Cách viết CV xin việc Thư ký

Trợ lý Giám đốc hay còn gọi là Thư ký chịu trách nhiệm hỗ trợ trực tiếp cho Giám đốc hoặc trưởng một bộ phận trong công ty. Ở thị trường lao động hiện nay, có một sự cạnh tranh khốc liệt cho vị trí này. Do đó, để thành công đạt được công việc mong muốn, điều đầu tiên bạn cần làm đó là có một bản CV xin việc nổi bật.

MỤC LỤC:
1. Những thông tin cần có trong CV xin việc thư ký
2. Cách viết CV xin việc thư ký
3. Những điều cần lưu ý khi viết CV xin việc thư ký

Hướng dẫn cách viết CV xin việc Thư ký chuẩn, chuyên nghiệp

1. Những thông tin cần có trong CV xin việc thư ký

Một bản CV xin việc đầy đủ và chuyên nghiệp nói chung, CV xin việc thư ký nói riêng sẽ cần bao gồm những thông tin dưới đây:

1.1. Thông tin liên lạc

Trong phần này bạn cần cung cấp họ tên, địa chỉ, số điện thoại và Email cá nhân. Đừng quên trích dẫn các kênh liên hệ thay thế cũng như URL Facebook của bạn.

1.2. Tóm tắt chuyên môn

Với phần chuyên môn, nhiệm vụ của bạn là mô tả tổng quan về nền tảng, kinh nghiệm và kỹ năng trong ngành của mình ngắn gọn trong 1-3 câu. Nên tạo ấn tượng ban đầu tích cực đến nhà tuyển dụng ngay từ phần này.

1.3. Trình độ học vấn

Tiếp theo với phần trình độ học vấn, bạn cung cấp đầy đủ thông tin về các bằng cấp mà mình đã đạt được cùng tên trường, tên bằng và thời gian hoàn thành khóa học. Các chứng chỉ đang trong thời gian hoàn thành cũng nên bổ sung liệt kê vào đây. Thông thường, vị trí thư ký sẽ yêu cầu bằng tốt nghiệp cao đẳng, đại học trở lên.

Đọc thêm: Cách ghi trình độ học vấn khi làm CV xin việc

1.4. Kinh nghiệm chuyên môn

CV xin việc không nên dài quá 2 trang vì vậy bạn chỉ cần liệt kê những kinh nghiệm hay vị trí công việc liên quan trong vòng 10 năm trở lại đây.

1.5. Kinh nghiệm liên quan khác

Bên cạnh công việc của thư ký, bạn có thể liệt kê những kinh nghiệm làm việc khác có liên quan miễn là vẫn thuộc lĩnh vực hành chính. Bạn có thể trình bày chi tiết các nhiệm vụ công việc đã đảm nhận nếu có ít hơn 5 năm kinh nghiệm hành chính. Nếu không, chỉ liệt kê tên công ty, chức vụ và thời gian làm việc để đảm bảo không có khoảng trống trong phần kinh nghiệm.

1.6. Kỹ năng

Hãy kết hợp các từ khóa và thuật ngữ có trong mô tả công việc và sắp xếp chúng một cách hợp lý để CV của bạn thêm phần nổi bật.

1.7. Chứng chỉ

Hãy bắt đầu với các chứng chỉ hoặc văn bằng bạn có sau khi hoàn thành hệ đào tạo chính quy. Ứng viên có thể liệt kê bất cứ khóa học, hội thảo hay chương trình phát triển chuyên môn nào đem lại giá trị cho vị trí Thư ký như quản lý cơ sở dữ liệu, quản lý lịch, hệ thống nộp hồ sơ ảo, giải quyết xung đột, kỹ thuật quản lý khủng hoảng và nghi thức văn phòng.

Đọc thêm: Nên ghi phần chứng chỉ như thế nào trong CV xin việc?

Nên đề cập những gì trong CV xin việc Thư ký?

2. Cách viết CV xin việc Thư ký

2.1. Viết bản tóm tắt chuyên môn

Các nhà tuyển dụng không quá quan tâm đến mục tiêu nghề nghiệp cá nhân của bạn. Cái họ muốn biết chỉ là năng lực cốt lõi, thành tích cũng như kỹ năng và kinh nghiệm có thể đem lại giá trị cho công ty.

Nhà tuyển dụng muốn thấy ngay rằng liệu bạn có thể xử lý nhiều công việc một lúc, hữu ích trong hỗ trợ cho quản lý, nhân viên hay khách hàng hoặc giải quyết vấn đề kịp thời. Vì vậy, hãy đảm bảo bản tóm tắt chuyên môn ngắn gọn và đúng trọng tâm.

Bắt đầu bản tóm tắt chuyên môn của bạn bằng số năm kinh nghiệm trong ngành cùng 1-2 nhiệm vụ chính mà bạn đã đảm nhiệm trước đây. Bạn có thể tận dụng phần mục đích công việc (thường là đoạn đầu tiên của mô tả công việc) để tạo thông tin trong phần này của CV.

Tiếp đó là một câu nói về những phẩm chất nổi bật có thể làm tăng giá trị cho bộ phận kinh doanh. Nhà tuyển dụng sẽ quan tâm đến việc bạn có "kỹ năng văn thư vững vàng không, có là một người có định hướng không, có khả năng đa nhiệm xuất sắc và chuyên nghiệp trong việc xử lý các tình huống khó khăn hay không". Và điều quan trọng cần lưu ý đó là những kỹ năng này phải được chứng minh bằng các ví dụ trong phần kinh nghiệm chuyên môn.

2.2. Làm nổi bật thành tích

Mục thành tích đóng vai trò quan trọng quyết định xem liệu bạn có lọt vào danh sách các ứng viên phỏng vấn hay không. Bạn có thể viết thành tích của mình trong một phần riêng của CV hoặc đưa chúng vào bản mô tả công việc bằng cách thêm một số yếu tố nổi bật.

Hãy tập trung vào những thành tích có thể khiến bạn tự hào và trở nên nổi bật trong vô số các ứng viên khác. Và đừng quên mô tả những thành tích này bằng các con số.

2.3. Cung cấp trình độ học vấn

Bất kể bạn có bằng cấp hay không thì phần học vấn vẫn là một phần cơ bản cần có trong CV. Ngày nay, thư ký có thể tiếp cận nhiều khóa học trực tuyến, sự kiện, hội thảo hoặc các văn bằng, chứng chỉ giúp ích cho việc phát triển năng lực nghề nghiệp.

Ứng viên cần liệt kê tất cả bằng cấp của mình kèm tên trường, tên bằng và thời gian hoàn thành theo thứ tự thời gian đảo ngược. Bạn cũng có thể nhắc tới bằng tốt nghiệp trung học phổ thông của mình trong trường hợp có dưới 5 năm kinh nghiệm làm việc.

2.4. Lưu ý các kỹ năng

Giống với nhiều ngành nghề khác, vị trí Thư ký cũng đòi hỏi một số kỹ năng cốt lõi mà các ứng viên cần phải có như tin học văn phòng, viết báo cáo, tổ chức sự kiện.... Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng cũng coi trọng các kỹ năng mềm hay kỹ năng cá nhân khác như kỹ năng giao tiếp, đa nhiệm, linh động.... Đây là những đặc điểm tính cách cho thấy bạn phù hợp với vai trò Thư ký. Hãy ghi những điều này vào mục tóm tắt và thành tích của bạn.

Đọc thêm: Các kỹ năng cần có trong CV

3. Những điều cần lưu ý khi viết CV xin việc thư ký

Bạn chỉ có 6 giây để tạo được ấn tượng với nhà tuyển dụng. Do đó, bạn cần làm nổi bật những giá trị quan trọng nhất của mình trong bản tóm tắt chuyên môn để nhà tuyển dụng thấy được bạn là một ứng viên tiềm năng cho vị trí này.

Bên cạnh đó, bạn cần phân biệt khái niệm thư ký và trợ lý văn phòng. Thư ký là người chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ hành chính, lập kế hoạch và tổ chức liên quan đến việc duy trì một doanh nghiệp. Họ khác với trợ lý văn phòng ở chỗ phạm vi công việc tập trung vào nhiều nhân viên thay vì một cá nhân cụ thể nào đó. Vì vậy, hãy cung cấp thông tin ngắn gọn về bộ phận mình làm việc và số lượng nhân viên khi bạn đảm nhận vị trí thư ký.

Những điều cần lưu ý để CV xin việc Thư ký ấn tượng, thuyết phục

Ngoài ra, bạn cũng cần nắm rõ cách phân loại thư ký hiện nay trên thị trường lao động để có thể trình bày những kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp nhất trong CV của mình:

• Thư ký chung: Thực hiện nhiều nhiệm vụ văn thư như nộp đơn, đánh máy, gửi fax và sao chép cũng như sàng lọc và chuyển các cuộc gọi của các bộ phận tổng hợp như marketing, tài chính, logistics, nhân sự,...
• Thư ký pháp lý: Làm việc trong văn phòng luật sư hoặc bộ phận pháp lý, Vị trí này thường yêu cầu ứng viên có thêm bằng cấp và chứng chỉ pháp lý để thực hiện một số công việc đặc thù.
• Thư ký công ty: Có vai trò chuyên trách cao, làm việc với thành viên hội đồng quản trị, đảm bảo tài liệu của công ty tuân thủ đúng quy định, chuẩn bị báo cáo và thư từ cho các cuộc họp đại hội đồng cổ đông và giám sát quá trình sáp nhập và mua lại của công ty.
• Thư ký y tế: Hỗ trợ giấy tờ cho các nhân viên y tế và bác sĩ. Đối với vai trò này, bạn cần có kiến thức về thuật ngữ y tế cũng như các thuật ngữ quản lý bệnh viện và bảo hiểm y tế. Vì vậy, thư ký y tế thường phải hoàn thành bằng cấp sau đại học trong lĩnh vực quản trị lâm sàng.

Cuối cùng, bạn cần làm nổi bật là phạm vi hoặc cấp độ của vai trò của mình. Nếu bạn vừa thực hiện các công việc văn thư thông thường như việc nộp đơn, soạn thảo thư, đánh máy tài liệu và lập biên bản vừa được giao các nhiệm vụ khác như lên lịch họp, xử lý phản hồi và vận hành hệ thống thư điện tử thay mặt cho bộ phận, đừng ngần ngại viết vào CV để làm nổi bật kỹ năng đa nhiệm của mình.

Việc tạo CV xin việc thư ký sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều khi bạn nắm chắc được những quy tắc và lưu ý cần thiết. Với những thông tin được chia sẻ trên đây, Joboko.com hy vọng bạn sẽ sớm có được công việc mơ ước của mình nhé.