Top 11 mẫu chữ ký email đẹp, chuyên nghiệp phục vụ công việc

I. Chữ ký email là gì? Vì sao cần có chữ ký email

Chữ ký email là phần ở cuối trang của email, được cài đặt từ trước và sẽ luôn luôn hiển thị khi bạn gửi email đi (không cần bổ sung mỗi lần gửi). Chữ ký email bao gồm những thông tin cơ bản về bạn, chẳng hạn như họ tên, giới tính (Mr, Mrs hay Ms) và số điện thoại, chức vụ, công ty... Nó không chỉ là một cách để giữ liên lạc mà còn được coi là hình ảnh "thương hiệu" của cá nhân bạn hoặc công ty bạn.

Sở dĩ chữ ký email quan trọng là vì nó hoạt động giống như một lời "nhắc nhở" (remind) người nhận, người đọc thư về người gửi, ít nhất là để họ nhớ rằng đã nhận email từ ai, làm công việc gì, ở công ty nào. Khi muốn liên lạc lại cũng rất dễ dàng thay vì phải tìm kiếm thông tin, mở các file tài liệu... Ngày nay, hầu hết mọi người đều sử dụng chữ ký email cho dù đang đi học hay khi đã đi làm. Không quá to tát nhưng đổi lại, có thể giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. Chữ ký email phổ biến nhất là trên Gmail và Outlook.

Đọc thêm: Cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp

II. Chữ ký email dùng trong những trường hợp nào? Ai có thể sử dụng?

Thực tế, những người dùng email đều có thể sử dụng chữ ký email. Tuy nhiên, phổ biến nhất thì chữ ký sẽ được sử dụng cho các đối tượng sau:

• Học sinh, sinh viên, người trưởng thành đã đi làm.
• Ứng viên đang tìm việc làm.
• Cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp (sử dụng chung mẫu chữ ký email).

Trong một số nghề nghiệp cụ thể, chẳng hạn như chăm sóc khách hàng hay telesales, marketing, nghiên cứu thị trường... thì các email tiếp thị buộc phải sử dụng chữ ký email để khách hàng tiềm năng có thể có được thông tin họ muốn, đặt câu hỏi khi cần. Nhìn chung, bởi vì chữ ký email có thể được cài đặt mặc định nên bạn chỉ cần chú ý một lần, thiết kế sao cho đẹp và chuyên nghiệp là được. Sau đó, mỗi khi gửi mail, bạn gần như sẽ không phải quan tâm nữa vì nó sẽ tự hiển thị.

 Xem thêm Mẫu bảng báo giá chuẩn, mới nhất bằng word, excel .

III. Thông tin cần có trong chữ ký email

Chỉ xuất hiện ở cuối email với khoảng 3 - 5 dòng thông tin rất ngắn gọn, thế nên trước khi chọn mẫu chữ ký email, bạn sẽ phải xác định các thông tin cần có. Đơn giản nhất thì một chữ ký email sẽ bao gồm các thông tin sau:

• Họ tên (hoặc tên), công ty, chức danh: Đây là thông tin cơ bản nhất phải có trong chữ ký email. Trường hợp bạn đang đi học thì sẽ là họ tên và tên trường, lớp. Đối với những email tiếp thị chẳng hạn thì có thể coi đây là thông tin quan trọng bậc nhất bởi vì bạn không thể gửi thông tin về chiến dịch marketing mà không bao gồm thương hiệu.
• Thông tin liên lạc: Bao gồm liên kết đến trang web và blog chính thức của cá nhân hoặc công ty, số điện thoại làm việc, số điện thoại cá nhân (tùy từng trường hợp).
• Logo công ty (nếu có): Nếu bạn sử dụng chữ ký email trong công việc thì nếu có thể, hãy kèm theo ảnh logo công ty. Mặc dù không bắt buộc nhưng sẽ giúp khách hàng nhận ra và ghi nhớ hình ảnh thưởng hiệu rõ ràng hơn.
• Biểu tượng mạng xã hội: Hãy nhớ rằng bạn chỉ có thể bao gồm liên kết đến fanpage, trang chính thức của doanh nghiệp hoặc bản thân bạn (trường hợp đi xin việc) mà trên trang có nhiều thông tin, hình ảnh tích cực. Trường hợp ngược lại thì bạn nên tránh đề cập.

Lưu ý: Cho dù thông tin trong chữ ký email của bạn có đầy đủ tất cả như trên hay chỉ bao gồm họ tên, chức danh, số điện thoại thì về mặt hình thức, bạn cũng phải đảm bảo bám sát vào một thiết kế gọn gàng, làm sao cho thấy tính thẩm mỹ, dễ đọc và đồng nhất. Nếu là email làm việc trong công ty thì bạn có thể cân nhắc sử dụng màu sắc chủ đạo trong logo, font chữ trong slogan của công ty. Bạn cũng nên tránh sử dụng ảnh động (GIF) hay thêm địa chỉ email đúng là địa chỉ bạn đang dùng để gửi mail vì không cần thiết.

Chữ ký email bao gồm những gì?

IV. Các mẫu chữ ký email đẹp, chuẩn

Một mẫu chữ ký email chuyên nghiệp không chỉ giúp người nhận dễ dàng nhận diện bạn mà còn góp phần xây dựng hình ảnh cá nhân, tăng độ tin cậy và thể hiện sự chỉn chu trong giao tiếp. Dưới đây là một số mẫu chữ ký dễ áp dụng theo từng ngành nghề bạn có thể tham khảo.

1. Mẫu chữ ký email đẹp

Mẫu cân bằng giữa tính thẩm mỹ và sự chuyên nghiệp. Với bố cục rõ ràng, dễ thay thế nội dung, mẫu có thể dùng được cho hầu hết ngành nghề.

2. Mẫu chữ ký email đơn giản

Nếu thường xuyên trao đổi công việc nội bộ hoặc gửi email hàng ngày, mẫu chữ ký tối giản sẽ giúp email gọn gàng nhưng vẫn đầy đủ thông tin cần thiết. Đây cũng là lựa chọn phù hợp với phong cách chuyên nghiệp, hiện đại.

3. Mẫu chữ ký email doanh nghiệp

Hầu hết doanh nghiệp đều xây dựng bộ chữ ký email thống nhất cho toàn bộ nhân viên nhằm tăng sự chuyên nghiệp. Bạn có thể áp dụng mẫu này cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp để đảm bảo tính đồng bộ.

4. Mẫu chữ ký email sinh viên

Sinh viên nên sử dụng chữ ký email để thể hiện sự nghiêm túc khi liên hệ với giảng viên, nhà tuyển dụng hoặc đăng ký thực tập. Nội dung không cần quá nhiều thông tin, chỉ nên tập trung vào quá trình học tập và thông tin liên hệ.

5. Mẫu chữ ký email cho giám đốc/CEO

Đối với CEO hoặc quản lý cấp cao, chữ ký email nên thể hiện được vị trí lãnh đạo nhưng vẫn giữ sự tinh gọn. Có thể bổ sung website doanh nghiệp, LinkedIn để thuận tiện cho đối tác.

6. Mẫu chữ ký email cho nhân viên kinh doanh/sales

Nhân viên kinh doanh là vị trí làm việc với khách hàng. Do đó, email cần thể hiện được sự chỉn chu, chuyên nghiệp.

7. Mẫu chữ ký email cho nhân viên chăm sóc khách hàng

Với bộ phận chăm sóc khách hàng, yếu tố quan trọng nhất là tạo cảm giác thân thiện. Chữ ký email nên hiển thị đầy đủ kênh liên hệ để khách hàng có thể kết nối bất cứ lúc nào.

8. Mẫu chữ ký email cho HR

Đối với chuyên viên tuyển dụng hoặc nhân sự, chữ ký email cần giúp ứng viên dễ dàng nhận biết doanh nghiệp và kết nối khi cần thiết. Có thể bổ sung website tuyển dụng hoặc LinkedIn để tăng độ tin cậy.

9. Mẫu chữ ký email cho nhân viên Marketing

Marketing là bộ phận đại diện hình ảnh thương hiệu, vì vậy chữ ký email nên có thiết kế hiện đại, sử dụng màu sắc nhận diện và liên kết tới các kênh truyền thông chính thức.

10. Mẫu chữ ký cho Designer

Designer có thể thể hiện dấu ấn cá nhân thông qua bố cục sáng tạo nhưng vẫn cần đảm bảo dễ đọc. Đừng quên thêm liên kết portfolio hoặc Behance để khách hàng và nhà tuyển dụng xem các dự án nổi bật.

11. Mẫu chữ ký cho nhân viên IT

Nhân viên IT thường xuyên làm việc với khách hàng, đối tác vaf đội ngũ kỹ thuật nên chữ ký cần rõ ràng, chuyên nghiệp và dễ tra cứu thông tin. Có thể bổ sung GitHub hoặc LinkedIn nếu phù hợp với tính chất công việc.

Đọc thêm: Cách viết tiêu đề email ứng tuyển

V. Cách tạo mẫu chữ ký email

Như đã đề cập, hiện nay, phổ biến nhất vẫn là các mẫu chữ ký email cho Gmail và Outlook, cách tạo đơn giản như sau:

5.1. Cách tạo mẫu chữ ký email bằng Gmail

Email phổ biến nhất, được dùng nhiều nhất ngày nay vẫn là Gmail. May mắn là cách tạo chữ ký email bằng Gmail rất dễ dàng và không tốn bao nhiêu thời gian, quy trình gồm có:

• Mở tài khoản Gmail -> click vào biểu tượng răng cưa ở góc phải màn hình, chọn Settings (Cài đặt).
• Trong mục General (Cài đặt chung), tìm Signature (Chữ ký).
• Đánh dấu vào ô bên dưới của ô No Signature -> nhập nội dung chữ ký vào khung soạn thảo.
• Thay đổi màu, kích thước và thêm hình ảnh (ảnh cá nhân, logo).
• Chọn Save changes (Lưu thay đổi) để lưu chữ ký vừa tạo.

 Xem thêm ​Mẫu giấy xác nhận công tác mới nhất, có link tải miễn phí .

5.2. Cách tạo mẫu chữ ký email bằng Outlook

Đối với chữ ký email tạo bằng Outlook thì có hơi khác một chút so với Gmail:

• Mở Outlook, chọn New Email để tạo thư mới.
• Chọn Signature (Chữ ký) trong menu Message.
• Chọn New... để tạo chữ ký mới.
• Điền thông tin cho chữ ký email và chọn OK.
• Trong khung Edit signature bên dưới, bạn có thể chỉnh font chữ, màu sắc, cỡ chữ, thêm ảnh cá nhân hay logo tùy ý.
• Chọn OK sau khi hoàn tất.
• Để thêm chữ ký vào email, bạn chọn mục Signature và chọn chữ ký vừa khởi tạo.

Hướng dẫn tạo chữ ký email bằng Outlook đơn giản

VI. Lưu ý khi sử dụng mẫu chữ ký email

Cho dù bạn chọn mẫu chữ ký email như thế nào, dùng chữ ký vì mục đích gì thì cũng có một số nguyên tắc, chú ý mà bạn cần tham khảo như:

• Chú ý đến các yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế của mẫu chữ ký email: Cỡ chữ, in đậm hay in nghiêng, font chữ nào đẹp mà gọn gàng về dễ đọc, màu sắc của chữ, hình ảnh bạn chọn... Tất cả đều là những yếu tố cực kỳ quan trọng và ý nghĩa, ảnh hưởng đến hình thức tổng thể của chữ ký. Bạn cũng có thể thử để xem chữ ký sẽ hiển thị ở email của người khác thế nào khi được gửi đi, tránh trường hợp nội dung email vẫn bình thường và đến chữ ký email thì quá khổ hoặc quá nhỏ. Màu sắc nên nhẹ nhàng, tránh các gam màu quá rực rỡ.
• Sử dụng các công cụ hỗ trợ bên ngoài: Ngoài việc làm theo các hướng dẫn cài đặt chữ ký email đơn giản, nếu muốn chuyên nghiệp hơn, khác biệt hơn thì bạn có thể tìm kiếm những công cụ hỗ trợ tạo chữ ký email bên ngoài. Thường thì bạn có thể được sử dụng một số mẫu chữ ký email miễn phí, những mẫu đẹp hơn có thể sẽ cần phải trả phí.

 Tìm hiểu Mẫu quyết định miễn nhiệm chức vụ .

Những mẫu chữ ký email mà JobOKO vừa giới thiệu cũng như các cách tạo chữ ký đơn giản, dễ thực hiện, những lưu ý khi tạo và sử dụng chúng trong công việc có giúp bạn hình dung rõ hơn? Hãy thử thay đổi ngay hôm nay, biết đâu, bạn sẽ nhanh tìm được việc làm, công việc cũng sẽ tiến triển hơn. Chúc bạn may mắn!