
- Chú ý đến kích thước tệp đính kèm và email công việc: Thư của bạn càng nặng thì quá trình gửi đi càng chậm. Hãy đặt giới hạn cho các tệp 6MB, có thể là 10, nhưng không nên nặng hơn.
- Xem xét dùng Google Docs: Google Docs an toàn vì không cần phải tải xuống hoặc tải lên bất cứ tệp nào. Bạn chỉ cần cung cấp liên kết, và thông thường, người nhận cũng sẽ không lo lắng về virus khi nhận liên kết này. Hơn nữa, việc cho phép nhiều người dùng truy cập vào nội dung của Google Docs cũng sẽ giúp quá trình cộng tác đơn giản, gọn gàng, thuận tiện hơn.
2. Chủ đề và nội dung của email công việc có tệp đính kèm
Để tệp đính kèm của bạn thành công tiếp cận được người nhận mục tiêu, bạn cần soạn thư theo đúng cách. Đầu tiên, bạn sẽ cần làm rõ lý do tại sao bạn gửi thư và tệp đính kèm. Phần quan trọng đầu tiên là dòng chủ đề và phần thứ hai là nội dung email.Như đã đề cập đến ở trên, bạn cần thông báo cho người nhận về các tệp đính kèm khi viết nội dung thư vì nếu không, mọi người sẽ không mở tệp đó. Cách tốt nhất để làm như vậy là soạn dòng tiêu đề phù hợp. Hãy chắc chắn rằng nó phản ánh thực tế rằng bạn đang cung cấp một số tệp đính kèm. Trong trường hợp này, bạn có thể bỏ qua phần thông báo trong nội dung thư.
Hướng dẫn viết email công việc chuyên nghiệp
Chẳng hạn, bạn có thể viết một tiêu đề như sau:Dòng tiêu đề: "Báo cáo, Công ước 2018", hoặc "Danh sách những người tham gia Hội nghị".
Tiếp theo, đến phần nội dung email, hãy đảm bảo nó ngắn gọn nhưng đầy đủ. Nhiệm vụ chính của bạn sẽ là trình bày thông tin mục tiêu (mà bạn đã xác định từ trước), sau đó thông báo cho người nhận về các tập tin đính kèm. Bạn có thể sẽ bị đánh giá là thô lỗ nếu chỉ gửi tệp đính kèm mà không có bất kỳ lời giải thích nào.
Ví dụ, bạn có thể viết rằng:
"Anh/chị sẽ tìm thấy CV của tôi trong tệp đính kèm", hoặc "Tôi đã đính kèm các báo cáo cần thiết vào email này".
Cuối cùng, bạn cần nhớ rằng giao tiếp qua email công việc khác với trò chuyện qua email bình thường. Mặc dù bạn có thể gửi nhiều tệp cho bạn bè, nhưng với khách hàng hoặc đối tác, bạn không thể lạm dụng việc đính kèm tệp. Nếu bạn vẫn muốn thêm một số tệp đính kèm vào email công việc, trước tiên bạn cần phải có được sự tin tưởng của người nhận. Bên cạnh đó, nhiều người tìm việc vẫn chưa biết cách viết tiêu đề email ứng tuyển như thế nào để gây ấn tượng nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, bạn cũng đừng lo lắng bởi Joboko đã cập nhật thông tin chi tiết trong bài viết để bạn đọc tham khảo.
tin mới
Lộ trình sự nghiệp là gì? Cách xác định career path để thành công
Cần nhiều yếu tố để chúng ta đạt được thành công trong công việc, cuộc sống, và việc xác định lộ trình sự nghiệp là một trong số đó. Không phải lý thuyết suông, con đường sự nghiệp được xác định rõ ràng sẽ giúp chúng ta định hướng, nỗ lực và thành công.
10/03/2023 15:48
Kỹ năng thích ứng: Định nghĩa, cách rèn luyện để thành công trong công việc
Thích ứng được coi là một khả năng, thậm chí là phẩm chất quan trọng để chúng ta nhanh chóng hòa nhập với môi trường mới. Phát triển kỹ năng thích ứng không phải dễ, nhất là với các bạn cá tính mạnh hoặc quá hướng nội.
10/03/2023 15:04
Kỹ năng tư duy chiến lược là gì? Cách nâng cao khả năng tư duy chiến lược
Có thể bạn đã nghe nhiều về kỹ năng tư duy chiến lược nhưng chưa thực sự hiểu rõ kỹ năng này là gì và vì sao nó quan trọng. Rõ ràng, nếu có thể phát triển kỹ năng tư duy chiến lược, bạn sẽ có nhiều cơ hội thăng tiến lên các vai trò quản lý, lãnh đạo.
10/03/2023 11:24
Tìm hiểu về Employability Skill - bộ kỹ năng mà tất cả các nhà tuyển dụng đều tìm kiếm ở ứng viên
Ngoài kiến thức nền như yêu cầu tất yếu thì employability skill (kỹ năng hành nghề) cũng là tiêu chí quan trọng, là cơ sở để nhà tuyển dụng đánh giá năng lực ứng viên. Vậy employability là gì? Còn bao gồm những kỹ năng nào khác không?
21/09/2022 20:44
Overtime là gì? Lợi ích của việc tăng ca, làm thêm giờ
Overtime là một thuật ngữ phổ biến đối với hầu hết mọi nhân viên trong các ngành nghề. Đa số mọi người đều từng nghe về Overtime hoặc đã từng làm Overtime nhiều lần nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về việc Overtime là gì và vì sao nên Overtime.
30/08/2022 05:39
Cách giảm Stress, căng thẳng, mệt mỏi trong công việc
Gần như tất cả những người đã và đang đi làm đều có những lúc cảm thấy stress, căng thẳng, mệt mỏi vì công việc, ngay cả khi bạn yêu thích những gì mình làm. Nếu biết cách giảm stress, căng thẳng và mệt mỏi trong công việc, bạn sẽ dễ dàng khắc phục các tác động tiêu cực của chúng.
29/08/2022 06:34
Cách vượt qua nỗi buồn ngày thứ Hai
Không ai thực sự thích thứ Hai. Sau khi dành 2 ngày cuối tuần để gặp gỡ bạn bè, đến nhà hàng hoặc tiệc tùng, đột nhiên tất cả các cuộc vui dừng lại và bạn phải quay về cuộc sống thường nhật với những trách nhiệm. Tuy nhiên, việc chuyển từ trạng thái tinh thần vô tư cuối tuần sang hình ảnh nhân viên siêng năng cũng không phải là quá khó.
22/05/2022 14:30
Kỹ năng, tố chất quan trọng nhất với nhân viên buồng phòng
Ở khách sạn, resort, nhà nghỉ, nhân viên buồng phòng được tuyển dụng phổ biến và phù hợp với nhiều đối tượng. Vị trí này không yêu cầu trình độ chuyên môn nhưng đổi lại cần nhiều kỹ năng để hoàn thành các nhiệm vụ.
08/05/2022 16:30
Rèn luyện khả năng truyền đạt thông tin để thành công trong công việc
Kỹ năng giao tiếp và truyền đạt thông tin là cực kỳ quan trọng bởi bất cứ ai, dù làm công việc gì đi chăng nữa thì cũng cần phải thường xuyên tương tác với đồng nghiệp, cấp trên và thậm chí là cả khách hàng. Vậy làm thế nào để rèn luyện khả năng truyền đạt thông tin, đặc biệt là đối với những người thiếu tự tin?
07/05/2022 11:30
Cách thích nghi với môi trường làm việc từ xa cho nhân viên công sở
Nhiều công ty thực hiện chính sách làm việc từ xa trong thời điểm bùng phát Covid-19 nhưng không phải ai cũng quen với việc tự quản lý công việc tại nhà. May thay, vẫn có một số cách thích nghi với môi trường làm việc từ xa cho nhân viên công sở vô cùng hữu ích mà bạn có thể áp dụng.
03/05/2022 10:09
hỗ trợ ứng viên
Nếu gặp bất cứ vấn đề gì cần hỗ trợ, hãy gọi tới HOTLINE hoặc gửi thư về địa chỉ email bên dưới để được hỗ trợ.
Giải thưởng
của chúng tôi
Top 3
Nền tảng số tiêu biểu của Bộ
TT&TT 2022.
Top 15
Startup Việt xuất sắc 2019 do VNExpress tổ chức.
Top 10
Doanh nghiệp khởi nghiệp sáng tạo Việt Nam - Hội đồng tư vấn kinh doanh ASEAN bình chọn.
Giải Đồng
Sản phẩm công nghệ số Make In Viet Nam 2023.