Change order là gì? Lệnh thay đổi kỹ thuật xảy ra khi nào?

MỤC LỤC:
1. Change order là gì?
2. Change order gồm những gì?
3. Lệnh thay đổi kỹ thuật xảy ra khi nào?
4. Chuẩn bị tâm lý trước lệnh thay đổi kỹ thuật
5. Dự đoán lệnh thay đổi kỹ thuật có thể xảy ra

Change order là thuật ngữ phổ biến, được sử dụng nhiều trong lĩnh vực xây dựng

Là một người làm việc trong lĩnh vực này, bạn nhất định phải hiểu được change order là gì, nó diễn ra khi nào và như thế nào cũng như những cách thức tốt nhất để ứng phó với nó. Một khi đã hiểu được những thông tin cơ bản này, bạn sẽ dễ dàng tiếp cận và lên phương án ứng phó phù hợp để tiết kiệm chi phí, công sức mà vẫn đảm bảo tiến độ công việc.

1. Change order là gì?

Về cơ bản, change order có thể hiểu là việc bổ sung hoặc loại bỏ một hạng mục công trình nào đó khỏi phạm vi công việc như đã được ký kết trong hợp đồng giao khoán giữa nhà thầu và khách hàng trước khi bắt tay vào thi công. Tuy nhiên, trong quá trình thi công, một người nào đó (có thể là chủ đầu tư, chính bản thân nhà thầu hoặc cả hai bên) quyết định rằng việc thay đổi là cần thiết và đưa ra lệnh thay đổi kỹ thuật.
Nhiều người cho rằng change order là một quyết định đơn phương nhưng thực tế không hẳn là như vậy. Change order thực chất là việc sửa đổi hợp đồng. Nó có sự đồng thuận của cả hai bên kí kết hợp đồng; chủ đầu tư và nhà thầu, nhà thầu chính và nhà thầu phụ hoặc giữa 2 nhà thầu phụ trở lên. Change order thể hiện sự đồng thuận giữa các bên về thay đổi công việc, giá cả, thời gian làm việc hoặc một số điều khoản khác và đặc biệt là phải được trình bày bằng văn bản.

2. Change order gồm những gì?

Change order có thể bao gồm nhiều yếu tố khác nhau, tùy thuộc vào từng dự án, các bên liên quan và yêu cầu thay đổi cụ thể do hai bên thống nhất. Tuy nhiên, tất cả các lệnh thay đổi kỹ thuật đều cần phải có những thông tin chi tiết như sau:

• Một bản mô tả yêu cầu thay đổi so với hợp đồng gốc.
• Thông tin chi tiết từng khoản chi phí phát sinh do thay đổi kỹ thuật.
• Một bản tóm tắt tổng chi phí sẽ phải chi trả do nhà thầu soạn thảo.
• Một quyết định thay đổi kỹ thuật cũng như tác động của nó đến thời gian hoàn thành dự án.

Đọc thêm: Ngành kiến trúc, xây dựng có những vị trí công việc nào?

3. Lệnh thay đổi kỹ thuật xảy ra khi nào?

Trên thực tế, change order không phải là chuyện hiếm bởi nó diễn ra ở khoảng 1/3 số dự án. Do đó, bạn hoàn toàn có thể chuẩn bị tâm lý trước về việc sẽ phải đối mặt với một hoặc thậm chí là nhiều change order trong suốt sự nghiệp của mình. Change order xảy ra với tần suất cao như vậy nhưng không phải ai cũng có thể chuẩn bị tâm lý sẵn sàng cho nó. Điều này đã dẫn đến tình trạng đội chi phí hoặc kéo dài thời gian thi công.
Theo The Journal of Construction Engineering, có rất nhiều lý do khiến cho quá trình thi công bị đội vốn hoặc chậm tiến độ. Trong đó phải kể đến những nguyên nhân như lỗi thiết kế, chậm giải phóng mặt bằng, thời tiết, thay đổi dự án và tính toán sai thời gian thi công. Các mục bị bỏ sót do lỗi thiết kế hoặc tính toán sai phạm vi dự án thường dẫn đến các lệnh thay đổi kỹ thuật, làm kéo dài thời gian hoàn thiện và tăng chi phí.
Ngoài ra, change order cũng có thể xảy ra vì những nguyên nhân như:

• Sai thông số kỹ thuật trong bản thiết kế hoặc hợp đồng gốc.
• Bản vẽ sai hoặc không rõ ràng.
• Các điều kiện không thể lường trước được tại công trường như thời tiết xấu,...
• Không đủ nhân công hoặc nguyên vật liệu được đưa đến quá chậm.
• Chậm chi ngân sách hoặc tính toán sai thời gian thi công.

Tất nhiên, không phải dự án nào cũng xảy ra change order nhưng việc chuẩn bị tâm lý sẵn sàng để đối mặt với nó vẫn là hết sức cần thiết để không bị lúng túng trước những thay đổi đột ngột.

Đọc thêm: Kỹ thuật viên là gì? gồm những công việc nào?

Khi nào cần sử dụng đến change order?

4. Chuẩn bị tâm lý trước lệnh thay đổi kỹ thuật

Cho dù change order xảy ra vì nguyên nhân gì đi chăng nữa, nếu bạn không muốn bị chậm tiến độ hay tốn kém chi phí, thậm chí là dẫn đến sự thất bại của dự án thì hãy xây dựng một quy trình làm việc an toàn nhất để ứng phó với nó. Tốt nhất, bạn hãy thống nhất với khách hàng của mình về cách xử lý các lệnh thay đổi kỹ thuật nếu có ngay từ trong hợp đồng gốc. Khi chính thức hóa quy trình xử lý này, bạn sẽ không bị bất ngờ hay lúng túng trong trường hợp nó xảy ra thật.
Mặt khác, nếu như bạn quyết định không cụ thể hóa những điều này trong hợp đồng cho đến khi nó xảy ra thì những bất đồng trong quá trình xử lý có thể khiến bạn bị hao tổn lực lượng hay thậm chí là vi phạm hợp đồng. Đây là điều không ai muốn. Vì vậy, hãy cố gắng dự đoán những vấn đề có thể xảy ra và thống nhất trong hợp đồng ngay từ đầu. Sau đó, ngay cả khi bạn phải thay đổi kỹ thuật một hay nhiều lần thì bạn vẫn biết chính xác những gì bạn có thể làm và cần phải làm.

5. Dự đoán lệnh thay đổi kỹ thuật có thể xảy ra

Trong xây dựng, change order có thể xảy ra ở bất cứ dự án nào và vào bất cứ thời điểm nào của dự án. Bên cạnh việc xây dựng phương án phòng thủ hay chịu thất bại trước chúng, hãy luôn cố gắng dự đoán về những khía cạnh kỹ thuật có thể sẽ phải thay đổi trong quá trình thi công. Điều này sẽ giúp công việc diễn ra suôn sẻ hơn, hiệu quả công việc cao hơn nhưng lại đòi hỏi bạn phải có kiến thức chuyên môn cao và nhiều năm kinh nghiệm làm việc.
Với vai trò là một nhà thầu, change order đôi khi sẽ khiến bạn rơi vào trạng thái tiến thoái lưỡng nan. Khi bị yêu cầu thay đổi kỹ thuật, bạn không thể nói không với chủ đầu tư hay là ngó lơ nó, bạn phải tìm ra một giải pháp (thậm chí là giải pháp tức thời) để giải quyết vấn đề hoặc và bạn sẽ bị sa thải chỉ trong một thời gian rất ngắn.
Theo một số thống kê, có tới 35% dự án phải phải thực hiện những thay đổi kỹ thuật lớn ít nhất một lần trong đời. Trong những trường hợp như vậy, bạn không thể cứ nhắm mắt lại để chờ đợi điều tốt đẹp nhất sẽ đến. Ngược lại, bạn cần phải hành động.