​Câu hỏi phỏng vấn Nhân viên Xuất nhập khẩu

Nhân viên xuất nhập khẩu là những người trực tiếp tham gia hoàn tất hồ sơ và các thủ tục hải quan để nhập khẩu hàng hoá và xuất bán thành phẩm ra nước ngoài với số lượng và giá cả khác nhau. Để đảm nhận vị trí này, ứng viên phải trải qua vòng phỏng vấn với nhiều "đối thủ" tiềm năng khác. Sau khi bạn nộp CV xin việc nhân viên xuất nhập khẩu và được nhà tuyển dụng mời đến buổi phỏng vấn. Vậy làm sao để dễ dàng trúng tuyển? Câu trả lời là bạn hãy tham khảo và luyện tập trả lời các câu hỏi phỏng vấn nhân viên xuất nhập khẩu phổ biến để tăng sự tự tin, từ đó thể hiện bản thân tốt nhất trước nhà tuyển dụng.

MỤC LỤC:
I. Câu hỏi phỏng vấn nhân viên xuất nhập khẩu và gợi ý trả lời​
II. Một số câu hỏi phỏng vấn nhân viên xuất nhập khẩu phổ biến khác​
III. Lưu ý khi phỏng vấn nhân viên xuất nhập khẩu

I. Câu hỏi phỏng vấn nhân viên xuất nhập khẩu và gợi ý trả lời​

1. Theo bạn, công việc hàng ngày của một nhân viên xuất nhập khẩu sẽ gồm những gì?​

Điều quan trọng đối với các nhân viên xuất nhập khẩu là có một danh sách sắp xếp những việc cần làm mỗi ngày. Họ cũng cần theo dõi các đợt giao hàng sắp tới và các sản phẩm đã được vận chuyển. Nhân viên xuất nhập khẩu cũng cần phải có kỹ năng giao tiếp bởi vì họ sẽ phải liên lạc với các công ty giao hàng và khách hàng.

Câu trả lời mẫu: "Trên cương vị của một nhân viên xuất nhập khẩu, việc đầu tiên mà tôi làm mỗi khi đến công ty là kiểm tra tiến độ của các đơn hàng xuất, nhập khẩu trên phần mềm theo dõi. Sau đó là tiếp nhận cuộc gọi, email, tin nhắn từ đối tác, đồng nghiệp về các vấn đề phát sinh trong công việc và tìm cách khắc phục. Một phần thời gian trong ngày, tôi sẽ dành để hoàn thành các bộ hồ sơ, giấy tờ, chứng từ xuất nhập khẩu."

Đọc thêm: Ngành xuất nhập khẩu: Hướng đi, cơ hội và thách thức

2. Bạn sẽ làm gì nếu xuất hàng gửi đi nhưng một phần sản phẩm bị hỏng?

Việc một sản phẩm trong lô hàng bị hư hỏng trong quá trình bốc dỡ, vận chuyển là không thể tránh khỏi. Đây chưa chắc đã là lỗi của bạn. Bởi vậy, bạn không nhất thiết phải nhận hết lỗi sai về bản thân. Thay vào đó, hãy tập trung vào cách mà bạn phát hiện và xử lý vấn đề.
Câu trả lời mẫu: "Ưu tiên hàng đầu của tôi là đảm bảo chất lượng tất cả các sản phẩm trước khi gửi đi cho khách hàng. Tuy nhiên, trong trường hợp có một sản phẩm bị lỗi, tôi sẽ ngay lập tức email thông báo cho khách hàng và đề xuất phương hướng khắc phục. Một là tôi sẽ gửi sản phẩm thay thế đi ngay lập tức hoặc là sẽ bù vào lô hàng sau. Tùy theo phản hồi của khách hàng mà tôi sẽ có kế hoạch thực hiện sau đó."

3. Khi giám sát quá trình đặt hàng và vận chuyển, có những vấn đề phát sinh bất ngờ thì bạn giải quyết thế nào?

Các vấn đề phát sinh có thể là thiếu số lượng sản phẩm, hàng hóa chưa đảm bảo chất lượng, thời gian vận chuyển quá lâu,... Bạn cần dựa vào từng tình huống cụ thể và kinh nghiệm làm việc của bản thân để đưa ra câu trả lời phù hợp nhất.
Câu trả lời mẫu: "Đối với các đơn hàng thì vấn đề lớn nhất mà tôi thường xuyên gặp phải là thời gian vận chuyển thường chậm hơn dự kiến. Bởi vậy, tôi luôn cố gắng gửi hàng đi trong thời gian sớm nhất, thông báo với khách hàng thời điểm nhận hàng dự kiến xa hơn để họ có sự chuẩn bị. Với những khách hàng thường xuyên mua hàng, tôi không quên nhắc họ đặt hàng sớm để có nhiều thời gian chuẩn bị."

4. Bạn thường làm gì khi gặp bất đồng với đối tác về địa điểm giao hàng?

Bất đồng về thời gian và địa điểm giao hàng là những vấn đề nổi cộm, thường gặp nhất trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Với câu hỏi này, nhà tuyển dụng đang muốn đánh giá xem kỹ năng phân tích và thuyết phục của bạn có thực sự tốt hay không.
Câu trả lời mẫu: "Muốn giải quyết bất đồng về địa điểm giao hàng, tôi sẽ bắt đầu từ chi phí giao hàng; cân nhắc xem bên nào là bên chịu chi phí và số tiền đó đã phù hợp với quãng đường hay chưa. Không chỉ chi phí, tôi cũng sẽ phân tích thêm về các yếu tố như các thủ tục cần thực hiện khi giao hàng ở những địa điểm khác nhau giống và khác nhau như thế nào, điều này tạo ra những khó khăn, thuận lợi gì cho mỗi bên và dựa trên những thông tin này để đàm phán, thuyết phục đối tác về một địa điểm giao hàng phù hợp nhất."

5. Theo bạn, ngoại ngữ có quan trọng đối với nhân viên xuất nhập khẩu hay không?

Với câu hỏi này thì chắc chắn câu trả lời là có. Khi mà đối tác, khách hàng chủ yếu là người nước ngoài thì ngoại ngữ chắc chắn là điều cần thiết. Tuy nhiên, khi trả lời người phỏng vấn, bạn không nên chỉ khẳng định có hay không mà cần phải giải thích lý do tại sao và bạn đã làm gì để rèn luyện vốn ngoại ngữ của bản thân.
Câu trả lời mẫu: "Đối với một người làm việc trong môi trường quốc tế như nhân viên xuất nhập khẩu thì ngoại ngữ là kỹ năng đặc biệt quan trọng. Có ngoại ngữ tốt thì mới có thể giao tiếp và đàm phán một cách hiệu quả với đối tác, khách hàng. Bản thân tôi cũng nhận thấy điều này nên luôn luôn cố gắng rèn luyện khả năng ngoại ngữ của bản thân, hiện tại là Tiếng Anh. Tôi đã có thể giao tiếp tốt bằng ngôn ngữ này, thậm chí là cả soạn thảo hợp đồng tiếng Anh."

Đọc thêm: Mẫu CV xin việc Nhân viên xuất nhập khẩu phong phú, tải và tạo dễ dàng

II. Một số câu hỏi phỏng vấn nhân viên xuất nhập khẩu phổ biến khác​

1. Nếu là nhân viên xuất nhập khẩu, công việc hàng ngày của bạn là gì?
2. Bạn sẽ làm gì nếu bạn xuất hàng gửi đi nhưng một phần sản phẩm bị hỏng?
3. Trong lúc quản lý việc đặt hàng và vận chuyển, bạn đã bao giờ cần phải giải quyết vấn đề gì chưa?
4. Mô tả một tình huống mà bạn phải giải quyết bất đồng về địa điểm giao hàng.
5. Chia sẻ kinh nghiệm quản lý việc chuyển giao hàng hóa mà bạn chú ý đến từng chi tiết và thận trọng có lợi cho công ty.
6. Chia sẻ kinh nghiệm khi bạn hợp tác với các bộ phận khác giúp bạn kết hợp công tác xuất nhập khẩu với quy trình kinh doanh.
7. Bạn thấy thách thức lớn nhất của việc lập ngân sách là gì?
8. Chia sẻ kinh nghiệm khi bạn áp dụng công nghệ mới trong công việc. Nó đã giúp công ty của bạn như thế nào?
9. Phân tích dữ liệu hoặc thông tin có phải là một thế mạnh của bạn không?
10. Hãy nói về lần mà bạn đàm phán thành công với nhà cung cấp hoặc khách hàng để cải thiện hiệu quả và tính bền vững của chuỗi cung ứng.
11. Hãy đề xuất về các hình thức vận chuyển, liên lạc,... để giúp công việc kinh doanh của công ty hiệu quả nhất.
12. Theo bạn, nhân viên xuất nhập khẩu cần phải có những kỹ năng gì?
13. Xuất nhập khẩu là một ngành chứng kiến những thay đổi lớn trong suốt thời gian qua. Bạn đã làm gì để chuẩn bị kiến thức, kỹ năng chuyên môn để thích ứng với những thay đổi đó?
14. CO (Certificate of Origin) là gì? Nó có quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu hay không?
15. Theo bạn, cơ chế đơn giản nhất để thâm nhập thị trường nước ngoài là gì?
16. Tỷ giá đôla tăng thì có ảnh hưởng gì đến các đơn vị tiền tệ quốc tế khác?
17. Nhân viên xuất nhập khẩu sẽ thường xuyên phải làm việc ngoài giờ, thậm chí là trực đêm. Bạn có sẵn sàng hay không?
18. Tại sao bạn ứng tuyển vào vị trí nhân viên xuất nhập khẩu này của chúng tôi?/Tại sao chúng tôi nên chọn bạn?
19. Tôi khá tò mò là bạn đã biết đến công ty chúng tôi qua kênh thông tin nào?
20. Mục tiêu 5 năm tới của bạn trong ngành xuất nhập khẩu là gì?

III. Lưu ý khi phỏng vấn nhân viên xuất nhập khẩu

Trước khi đến phỏng vấn, bạn cần phải chuẩn bị cho mình một tinh thần thật sẵn sàng, lạc quan. Chưa biết cuộc phỏng vấn sẽ diễn ra như thế nào nhưng chỉ khi bạn có một tinh thần và thái độ tốt thì bạn mới có thể thành công.
Bạn cũng nên tìm hiểu chi tiết thông tin về vị trí công việc và công ty mà bạn ứng tuyển. Điều đó giúp thể hiện rằng bạn thực sự quan tâm và nghiêm túc với công việc này và chắc chắn bạn sẽ được đánh giá cao. Việc này cũng sẽ giúp bạn chuẩn bị một phương án tốt nhất để chứng minh với nhà tuyển dụng rằng bạn phù hợp với công việc này như thế nào, sẽ mang lại cho họ những giá trị to lớn ra sao.
Khi đến phỏng vấn, hãy cố gắng tạo cho mình một hình ảnh thật chuyên nghiệp: đến sớm, ăn mặc lịch sự và mang theo đầy đủ các loại giấy tờ được yêu cầu. Đồng thời, tránh những hành động không nên có như bẻ ngón tay, rung đùi hay vuốt tóc,... trong quá trình trả lời phỏng vấn.
Nói tóm lại, hãy là một ứng viên trung thực khi tham gia vào một cuộc phỏng vấn nhân viên xuất nhập khẩu. Đừng nói xấu công ty, đồng nghiệp cũ; cũng đừng quá khoe khoang hay khoác lác về những điều mà bản thân mình chưa làm được. Người phỏng vấn không khó để nhận ra bạn đang nói dối và khi đó, hậu quả sẽ không chỉ dừng lại ở chỗ bạn không xin được việc làm.

Nói đến lĩnh vực xuất nhập khẩu thì có đa dạng các vị trí, điều này khiến các bạn trẻ khó khăn trong việc tìm kiếm việc làm phù hợp. Ngoài nhân viên thu mua, thanh toán quốc tế thì còn nhiều vị trí việc làm ngành xuất nhập khẩu khác mà bạn có thể theo đuổi. Mỗi công việc thường đặt ra những yêu cầu, tiêu chuẩn riêng nên nếu bạn có định ứng tuyển thì hãy cố gắng trau dồi, rèn luyện kỹ năng và kiến thức để đáp ứng tốt nhất.