Cách viết CV xin việc Trợ lý hành chính

Trợ lý hành chính thường làm việc trong bộ phận hành chính nhân sự (đôi khi cũng có thể là các bộ phận khác như kinh doanh, bán hàng...). Công việc chính sẽ là hỗ trợ đánh máy, in ấn, chuẩn bị giấy tờ, lưu trữ hồ sơ, sắp xếp thời gian, chuẩn bị cho các cuộc họp hoặc liên quan. Mặc dù là vai trò trợ lý, hỗ trợ nhưng vị trí này rất quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động của bộ phận, thậm tác động đến nhịp độ công việc tại văn phòng. CV xin việc trợ lý hành chính cần phải thực sự chỉn chu, cho thấy sự cẩn thận, chu đáo của ứng viên.

MỤC LỤC:
I. Thông tin nhất định phải có trong CV xin việc Trợ lý hành chính
II. Mẫu CV xin việc Trợ lý hành chính
III. Cách viết CV xin việc Trợ lý hành chính​
IV. Tiêu chuẩn tuyển dụng Trợ lý hành chính

Viết CV xin việc nhân viên trợ lý hành chính có khó không?

I. Thông tin nhất định phải có trong CV xin việc Trợ lý hành chính

Mỗi bản CV mà thiếu đi phần thông tin trọng tâm thì rất khó để theo dõi. Vì thời gian nhà tuyển dụng dành để đọc CV của ứng viên thường rất ngắn ngủi, chỉ khi thấy ấn tượng và đủ thu hút họ mới xem kỹ hơn nên việc đầu tiên ứng viên phải làm ngay cả trước khi bắt tay vào viết CV là xác định xem đâu là thông tin chủ đạo bạn muốn chia sẻ, nhấn mạnh trong toàn bộ hồ sơ xin việc của mình.
Về cơ bản, CV xin việc trợ lý hành chính không thể thiếu thông tin về kỹ năng mềm và bạn cũng đừng quên nói về quy mô phòng ban, công ty bạn từng làm việc. Đó đều là những gì mà nhà tuyển dụng quan tâm nhất, muốn được thấy khi xét duyệt CV và đưa ra quyết định mời ứng viên đến phỏng vấn hay không.

II. Mẫu CV xin việc Trợ lý hành chính

III. Cách viết CV xin việc Trợ lý hành chính​

1. Thông tin cá nhân

CV xin việc không thể thiếu phần thông tin cá nhân của ứng viên, dù cho bạn ứng tuyển vào vị trí nào. Từ họ tên đến năm sinh, số điện thoại hay địa chỉ email đều phải được liệt kê đầy đủ. Khi viết phần này trong CV xin việc trợ lý hành chính, bạn nhất định phải tránh lỗi chính tả hay sai, thiếu ký tự/chữ số. Ngoài ra, phần ảnh của CV cũng nên chọn ảnh tạo cảm giác dễ chịu, mỉm cười nhẹ nhàng, tự nhiên và không quá cứng nhắc, nghiêm túc.

Hướng dẫn cách viết thông tin cá nhân trong CV xin việc chuyên nghiệp

2. Mục tiêu nghề nghiệp

Có thể không phải tất cả các nhà tuyển dụng đều sẽ đọc kỹ phần mục tiêu nghề nghiệp trong CV xin việc trợ lý hành chính nhưng bạn vẫn cần suy nghĩ xem mình nên viết gì thì hợp lý. Trong trường hợp nhà tuyển dụng lướt qua và thấy nội dung không phù hợp, bạn vẫn phải đối mặt với nguy cơ bị loại chỉ vì lỡ xuề xòa ở phần này.
Bạn nên viết dựa theo mục tiêu ngắn hạn hoặc dài hạn của bản thân và đảm bảo sao cho chúng hợp với kinh nghiệm, trình độ của bạn để không bị đánh giá là không cầu tiến hoặc không tự biết mình. Dĩ nhiên, dù mục tiêu của bạn là gì thì hãy chắc chắn rằng bạn sẽ đóng góp cho công ty thật nhiều nhé.
Gợi ý:

• Dùng kinh nghiệm và kỹ năng hành chính văn phòng đã thành thạo để hỗ trợ tốt nhất cho các nhiệm vụ công việc, mang lại hiệu suất cao và đóng góp vào sự phát triển chung của công ty.
• Học hỏi, phát triển các kỹ năng mềm, học về kỹ năng quản lý hành chính nhân sự.
• Phấn đấu trở thành nhân viên/chuyên viên hành chính nhân sự sau 2 năm.

Đọc thêm: Mục tiêu nghề nghiệp là gì? Cách viết mục tiêu công việc

3. Học vấn

Trợ lý hành chính không phải vai trò yêu cầu quá cao đối với trình độ hay bằng cấp. Thông thường, nhà tuyển dụng chỉ cần ứng viên có từ bằng trung cấp trở lên. Các chuyên ngành phù hợp nhất là Hành chính, Quản trị nhân lực, Luật, Khoa học xã hội, Báo chí - Truyền thông, Ngoại ngữ hoặc làm trái ngành. Dù bằng cấp của bạn là gì, hãy viết chính xác trong CV xin việc và chỉ nên từ bằng trung cấp trở lên, không cần liệt kê năm tốt nghiệp THPT.

Gợi ý: Trường Cao đẳng Sài Gòn (9/2018 - 6/2021)

• Ngành: Quản trị nhân sự
• Xếp loại: Khá.

4. Kinh nghiệm

Như đã đề cập, thường thì các bạn tìm việc làm trợ lý hành hầu như chưa có nhiều kinh nghiệm, có thể là mới ra trường hoặc chuyển từ công việc khác sang, muốn học hỏi trong lĩnh vực mới. Do đó, viết phần kinh nghiệm trong CV xin việc trợ lý hành chính không thực sự đơn giản vì nếu không biết một số mẹo, bạn có thể khiến phần này sơ sài vì quá ngắn hoặc vì "chẳng có mấy thông tin" để chia sẻ.
Bạn có thể phân biệt rõ xem mình có kinh nghiệm làm trợ lý hành chính hay chưa? Nếu chưa thì bạn từng đi làm các công việc khác hay đã đi thực tập, làm thêm? Thậm chí là nghĩ đến việc nếu hoàn toàn chưa có bất kỳ trải nghiệm nào thì phải viết gì trong CV xin việc trợ lý hành chính. Tự trả lời trung thực các câu hỏi này là tiền đề để bạn viết kinh nghiệm chính xác và thuyết phục nhất.
Dĩ nhiên, các bạn có kinh nghiệm thì dễ viết nhất. Bạn chỉ cần liệt kê 2 - 3 kinh nghiệm, theo thứ tự thời gian đảo ngược và bao gồm tên công ty, thời gian làm việc, nhiệm vụ chính của bạn là gì, đã học được gì hoặc đạt được thành tích gì.
Gợi ý: Công ty CP Công nghệ ABH, Trợ lý hành chính (5/2020 - nay)

• Làm các công việc hỗ trợ tại phòng hành chính nhân sự 5 nhân viên như: Soạn thảo, in ấn, lưu trữ hồ sơ trên hệ thống và bản cứng, chuẩn bị cho các cuộc họp và ghi biên bản cuộc họp, hỗ trợ tuyển dụng, các hoạt động truyền thông nội bộ.
• Thành thạo kỹ năng hành chính văn phòng, giao tiếp và tương tác; hiểu và quen thuộc với quy trình tuyển dụng nhân sự và quản lý hành chính nhân sự.

Nên đề cập Kinh nghiệm làm việc trong CV xin việc Trợ lý hành chính như thế nào?

Đối với các bạn chỉ mới đi thực tập hoặc chưa đi làm ở bất cứ đâu hay trong bất cứ vai trò nào thì có thể chỉ có 1 - 2 thông tin trong phần kinh nghiệm. Nếu chưa từng đi làm thì bạn sẽ phải ghi sự thật là chưa từng đi làm vì bận học không sắp xếp được thời gian, nhấn mạnh mình có nền tảng kiến thức, kỹ năng ổn, kết quả học tập tốt...
Gợi ý: Công ty TNHH Kinh doanh MPH, Thực tập sinh hành chính nhân sự (2/2021 - 4/2021)

• Hỗ trợ một số công việc ở bộ phận hành chính nhân sự, chủ yếu là in ấn và lưu trữ dữ liệu, hồ sơ, đăng tin tuyển dụng trên mạng xã hội.
• Làm quen với quy trình làm việc tại công ty vừa và nhỏ, hiểu về cách thức hoạt động và tác động của bộ phận hành chính nhân sự tới hoạt động của doanh nghiệp; phát triển kỹ năng giao tiếp và tương tác.

5. Kỹ năng

Thực tế, kỹ năng trong CV xin việc trợ lý hành chính là phần còn quan trọng hơn cả học vấn. Viết phần này đầy đủ, chính xác và "hợp ý" nhà tuyển dụng, bạn sẽ gần như nắm chắc được cơ hội phỏng vấn. Ứng viên nhất định phải hiểu rõ rằng, bạn không thể chỉ viết dựa theo những yêu cầu trong mô tả công việc của nhà tuyển dụng khi bạn không có những kỹ năng đó. Lời khuyên của JobOKO là bạn làm sao để cân đối, viết theo thứ tự ưu tiên những kỹ năng bạn có và bạn tin rằng đó là kỹ năng nhà tuyển dụng đang tìm kiếm.

• Kỹ năng hành chính và tin học văn phòng.
• Kỹ năng sắp xếp công việc.
• Kỹ năng quản lý thời gian.
• Kỹ năng giao tiếp và tương tác tốt.
• Kỹ năng ngoại ngữ (trong trường hợp làm ở công ty nước ngoài).
• Chăm chỉ, cẩn thận.

6. Sở thích

Sở thích có thể không phải phần bắt buộc phải có trong các bản CV ứng tuyển những vị trí cấp cao, tuy nhiên, với trợ lý hành chính thì ứng viên nên viết phần này để giới thiệu bản thân kỹ hơn về tính cách, thói quen. Những bạn có tính cách hòa nhã, khả năng thích nghi tốt, thích giúp đỡ mọi người... thường được nhà tuyển dụng đánh giá cao và cho là phù hợp với vai trò trợ lý.
Sở thích của từng cá nhân không giống nhau, và bạn có thể thích thể thao, hoạt bát, thích giao tiếp hay thích yên tĩnh, đọc sách, nghe nhạc... Thế nhưng, khi viết CV xin việc trợ lý hành chính, bạn không nên bao gồm các sở thích cho thấy bạn quá hướng ngoại vì dễ khiến bạn khó thích nghi với công việc có phần hơi "nhàm chán" vì tính chất hỗ trợ và lặp đi lặp lại.

Đọc thêm: Mẹo ghi sở thích trong CV xin việc

7. Tham chiếu

Đối với phần tham chiếu thông tin, ứng viên có thể viết vào CV xin việc trợ lý hành chính từ 1 - 2 liên hệ để nhà tuyển dụng chứng thực thông tin (nếu cần) trong một số trường hợp. Mặc dù đây là một phần không mấy quan trọng nhưng lại không thể bỏ qua trong CV của bạn.

Đọc thêm: Cách ghi người tham chiếu khi viết CV xin việc

Kết lại, JobOKO.com khuyên bạn chỉ nên viết CV có độ dài không quá 2 mặt giấy A4, sau khi hoàn thành, cần đọc soát lại để phát hiện lỗi trình bày, căn chỉnh sao cho dễ theo dõi nhất. Hy vọng những thông tin về cách viết CV xin việc nhân viên trợ lý hành chính trên có ích đối với bạn.