Hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh chi tiết, dễ thực hiện tại nhà

I. Hồ sơ đăng ký giảm trừ gia cảnh gồm những gì?

Dựa theo quy định tại Phụ lục 2 - Thông tư 86/2024/TT-BTC và điểm g khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, hồ sơ đăng ký giảm trừ gia cảnh bao gồm:

1. Mẫu đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

Mẫu tờ khai đăng ký thuế:

• Mẫu số 20-ĐK-TCT: dùng cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công.

• Mẫu số 20-ĐK-TH-TCT: dùng cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký cho người phụ thuộc có uỷ quyền.

2. Giấy tờ bổ sung theo từng đối tượng

Hồ sơ người phụ thuộc là con

• Con dưới 18 tuổi: Bản chụp Giấy khai sinh và CCCD (nếu có).
• Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật/không lao động được: Bản chụp Giấy khai sinh, bản chụp CCCD (nếu có), Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật.
• Con đang theo học các bậc học: Bản chụp Giấy khai sinh, Bản chụp Thẻ sinh viên hoặc bản khai có xác nhận của nhà trường hoặc giấy tờ khác chứng minh đang theo học.
• Con nuôi, con người giá thú, con riêng: Cần chuẩn bị giấy tờ đúng theo các trường hợp trên và bổ sung giấy tờ chứng minh mối quan hệ như: bản chụp quyết định công nhận việc nuôi con nuôi, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con,...

Hồ sơ với người phụ thuộc là vợ/chồng

• Bản chụp CCCD, sổ hộ khẩu hoặc giấy chứng nhận kết hôn.
• Trường hợp trong độ tuổi lao động: Bổ sung bản chụp giấy xác nhận khuyết tật, bản chụp hồ sơ bệnh án.

Hồ sơ với người phụ thuộc là cha mẹ, ông bà (cả hai bên nội ngoại)

• Bản chụp CCCD.
• Giấy tờ chứng minh mối quan hệ như bản chụp sổ hộ khẩu, giấy khai sinh, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
• Trường hợp trong độ tuổi lao động: Bổ sung bản chụp giấy xác nhận khuyết tật, bản chụp hồ sơ bệnh án.

II. Hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

Việc đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh có thể thực hiện theo nhiều cách khác nhau tùy vào điều kiện của người nộp thuế. Dưới đây là 3 hình thức phổ biến, giúp bạn chủ động lựa chọn phương án phù hợp để giảm thuế thu nhập cá nhân nhanh chóng và đúng quy định.

1. Người nộp thuế tự đăng ký trực tiếp tại cơ quan thuế

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ.
• Bước 2: Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế nơi bạn đăng ký mã số thuế cá nhân.

2. Người nộp thuế ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký

Nếu bạn đang làm việc tại các cơ quan có chi trả lương thì các bước đăng ký như sau:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đúng quy định và nộp cho bộ phận nhân sự/kế toán nơi bạn làm việc.
• Bước 2: Doanh nghiệp tổng hợp hồ sơ của các nhân viên và điền mẫu số 20-ĐK-TH-TCT để gửi tới cơ quan thuế quản lý.

3. Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh online

Cách 1: Cá nhân đăng ký người phụ thuộc qua thuedientu.gdt.gov.vn

• Bước 1: Truy cập địa chỉ website thuedientu.gdt.gov.vn

• Bước 2: Đăng nhập tài khoản Thuế điện tử cá nhân

• Bước 3: Chọn “Đăng ký thuế” >> “Kê khai và nộp hồ sơ đăng ký thuế”

• Bước 4: Chọn “20-ĐK-TCT Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công”

• Bước 5: Kê khai thông tin vào tờ khai 20-ĐK-TCT - Tờ khai đăng ký người phụ thuộc

• Bước 6: Chọn “Hoàn thành kê khai” và “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”

Cách 2: Cá nhân đăng ký người phụ thuộc qua cổng Dịch vụ Công

• Bước 1: Truy cập địa chỉ https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthc/homelogin/tthc và tiến hành đăng nhập.

• Bước 2: Chọn “Thủ tục hành chính” và tìm “Đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh của người nộp thuế thu nhập cá nhân - Trường hợp cá nhân đăng kỳ thuế trực tiếp với cơ quan thuế” mã 1.008499.

• Bước 3: Nhấn “Chọn hồ sơ” để điền tờ khai đăng ký người phụ thuộc.

• Bước 4: Chọn “Kiểm tra thông tin”. Hệ thống sẽ gửi mã OTP vào email của người nộp thuế, nhập mã OTP và hoàn thành gửi tờ khai.

Cách 3: Cá nhân đăng ký người phụ thuộc qua VNeID

• Bước 1: Đăng nhập VNeID
• Bước 2: Chọn mục “Người phụ thuộc” trong “Tiện ích yêu thích”, rồi bấm “Thêm người phụ thuộc”

• Bước 3: Điền đầy đủ thông tin người phụ thuộc và đánh dấu vào ô “Tôi xác nhận các thông tin trên là đúng” rồi nhấn “Gửi yêu cầu”. Sau đó, bạn chờ thông báo xác nhận cập nhật thông tin thành công từ VNeID.

Cách 4: Cơ quan chi trả thu nhập đăng ký

• Bước 1: Truy cập địa chỉ thuedientu.gdt.gov.vn và đăng nhập tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp.
• Bước 2: Chọn “Đăng ký thuế” chọn “Đăng ký mới/Thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT” và chọn “20-ĐK-TH-TCT_TT105 Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thông qua cơ quan chi trả thu nhập” để kê khai thông tin.

• Bước 3: Điền tên Giám đốc, người đại diện cơ quan chi trả thu nhập vào mục “Người nộp thuế hoặc đại diện hợp pháp của người nộp thuế”
• Bước 4: Tích chọn “Hoàn thành kê khai” chọn “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”

• Bước 5: Tra cứu trạng thái hồ sơ đăng ký người phụ thuộc đã nộp bằng cách chọn “Tra cứu hồ sơ đăng ký thuế” → Chọn hồ sơ đăng ký thuế là “20-ĐK-TH-TCT…” → kiểm tra thông tin tại ô “Trạng thái”. Nếu hồ sơ khai báo được lưu không có thông tin sai sót thì mất từ vài phút đến vài giờ đồng hồ để hiển thị kết quả.

III. Những lỗi thường gặp khi đăng ký người phụ thuộc và cách xử lý

Trong quá trình đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh, nhiều người lao động gặp sai sót khiến hồ sơ bị từ chối, chậm được tính giảm trừ hoặc thậm chí bị truy thu thuế. Dưới đây là một số lưu ý bạn cần lưu ý để tránh mất quyền lợi.

1. Đăng ký muộn, bỏ lỡ thời điểm tính giảm trừ

Theo tiết c.2 điểm c khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh trong năm kể từ ngày đăng ký; thời hạn đăng ký chậm nhất là 30/4 năm liền kề năm nộp thuế nếu tự đăng ký, 31/3 nếu ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký.

Nếu bạn không đăng ký người phụ thuộc gia cảnh vào thời điểm này thì sẽ không được tạm tính giảm trừ trong các kỳ lương trước và có thể bị giảm thu nhập do phải nộp thuế cao hơn thực tế.

→ Cách xử lý: Đăng ký bổ sung càng sớm càng tốt và thực hiện quyết toán thuế TNCN để hoàn lại phần thuế đã nộp thừa.

2. Đăng ký người phụ thuộc không đủ điều kiện

Điều kiện để trở thành người phụ thuộc được quy định rõ tại điểm d khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC. Nếu bạn đăng ký sai đối tượng người phụ thuộc thì hồ sơ sẽ không được chấp nhận.

→ Cách xử lý: Xem lại quy định người phụ thuộc và chỉ đăng ký cho những người thực sự đủ điều kiện. Nếu không có chứng từ/chứng minh, nên xóa hoặc điều chỉnh hồ sơ.

3. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc không hợp lệ

Trong trường hợp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc mà bạn nộp bị thiếu giấy tờ hoặc nộp giấy tờ với thông tin không khớp, không rõ ràng thì rất có thể hồ sơ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung, khiến cho thời gian xét duyệt bị kéo dài.

→ Cách xử lý: Trước khi nộp, cần xem lại yêu cầu hồ sơ và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo yêu cầu, đảm bảo thông tin trùng hợp (như họ tên, ngày sinh, địa chỉ thường trú, số giấy tờ,...)

4. Trùng đăng ký người phụ thuộc giữa nhiều người nộp thuế

Nếu 2 người cùng đăng ký một người phụ thuộc (chẳng hạn: cả bố và mẹ cùng kê khai con) thì hồ sơ sẽ bị từ chối, có thể bị điều chỉnh hoặc truy thu thuế.

→ Cách xử lý: Trước khi đăng ký, cần thỏa thuận rõ ràng người đứng tên đăng ký và chỉ một người nộp thuế được tính giảm trừ cho một người phụ thuộc tại cùng thời điểm

5. Không cập nhật khi người phụ thuộc không còn đủ điều kiện

Trường hợp người phụ thuộc bạn đăng ký đã đi làm, có thu nhập nhưng vẫn kê khai hoặc bạn không báo giảm khi hết nghĩa vụ nuôi dưỡng, bạn sẽ bị truy thu thuế và có thể bị phạt.

→ Cách xử lý: Cần chủ động theo dõi tình trạng người phụ thuộc, thực hiện thủ tục cắt giảm người phụ thuộc đúng thời điểm và chỉnh thông tin trên hệ thống nếu cần.

6. Sai thông tin khi kê khai

Khi điền tờ khai đăng ký thuế, sẽ có thể xảy ra trường hợp bạn điền sai thông tin như số CCCD, họ tên, ngày sinh, mã số thuế người phụ thuộc,... Điều này sẽ khiến hồ sơ bị lỗi và không được chấp nhận.

→ Cách xử lý: Nên đối chiếu kỹ thông tin trước khi nộp và sử dụng đúng dữ liệu theo giấy tờ pháp lý.

7. Không lưu trữ hồ sơ chứng minh theo quy định

Dù bạn đã đăng ký thành công nhưng cơ quan thuế vẫn có quyền kiểm tra các giấy tờ bạn nộp. Trong trường hợp cơ quan thuế kiểm tra mà bạn không cung cấp được bản sao, bản chính để đối chiếu, hồ sơ có thể bị loại khi thanh tra hoặc có nguy cơ bị truy thu thuế.

→ Cách xử lý: Cần sắp xếp, lưu trữ hồ sơ cẩn thận để khi thanh tra có thể cung cấp được đầy đủ giấy tờ.

IV. Câu hỏi thường gặp về cách đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

1. Mức giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc theo luật mới nhất là bao nhiêu?

Điều 1 Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 có hiệu lực thi hành từ 01/01/2026 quy định:

• Mức giảm trừ đối với đối tượng nộp thuế là 15,5 triệu đồng/tháng (186 triệu đồng/năm).

• Mức giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc là 6,2 triệu đồng/tháng (74,4 triệu đồng/năm)

2. Đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc chậm nhất khi nào?

Căn cứ khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 và tiết c.2 điểm c khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC:

• Đối với người nộp thuế tự đăng ký: Chậm nhất là 30/4 năm liền kề năm nộp thuế.

• Đối với trường hợp ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập: Chậm nhất là 31/3 năm liền kề năm nộp thuế.

• Trường hợp đăng ký người phụ thuộc không nơi nương tựa (anh/chị/em ruột, ông bà nội/ngoại, dì, cậu, bác…), thời hạn chậm nhất là ngày 31/12 của năm tính thuế; nếu quá hạn thì không được giảm trừ năm đó.

3. Một năm có thể đăng ký bao nhiêu người phụ thuộc?

Pháp luật không giới hạn số lượng người phụ thuộc, miễn là đối tượng đáp ứng đầy đủ điều kiện người phụ thuộc và có hồ sơ chứng minh hợp lệ. Lưu ý: Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính một lần cho một người nộp thuế trong năm tính thuế.

4. Thử việc có được đăng ký giảm trừ gia cảnh không?

Có thể, nếu bạn đã có thu nhập chịu thuế TNCN và được doanh nghiệp khấu trừ thuế. Tuy nhiên, vẫn có những công ty chỉ hỗ trợ đăng ký cho nhân sự khi ký hợp đồng chính thức. Do đó, bạn nên chủ động đăng ký để được đảm bảo quyền lợi.

5. Trường hợp có nhiều người phụ thuộc mà mẫu không đủ chỗ ghi thông tin thì làm thế nào?

Trong trường hợp này, bạn có thể:

• Nếu dùng mẫu giấy (mẫu 02/CK-TNCN) mà không đủ chỗ, bạn có thể lập phụ lục bổ sung danh sách người phụ thuộc.

• Nếu đăng ký online, hệ thống thường cho phép thêm nhiều dòng thông tin người phụ thuộc, nên có thể nhập đủ từng người.

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn chi tiết cách đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh mà JobOKO đã tổng hợp và chia sẻ đến bạn. Việc hiểu đúng quy định, đăng ký đúng thời điểm và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ sẽ giúp bạn tránh rủi ro truy thu, đồng thời tận dụng tối đa quyền lợi hợp pháp. Chúc bạn đăng ký thành công!