Mẫu chữ ký email đẹp, chuyên nghiệp phục vụ công việc

06/09/2021 11:30
Cho dù bạn đang là sinh viên hay vừa mới ra trường, bạn đang tìm việc hay đã đi làm thì chắc hẳn, bạn đã từng nghe nói đến sự cần thiết của các chữ ký email rồi đúng không? Muốn trở nên chuyên nghiệp hơn, tốt nhất là bạn hãy tham khảo các mẫu chữ ký email đẹp được giới thiệu sau đây nhé.

Mẫu chữ ký email giúp các cá nhân cũng như doanh nghiệp, tổ chức chuyên nghiệp hóa kênh giao tiếp gián tiếp quan trọng này. Không chỉ cung cấp thông tin mà các mẫu được thiết kế đẹp sẽ cho thấy sự chỉn chu, phong cách làm việc của bạn cũng như công ty bạn. Với nhà tuyển dụng, việc ứng viên gửi CV xin việc ứng tuyển qua email của chữ ký không chỉ giúp thuận tiện cho việc liên lạc lại mà còn cho thấy ứng viên có kinh nghiệm, hiểu về các giao thức, tương tác qua email.

MỤC LỤC:
1. Chữ ký email là gì? Vì sao cần có chữ ký email
2. Chữ ký email dùng trong những trường hợp nào? Ai có thể sử dụng?​
3. Thông tin cần có trong chữ ký email
4. Các mẫu chữ ký email đẹp, chuẩn
5. Cách tạo mẫu chữ ký email
6. Lưu ý khi sử dụng mẫu chữ ký email

mau chu ky email

Tầm quan trọng của chữ ký Email đẹp, chuyên nghiệp

1. Chữ ký email là gì? Vì sao cần có chữ ký email

Chữ ký email là phần ở cuối trang của email, được cài đặt từ trước và sẽ luôn luôn hiển thị khi bạn gửi email đi (không cần bổ sung mỗi lần gửi). Chữ ký email bao gồm những thông tin cơ bản về bạn, chẳng hạn như họ tên, giới tính (Mr, Mrs hay Ms) và số điện thoại, chức vụ, công ty... Nó không chỉ là một cách để giữ liên lạc mà còn được coi là hình ảnh "thương hiệu" của cá nhân bạn hoặc công ty bạn.

Sở dĩ chữ ký email quan trọng là vì nó hoạt động giống như một lời "nhắc nhở" (remind) người nhận, người đọc thư về người gửi, ít nhất là để họ nhớ rằng đã nhận email từ ai, làm công việc gì, ở công ty nào. Khi muốn liên lạc lại cũng rất dễ dàng thay vì phải tìm kiếm thông tin, mở các file tài liệu... Ngày nay, hầu hết mọi người đều sử dụng chữ ký email cho dù đang đi học hay khi đã đi làm. Không quá to tát nhưng đổi lại, có thể giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. Chữ ký email phổ biến nhất là trên Gmail và Outlook.

Đọc thêm: Cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp

2. Chữ ký email dùng trong những trường hợp nào? Ai có thể sử dụng?

Thực tế, những người dùng email đều có thể sử dụng chữ ký email. Tuy nhiên, phổ biến nhất thì chữ ký sẽ được sử dụng cho các đối tượng sau:

  • Học sinh, sinh viên, người trưởng thành đã đi làm.
  • Ứng viên đang tìm việc làm.
  • Cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp (sử dụng chung mẫu chữ ký email).

Trong một số nghề nghiệp cụ thể, chẳng hạn như chăm sóc khách hàng hay telesales, marketing, nghiên cứu thị trường... thì các email tiếp thị buộc phải sử dụng chữ ký email để khách hàng tiềm năng có thể có được thông tin họ muốn, đặt câu hỏi khi cần. Nhìn chung, bởi vì chữ ký email có thể được cài đặt mặc định nên bạn chỉ cần chú ý một lần, thiết kế sao cho đẹp và chuyên nghiệp là được. Sau đó, mỗi khi gửi mail, bạn gần như sẽ không phải quan tâm nữa vì nó sẽ tự hiển thị.

3. Thông tin cần có trong chữ ký email

Chỉ xuất hiện ở cuối email với khoảng 3 - 5 dòng thông tin rất ngắn gọn, thế nên trước khi chọn mẫu chữ ký email, bạn sẽ phải xác định các thông tin cần có. Đơn giản nhất thì một chữ ký email sẽ bao gồm các thông tin sau:

  • Họ tên (hoặc tên), công ty, chức danh: Đây là thông tin cơ bản nhất phải có trong chữ ký email. Trường hợp bạn đang đi học thì sẽ là họ tên và tên trường, lớp. Đối với những email tiếp thị chẳng hạn thì có thể coi đây là thông tin quan trọng bậc nhất bởi vì bạn không thể gửi thông tin về chiến dịch marketing mà không bao gồm thương hiệu.
  • Thông tin liên lạc: Bao gồm liên kết đến trang web và blog chính thức của cá nhân hoặc công ty, số điện thoại làm việc, số điện thoại cá nhân (tùy từng trường hợp).
  • Logo công ty (nếu có): Nếu bạn sử dụng chữ ký email trong công việc thì nếu có thể, hãy kèm theo ảnh logo công ty. Mặc dù không bắt buộc nhưng sẽ giúp khách hàng nhận ra và ghi nhớ hình ảnh thưởng hiệu rõ ràng hơn.
  • Biểu tượng mạng xã hội: Hãy nhớ rằng bạn chỉ có thể bao gồm liên kết đến fanpage, trang chính thức của doanh nghiệp hoặc bản thân bạn (trường hợp đi xin việc) mà trên trang có nhiều thông tin, hình ảnh tích cực. Trường hợp ngược lại thì bạn nên tránh đề cập.

Lưu ý: Cho dù thông tin trong chữ ký email của bạn có đầy đủ tất cả như trên hay chỉ bao gồm họ tên, chức danh, số điện thoại thì về mặt hình thức, bạn cũng phải đảm bảo bám sát vào một thiết kế gọn gàng, làm sao cho thấy tính thẩm mỹ, dễ đọc và đồng nhất. Nếu là email làm việc trong công ty thì bạn có thể cân nhắc sử dụng màu sắc chủ đạo trong logo, font chữ trong slogan của công ty. Bạn cũng nên tránh sử dụng ảnh động (GIF) hay thêm địa chỉ email đúng là địa chỉ bạn đang dùng để gửi mail vì không cần thiết.

mau chu ky email 2

Chữ ký email bao gồm những gì?

4. Các mẫu chữ ký email đẹp, chuẩn

Những mẫu chữ ký email có thể là tiếng Việt hoặc tiếng Anh nhưng hiện nay, đa số mọi người đều dùng mẫu tiếng Anh vì chủ yếu vẫn là thông tin cơ bản. Lúc này, bạn có thể viết họ tên không dấu, "số điện thoại" thì viết là "Tel:" là được, chức danh, tên công ty cũng có thể viết bằng tiếng Anh. Chủ yếu là trình bày sẽ đơn giản, ngắn gọn hơn.

Hãy cùng tham khảo một số mẫu chữ ký email đẹp, chuyên nghiệp mà JOBOKO.com giới thiệu sau đây nhé:

Mẫu 1

mau chu ky email 4

Mẫu 2

mau chu ky email 5

Mẫu 3

mau chu ky email 6

Đọc thêm: Cách viết tiêu đề email ứng tuyển

5. Cách tạo mẫu chữ ký email

Như đã đề cập, hiện nay, phổ biến nhất vẫn là các mẫu chữ ký email cho Gmail và Outlook, cách tạo đơn giản như sau:

5.1. Cách tạo mẫu chữ ký email bằng Gmail

Email phổ biến nhất, được dùng nhiều nhất ngày nay vẫn là Gmail. May mắn là cách tạo chữ ký email bằng Gmail rất dễ dàng và không tốn bao nhiêu thời gian, quy trình gồm có:

  • Mở tài khoản Gmail -> click vào biểu tượng răng cưa ở góc phải màn hình, chọn Settings (Cài đặt).
  • Trong mục General (Cài đặt chung), tìm Signature (Chữ ký).
  • Đánh dấu vào ô bên dưới của ô No Signature -> nhập nội dung chữ ký vào khung soạn thảo.
  • Thay đổi màu, kích thước và thêm hình ảnh (ảnh cá nhân, logo).
  • Chọn Save changes (Lưu thay đổi) để lưu chữ ký vừa tạo.

5.2. Cách tạo mẫu chữ ký email bằng Outlook

Đối với chữ ký email tạo bằng Outlook thì có hơi khác một chút so với Gmail:

  • Mở Outlook, chọn New Email để tạo thư mới.
  • Chọn Signature (Chữ ký) trong menu Message.
  • Chọn New... để tạo chữ ký mới.
  • Điền thông tin cho chữ ký email và chọn OK.
  • Trong khung Edit signature bên dưới, bạn có thể chỉnh font chữ, màu sắc, cỡ chữ, thêm ảnh cá nhân hay logo tùy ý.
  • Chọn OK sau khi hoàn tất.
  • Để thêm chữ ký vào email, bạn chọn mục Signature và chọn chữ ký vừa khởi tạo.

mau chu ky email 7

Hướng dẫn tạo chữ ký email bằng Outlook đơn giản

6. Lưu ý khi sử dụng mẫu chữ ký email

Cho dù bạn chọn mẫu chữ ký email như thế nào, dùng chữ ký vì mục đích gì thì cũng có một số nguyên tắc, chú ý mà bạn cần tham khảo như:

  • Chú ý đến các yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế của mẫu chữ ký email: Cỡ chữ, in đậm hay in nghiêng, font chữ nào đẹp mà gọn gàng về dễ đọc, màu sắc của chữ, hình ảnh bạn chọn... Tất cả đều là những yếu tố cực kỳ quan trọng và ý nghĩa, ảnh hưởng đến hình thức tổng thể của chữ ký. Bạn cũng có thể thử để xem chữ ký sẽ hiển thị ở email của người khác thế nào khi được gửi đi, tránh trường hợp nội dung email vẫn bình thường và đến chữ ký email thì quá khổ hoặc quá nhỏ. Màu sắc nên nhẹ nhàng, tránh các gam màu quá rực rỡ.
  • Sử dụng các công cụ hỗ trợ bên ngoài: Ngoài việc làm theo các hướng dẫn cài đặt chữ ký email đơn giản, nếu muốn chuyên nghiệp hơn, khác biệt hơn thì bạn có thể tìm kiếm những công cụ hỗ trợ tạo chữ ký email bên ngoài. Thường thì bạn có thể được sử dụng một số mẫu chữ ký email miễn phí, những mẫu đẹp hơn có thể sẽ cần phải trả phí.

Những mẫu chữ ký email mà JOBOKO.com vừa giới thiệu cũng như các cách tạo chữ ký đơn giản, dễ thực hiện, những lưu ý khi tạo và sử dụng chúng trong công việc có giúp bạn hình dung rõ hơn? Hãy thử thay đổi ngay hôm nay, biết đâu, bạn sẽ nhanh tìm được việc làm, công việc cũng sẽ tiến triển hơn. Chúc bạn may mắn!

tin mới

Mẫu powerpoint giới thiệu bản thân đẹp và chuyên nghiệp

Tạo slide giới thiệu bản thân không phải là việc khó khăn, nhưng để tối ưu hóa thời gian và tập trung vào nội dung chất lượng, bạn có thể khám phá các mẫu PowerPoint sẵn có trên JobOKO.

27/05/2024 12:30

Mẫu powerpoint giới thiệu bản thân đẹp và chuyên nghiệp

Bật mí cách viết CV tiếng Nhật như người bản địa

Khi viết CV tiếng Nhật, ứng viên thường cảm thấy bối rối và thiếu tự tin. Lý do có thể là thiếu kiến thức về cách viết CV theo tiêu chuẩn của Nhật Bản. Nếu đang có chung những nỗi lo này, thì bài viết dưới đây của JobOKO sẽ là giải pháp dành cho bạn.

18/04/2024 07:30

Bật mí cách viết CV tiếng Nhật như người bản địa

Mẫu thư giới thiệu bản thân ngắn gọn khi gửi CV xin việc

Mẫu thư giới thiệu bản thân ngắn gọn khi gửi CV xin việc được sử dụng khá nhiều vì có thể giúp ứng viên thể hiện bản thân tích cực hơn với nhà tuyển dụng. Thông qua những thông tin ngắn gọn và cách diễn đạt khéo léo, bạn sẽ chứng minh được mình là người phù hợp nhất với vai trò, ngay cả khi chưa tham gia phỏng vấn.

08/04/2024 00:00

Mẫu thư giới thiệu bản thân ngắn gọn khi gửi CV xin việc

Tải mẫu sơ yếu lý lịch mới nhất, cách viết chi tiết từ A-Z

Sơ yếu lý lịch là phần không thể thiếu trong các bộ hồ sơ xin việc, giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn tổng quát và đánh giá về ứng viên nhanh chóng nhất. Các bạn hãy cùng tham khảo 4 mẫu sơ yếu lý lịch phổ biến dưới đây để kê khai lý lịch đơn giản và hiệu quả hơn.

26/01/2024 08:30

Tải mẫu sơ yếu lý lịch mới nhất, cách viết chi tiết từ A-Z

Mẫu giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh

Với một số vị trí công việc cần có kỹ năng sử dụng tiếng Anh thành thạo thì công ty, doanh nghiệp sẽ đưa ra cả câu hỏi bằng tiếng Anh để kiểm tra ứng viên. Trong đó, giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh cũng là phần không thể thiếu. Để có câu trả lời thuyết phục nhà tuyển dụng thì mẫu giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh JOBOKO chia sẻ sẽ rất hữu ích với bạn.

11/02/2023 12:30

Mẫu giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh

Mẫu đơn xin thực tập

Dưới đây là những mẫu đơn xin thực tập đúng chuẩn, giúp các bạn sinh viên hoàn thiện thủ tục cần thiết cho quá trình thực tập của mình.

10/02/2023 20:03

Mẫu đơn xin thực tập

6 mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn, phổ biến nhất hiện nay

Bạn đã bao giờ tự hỏi làm thế nào để viết đơn xin nghỉ việc thật ấn tượng và đầy chuyên nghiệp? JobOKO sẽ hướng dẫn từng bước để đảm bảo lá đơn của bạn không chỉ lịch sự mà còn thuyết phục, giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp với công ty cũ. Cùng khám phá bí quyết này nhé!

29/03/2022 12:00

6 mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn, phổ biến nhất hiện nay

Mỹ thuật ứng dụng và triển vọng làm việc trong tương lai

Bạn đã nghe nói tới khái niệm mỹ thuật hay hội họa thế nhưng mỹ thuật ứng dụng thì sao? Bạn có biết thế nào là mỹ thuật ứng dụng và triển vọng làm việc trong tương lai của nó như thế nào? Mỹ thuật ứng dụng có phải là một ngành "hot" cho các bạn trẻ? Hãy cùng JobOKO đi tìm lời giải trong bài viết dưới đây nhé.

31/01/2022 20:03

Mỹ thuật ứng dụng và triển vọng làm việc trong tương lai

Cách viết Email xin từ chức

Viết Email xin từ chức sao cho lịch sự, thuyết phục, chuyên nghiệp đòi hỏi bạn cần có kỹ năng. Với một vài mẹo JobOKO gợi ý, hy vọng bạn sẽ biết nên viết gì trong Email từ chức cũng như làm sao để nghỉ việc mà vẫn tạo ấn tượng tốt với quản lý, ban lãnh đạo và công ty.

19/12/2021 12:30

Cách viết Email xin từ chức

Mẫu báo tường 20/11 đẹp, độc đáo, sáng tạo nhất tri ân thầy cô

Cứ vào mỗi dịp 20/11 ngày Nhà giáo Việt Nam, theo truyền thống các trường THCS thường sẽ tổ chức cuộc thi vẽ báo tường nhằm tôn vinh thầy cô giáo. Mẫu báo tường 20/11 đẹp được nhiều tập thể lớp tìm kiếm để tham khảo, từ đó có thể học hỏi, tự mình thiết kế ra tác phẩm độc đáo, ghi dấu ấn và để lại những kỷ niệm vui vẻ bên thầy cô.

17/11/2021 23:00

Mẫu báo tường 20/11 đẹp, độc đáo, sáng tạo nhất tri ân thầy cô
hỗ trợ ứng viên

Nếu gặp bất cứ vấn đề gì cần hỗ trợ, hãy gọi tới HOTLINE hoặc gửi thư về địa chỉ email bên dưới để được hỗ trợ.

Giải thưởng
của chúng tôi

Top 3

Nền tảng số tiêu biểu của Bộ
TT&TT 2022.

Top 15

Startup Việt xuất sắc 2019 do VNExpress tổ chức.

Top 10

Doanh nghiệp khởi nghiệp sáng tạo Việt Nam - Hội đồng tư vấn kinh doanh ASEAN bình chọn.

Giải Đồng

Sản phẩm công nghệ số Make In Viet Nam 2023.