Mẹo viết thư xin thôi việc

Mục tiêu chính của thư xin nghỉ việc là thông báo cho sếp của bạn biết rằng bạn muốn rời đi. Tuy vậy, bạn phải đảm bảo rằng nội dung thư phù hợp, không ảnh hưởng tiêu cực đến mối quan hệ hiện tại vì sếp và đồng nghiệp của bạn có thể trở thành nguồn tham vấn thông tin hữu ích khi bạn ứng tuyển vào vị trí mới. Vậy làm thế nào để viết đơn xin nghỉ việc lịch sự, thuyết phục nhất?

Cách viết thư xin thôi việc chuyên nghiệp

1. Bao gồm lời chào chính thức

Cho dù bạn đã làm việc tại công ty một thời gian dài, bạn vẫn cần một lời chào tiêu chuẩn trong thư xin nghỉ việc. Cụ thể, bắt đầu bức thư, bạn nên bao gồm: "Kính gửi [tên của sếp]". Điều này sẽ thể hiện thái độ tôn trọng và sự chuyên nghiệp của bạn.

2. Trình bày về ý định xin nghỉ việc của bạn

Thư xin nghỉ việc của bạn cũng cần thể hiện rõ rằng bạn đang xin từ chức và đề cập tới ngày làm việc cuối cùng. Ví dụ: "Tôi viết thư này để xin từ chức khỏi vị trí [chức danh công việc]. Ngày làm việc cuối cùng của tôi sẽ là [ngày]". Tuỳ vào quy định cụ thể của từng công ty và điều khoản hợp đồng bạn đã ký, thời gian nghỉ việc kể từ khi gửi thư có thể khác nhau, nhưng thông thường là khoảng 15 ngày.
Bạn không nên nghỉ đột ngột, vì điều này có thể khiến quá trình bàn giao công việc, sắp xếp nhân sự mới thay thế của công ty gặp nhiều khó khăn.

3. Đề cập đến lý do xin nghỉ việc

Trong phần nội dung của thư xin nghỉ việc, bạn nên đề cập đến lý do bạn quyết định rời đi. Tuỳ vào hoàn cảnh của từng cá nhân mà các lý do này có thể khác nhau. Dù trình bày như thế nào, điều quan trọng nhất là bạn phải tỏ ra trung thực và không nói đến những trải nghiệm tiêu cực.
Dưới đây là một số cách để nói về lý do khiến bạn xin nghỉ việc:

• Tìm được công việc mới: "Tôi đã được nhận vào một ví trí mới [chức danh công việc], và đó sẽ là một cơ hội mới ý nghĩa, cho phép tôi phát triển sự nghiệp tốt hơn. Dù rất tiếc nhưng tôi đã quyết định chấp nhận thử thách này".
• Bắt đầu chương trình đào tạo: "Tôi rất tiếc phải rời khỏi [tên công ty], nhưng tôi đã quyết định tiếp tục học lên chương trình đào tạo Thạc sĩ/Tiến sĩ tại [tên trường]. Tôi sẽ nhập học vào [tháng] tới và buộc phải rời khỏi vị trí công tác hiện tại".
• Lý do sức khoẻ: "Dù rất không muốn nhưng tôi buộc phải rời đi để tiếp nhận chăm sóc y tế trong thời gian dài".
• Lý do cá nhân: "Vợ/chồng tôi chuyển công tác đến [địa điểm], và gia đình tôi đã quyết định chuyển nhà để cô ấy/anh ấy có thể phát triển tốt hơn".
• Vì công ty tái cấu trúc: "Tôi rất biết ơn về lời đề nghị tái phân bổ của anh/chị để tôi có cơ hội đảm nhiệm vị trí mới. Tuy nhiên, sau khi cân nhắc, tôi cảm thấy rằng có lẽ tôi không thực sự phù hợp với công việc đó".
• Trải nghiệm tồi tệ: "Quyết định xin nghỉ việc của tôi dựa trên cả lý do cá nhân và vấn đề định hướng nghề nghiệp, nhưng xin vui lòng hiểu cho tôi rằng tôi đã có một khoảng thời gian vô cùng ý nghĩa tại công ty. Tôi đã học được rất nhiều từ anh/chị, và tôi hi vọng có thể áp dụng những kiến thức này vào công việc tiếp theo của mình".

4. Lời cảm ơn

Thư xin nghỉ việc của bạn nên thể hiện lòng biết ơn đối với những kiến thức và kinh nghiệm mà vị trí công việc đã mang lại cho bạn. Bạn cũng có thể đề cập rằng bạn đánh giá cao cơ hội được làm việc với các đồng nghiệp trong công ty. Nếu có thể, bạn hãy viết tên mọi người và cẩn thận để không bỏ sót bất kỳ ai.

5. Thiện chí

Cuối cùng, khi kết thúc thư xin nghỉ việc, bạn nên thể hiện thiện chí của mình: Chúc công ty tiếp tục phát triển, không ngừng mở rộng, và bày tỏ nguyện vọng rằng bạn muốn giữ liên lạc với mọi người. Ví dụ: "Tôi hy vọng rằng chúng ta có thể tiếp tục mối quan hệ và biết đâu sẽ có cơ hội hợp tác trong tương lai. Tôi xin phép được gửi lời chúc tốt đẹp nhất đến công ty và mọi người".
Thiện chí của bạn cũng có thể được thể hiện qua việc sẵn sàng hỗ trợ bàn giao công việc cũng như đào tạo nhân viên mới thay thế.
Nhìn chung, khi viết thư xin nghỉ việc, bạn cần tìm những từ thích hợp để giải thích với sếp và đồng nghiệp lý do bạn từ chức, bày tỏ lòng biết ơn của mình. Dù bạn đã có những trải nghiệm tuyệt vời hay tồi tệ tại công ty, hãy cố gắng duy trì thái độ chuyên nghiệp nhưng cởi mở, thiện chí. Bạn hãy nhớ rằng, xin nghỉ việc, đừng để sếp đánh giá bạn là người thiếu chuyên nghiệp nhé.