Hồ sơ xin việc gồm những gì? Mẫu hồ sơ chuẩn 2026

I. Hồ sơ xin việc là gì? Đặc điểm hồ sơ xin việc từng lĩnh vực

Hồ sơ xin việc (hay hồ sơ ứng tuyển) là tập hợp các văn bản, giấy tờ pháp lý và tóm tắt bản thân, năng lực cá nhân của ứng viên khi đi xin việc. Từ các nhóm giấy tờ này, nhà tuyển dụng sẽ nắm được các thông tin quan trọng về ứng viên.

Thực tế, tùy vào đơn vị bạn ứng tuyển mà bộ hồ sơ "chuẩn" sẽ có sự khác biệt rõ rệt:

• Tại các Cơ quan Nhà nước & Doanh nghiệp có vốn đầu tư Nhà nước (như Tập đoàn Dầu khí Việt Nam - PVN, EVN): Hồ sơ là tập hợp các văn bản có tính pháp lý cao, thường phải tuân thủ nghiêm ngặt theo Nghị định 115/2020/NĐ-CP về tuyển dụng công chức, viên chức.
• Tại các Ngân hàng lớn (như Vietcombank, Agribank, BIDV): Hồ sơ xin việc yêu cầu sự chỉn chu tuyệt đối về hình thức và tính xác thực của các loại bằng cấp.
• Tại các Doanh nghiệp tư nhân & FDI (như Samsung, Vingroup): Hồ sơ lại thiên về tính hiệu quả, tập trung vào CV và các chứng chỉ kỹ năng thực tế để "chào mời" năng lực của ứng viên tới nhà tuyển dụng.

II. Hồ sơ xin việc gồm những gì? Giấy tờ chuẩn 2026 & mẫu tải

Hiện nay, kể cả Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP đều không có quy định nào về thành phần trong hồ sơ xin việc. Trên thực tế, tùy từng doanh nghiệp và vị trí việc làm, yêu cầu về giấy tờ xin việc có thể sẽ khác nhau. Tuy nhiên, dựa theo khảo sát của JobOKO, các giấy tờ cốt lõi của hồ sơ xin việc bao gồm 6 loại sau:

1. Sơ yếu lý lịch tự thuật

Sơ yếu lý lịch tự thuật là tài liệu ghi nhận các thông tin cơ bản về nhân thân, hoàn cảnh gia đình, quá trình học tập và công tác của ứng viên. Đây là giấy tờ được nhiều cơ quan nhà nước, doanh nghiệp lớn hoặc doanh nghiệp sản xuất yêu cầu khi hoàn thiện hồ sơ nhận việc.

• Lưu ý: Phải dán ảnh 4x6 và đóng dấu giáp lai lên ảnh. Khi đi công chứng tại UBND xã/phường, bạn cần mang theo sổ hộ khẩu (hoặc giấy xác nhận cư trú) và CCCD bản gốc để đối chiếu.

2. Đơn xin việc (Viết tay hoặc Đánh máy)

Đơn xin việc là văn bản thể hiện mong muốn được ứng tuyển vào vị trí cụ thể, đồng thời giới thiệu ngắn gọn về bản thân và lý do bạn phù hợp với công việc.
Hiện nay, doanh nghiệp thường chấp nhận cả hai hình thức:

• Đơn xin việc viết tay: Phù hợp với một số cơ quan nhà nước, trường học hoặc doanh nghiệp có yêu cầu riêng.
• Đơn xin việc đánh máy: Được sử dụng phổ biến khi ứng tuyển online với ưu điểm dễ trình bày chuyên nghiệp, dễ chỉnh sửa và cá nhân hóa theo từng vị trí.

3. CV xin việc (Curriculum Vitae)

Nếu đơn xin việc thể hiện mong muốn ứng tuyển thì CV xin việc là tài liệu giúp nhà tuyển dụng đánh giá năng lực của ứng viên. Một CV chuẩn nên có các nội dung: thông tin cá nhân, mục tiêu nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc, học vấn, kỹ năng chuyên môn, chứng chỉ, giải thưởng, dự án hoặc thành tích nổi bật.

4. Giấy khám sức khỏe (Mẫu khổ A3 hoặc A4)

Giấy khám sức khỏe là căn cứ để doanh nghiệp đánh giá tình trạng sức khỏe của ứng viên trước khi ký hợp đồng lao động. Khi khám, bạn cần lưu ý:

• Thực hiện tại bệnh viện hoặc cơ sở y tế đủ điều kiện.

• Giấy khám còn thời hạn theo yêu cầu của doanh nghiệp (thường từ 6-12 tháng).

• Điền đầy đủ thông tin và có chữ ký, dấu xác nhận của cơ sở khám bệnh.

Mẹo: Bạn nên đến các bệnh viện tuyến Quận/Huyện trở lên (có thẩm quyền khám sức khỏe cho người đi làm theo Thông tư 32/2023/TT-BYT). Tránh mua các loại giấy "khám nhanh" không rõ nguồn gốc vì NTD có thể kiểm tra mã số bệnh viện.

5. Bằng cấp, chứng chỉ và giấy tờ định danh

Đây là nhóm giấy tờ giúp doanh nghiệp xác minh thông tin cá nhân và trình độ chuyên môn của ứng viên. Tùy yêu cầu của doanh nghiệp, đó có thể là bản sao CCCD, bằng tốt nghiệp, giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời, chứng chỉ ngoại ngữ, chứng chỉ tin học, chứng chỉ nghề nghiệp, bảng điểm,...

• Bản sao bằng tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng (hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời).
• Bản sao các chứng chỉ ngoại ngữ (IELTS, TOEIC), tin học văn phòng.
• Bản sao Căn cước công dân (CCCD) công chứng 2 mặt trên cùng một khổ giấy A4.
• Ảnh thẻ (chuẩn bị 2-4 tấm 3x4 và 4x6 bỏ vào phong bì riêng để tránh bị thất lạc).

6. Ảnh thẻ/ảnh hồ sơ

• Ảnh kích thước 3x4 hoặc 4x6 theo yêu cầu.
• Ảnh chụp trong vòng 6 tháng gần nhất.
• Trang phục lịch sự, đầu tóc gọn gàng, nền sáng hoặc xanh.

III. Hướng dẫn viết hồ sơ xin việc chuyên nghiệp chi tiết nhất 2026

1. Cách ghi vỏ túi hồ sơ

Vỏ túi hồ sơ là thứ đập vào mắt NTD đầu tiên. Hãy dùng bút bi cùng màu (ưu tiên màu xanh) để liệt kê chính xác những gì có bên trong.

• Họ và tên: Viết CHỮ IN HOA có dấu (Ví dụ: NGUYỄN VĂN A).
• Vị trí ứng tuyển: Ghi rõ chức danh, ví dụ: "Ứng tuyển vị trí Nhân viên SEO Content" hoặc "Công nhân kỹ thuật - Xưởng lắp ráp 1".
• Danh mục giấy tờ: Tích chọn hoặc liệt kê những giấy tờ thực tế bạn bỏ vào bên trong (Sơ yếu lý lịch, Đơn xin việc, Bản sao bằng tốt nghiệp...).

2. Cách ghi Sơ yếu lý lịch tự thuật

• Đây là phần dễ sai sót nhất. Bạn cần đối chiếu kỹ với CCCD và sổ hộ khẩu
• Điền đầy đủ, trung thực các thông tin cá nhân.
• Dán ảnh theo đúng quy định (thường là ảnh 4x6).
• Có xác nhận của UBND xã/phường hoặc cơ quan có thẩm quyền (nếu doanh nghiệp yêu cầu).
• Thời gian xác nhận nên còn hiệu lực theo quy định của đơn vị tuyển dụng (thường trong vòng 6 tháng).

 Lưu ý: Đối với nhiều doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty công nghệ, sơ yếu lý lịch thường chỉ được yêu cầu sau khi ứng viên trúng tuyển.

3. Cách viết đơn xin việc thuyết phục

Một đơn xin việc hiệu quả nên làm nổi bật:

• Lý do ứng tuyển.
• Kinh nghiệm và kỹ năng liên quan.
• Giá trị bạn có thể mang lại cho doanh nghiệp.
• Mong muốn được tham gia phỏng vấn.

4. Cách viết CV xin việc "chốt đơn" nhà tuyển dụng

Để tăng tỷ lệ vượt qua hệ thống ATS, hãy điều chỉnh nội dung CV theo từng mô tả công việc thay vì sử dụng một mẫu chung cho mọi vị trí. Dù là sinh viên mới ra trường hay người đã có kinh nghiệm, CV của bạn cần tập trung vào 3 phần cốt lõi:

• Mục tiêu nghề nghiệp: Hãy viết cụ thể theo tiêu chí tuyển dụng trong JD, ví dụ: "Mong muốn ứng tuyển vị trí chuyên viên HR tại Hòa Phát để được phát triển kỹ năng tuyển dụng và quản trị nhân sự tại công ty có quy mô lớn".
• Kinh nghiệm làm việc: Liệt kê theo thứ tự thời gian đảo ngược (gần nhất ở trên cùng). Sử dụng các con số để minh chứng: "Tăng 20% doanh số trong quý II" thay vì chỉ nói "Bán hàng tốt".
• Kỹ năng: Chỉ ghi các kỹ năng liên quan trực tiếp đến vị trí ứng tuyển (ví dụ: Nếu ứng tuyển vị trí kế toán, cần nhấn mạnh việc sử dụng thành thạo phần mềm kế toán MISA,..).

4. Hướng dẫn chuẩn bị các giấy tờ đi kèm khác

• Giấy khám sức khỏe: Phải là bản gốc có dấu tròn của bệnh viện. Nếu nộp vào các đơn vị như Vietnam Airlines, hãy đảm bảo bạn khám đủ các danh mục cận lâm sàng theo yêu cầu riêng của họ.
• Bằng cấp/Chứng chỉ: Photo công chứng trên khổ giấy A4, không nên cắt nhỏ bằng cấp vì sẽ gây khó khăn cho việc lưu trữ hồ sơ tại phòng nhân sự.
• Ảnh thẻ: Ghi họ tên và ngày sinh vào mặt sau của ảnh trước khi dán vào hồ sơ để tránh trường hợp ảnh bị bong tróc, thất lạc.

III. Hồ sơ xin việc online và Hồ sơ giấy: Nên chọn loại nào?

Hồ sơ xin việc online là phiên bản kỹ thuật số của bộ hồ sơ giấy. Ứng viên chỉ cần chuẩn bị file PDF hoặc ảnh scan rõ nét các giấy tờ thay vì nộp bản cứng. Thông thường, bộ hồ sơ online bao gồm: CV xin việc, đơn xin việc/Cover Letter, bản scan (CCCD, bằng cấp, chứng chỉ), Portfolio (nếu ứng tuyển các vị trí như Thiết kế, Marketing, Content, IT...).

⇒ Tùy thuộc vào yêu cầu của đơn vị ứng tuyển mà bạn lựa chọn hình thức hồ sơ phù hợp.
Lưu ý: Nếu nộp hồ sơ online qua email, hãy luôn chuyển file sang định dạng PDF. Tuyệt đối không gửi file Word (.doc) vì rất dễ bị lỗi font chữ khi NTD mở trên máy tính.

V. Những lưu ý để hồ sơ không bị loại đáng tiếc

Phân tích từ dữ liệu tuyển dụng của JobOKO, có đến 40% hồ sơ bị loại tại các đơn vị lớn như Thaco, Hòa Phát hay các ngân hàng khối Big4, không phải do ứng viên thiếu năng lực, mà bởi những sai sót "ngớ ngẩn" trong khâu chuẩn bị hồ sơ. Hãy kiểm tra kỹ bản checklist dưới đây trước khi nhấn nút "Gửi" hoặc nộp trực tiếp:

1. Hình thức chỉn chu: Sạch sẽ và không gạch xóa

Đối với hồ sơ giấy nộp vào các Cơ quan Nhà nước hay ngân hàng, việc gạch xóa bằng bút xóa hoặc viết sai chính tả trên Sơ yếu lý lịch là điều tối kỵ. Nó thể hiện sự thiếu tôn trọng và tính cẩu thả. Nếu viết sai, hãy kiên nhẫn thay bằng một tờ khai mới.

2. Chú ý thời hạn của giấy tờ pháp lý

Hầu hết các đơn vị như Samsung hay Viettel đều yêu cầu giấy khám sức khỏe và các bản sao công chứng (CCCD, bằng cấp) phải có thời hạn trong vòng 06 tháng tính đến ngày nộp. Đừng cố tận dụng những bản công chứng từ năm trước, NTD sẽ đánh giá bạn không có sự chuẩn bị nghiêm túc cho đợt tuyển dụng này.

3. Ảnh thẻ: Phải là ảnh "thực sự" nghiêm túc

Nhiều bạn trẻ mắc lỗi dùng ảnh selfie hoặc ảnh cắt từ ảnh đi chơi để dán vào hồ sơ. Tại các môi trường chuyên nghiệp như ngân hàng, công ty nước ngoài, hãy sử dụng ảnh thẻ phông nền xanh hoặc trắng, mặc áo sơ mi có cổ, tóc tai gọn gàng. Điều này tạo thiện cảm ngay lập tức về một ứng viên có kỷ luật.

4. Đặt tên file và tiêu đề Email (Khi nộp Online)

Khi gửi hồ sơ qua mail cho HR, đừng bao giờ để tiêu đề trống hoặc chỉ ghi vỏn vẹn "Hồ sơ xin việc".

• Công thức chuẩn tham khảo: [Vị trí ứng tuyển] – [Họ tên]​ - [Ngày nộp].

Đồng thời, hãy gom tất cả giấy tờ (CV, bằng cấp, chứng chỉ) vào một file PDF duy nhất hoặc nén lại thành folder có tên rõ ràng để HR dễ dàng lưu trữ.

 Mẹo: Trước khi bỏ giấy tờ vào túi hồ sơ, hãy sắp xếp theo thứ tự: Sơ yếu lý lịch -> CV -> Đơn xin việc -> Bằng cấp -> Giấy khám sức khỏe. Sự ngăn nắp này giúp HR dễ dàng kiểm tra và ngầm đánh giá cao tư duy logic của bạn.

VI. Một số câu hỏi thường gặp

1. Hồ sơ xin việc cần công chứng những giấy tờ gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2024 và khoản 1,2,3, khoản 4 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các giấy tờ trong hồ sơ xin việc bạn cần xin công chứng gồm: sơ yếu lý lịch, bản photo căn cước công dân, bản photo sổ hộ khẩu, bản photo giấy khai sinh, bản photo bằng tốt nghiệp. Còn đơn xin việc và CV xin việc không cần công chứng.

2. Xin dấu hồ sơ xin việc ở đâu?

Dựa trên Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bạn có thể xin công chứng tại:

• Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

• Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn

• Tổ chức hành nghề công chứng gồm văn phòng công chứng và phòng công chứng

3. Hồ sơ xin việc công nhân gồm những gì?

Thông thường, hồ sơ xin việc công nhân sẽ gồm: đơn xin việc, bản sao CCCD, sơ yếu lý lịch (có chứng thực), bản sao bằng cấp (có chứng thực), giấy khám sức khỏe còn thời hạn, ảnh chân dung.

4. 1 bộ hồ sơ xin việc cần bao nhiêu ảnh?

Một bộ hồ sơ xin việc chỉ cần 1 ảnh 4x6 dán vào sơ yếu lý lịch. Để chuẩn bị kỹ lưỡng hơn, bạn nên có 2 hoặc 3 ảnh thẻ khác kích cỡ 3x4 hoặc 4x6 trong trường hợp nhà tuyển dụng yêu cầu bổ sung thêm khi làm thủ tục nhân sự (làm ảnh thẻ nhân viên).

5. Hồ sơ xin việc mua ở đâu? Bao nhiêu tiền 1 bộ?

Bạn có thể mua hồ sơ xin việc tại hiệu sách, cửa hàng văn phòng phẩm, tiệm photocopy hoặc trên các sàn thương mại điện tử. Giá bán thường dao động từ 5.000 - 50.000 đồng/bộ, tùy vào chất lượng giấy, số lượng giấy tờ và thương hiệu sản xuất.

Chuẩn bị hồ sơ xin việc đầy đủ, chính xác và chuyên nghiệp là bước đầu tiên giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng. Qua bài viết này, mong rằng bạn đã biết cách chuẩn bị hồ sơ xin việc chuẩn. Để tìm việc làm nhanh chóng, đừng quên truy cập trang việc làm của JobOKO. Bạn cũng có thể dùng công cụ tạo CV online của JobOKO để hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng và ứng tuyển ngay khi cần.