4 mẫu mail xin nghỉ việc 2025 & hướng dẫn viết chi tiết

MỤC LỤC:
I. Mail xin nghỉ việc là gì? Cấu trúc chuẩn
II. 4 mẫu mail xin nghỉ việc chuẩn, mới nhất 2025
1. Mẫu mail xin nghỉ thông thường
2. Mẫu mail xin nghỉ gấp
3. Mẫu mail xin nghỉ trong thời gian thử việc
4. Mẫu mail xin nghỉ vì lý do cá nhân/học tập
III. Hướng dẫn viết mail xin nghỉ việc/thôi việc chi tiết
IV. 6 lỗi thường gặp khi viết mail xin nghỉ việc & cách tránh
V. Gợi ý viết lời cảm ơn tinh tế sau nghỉ việc
VI. Một số câu hỏi về thủ tục xin nghỉ việc

I. Mail xin nghỉ việc là gì? Cấu trúc chuẩn

Mail xin nghỉ việc (hay thư xin nghỉ việc) là hình thức thông báo chính thức mà nhân viên gửi cho cấp trên và phòng nhân sự để xác nhận mong muốn chấm dứt hợp đồng lao động.

Sau khi tham khảo từ nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam như Viettel, FPT, VUS,... JobOKO nhận thấy, cấu trúc email xin nghỉ việc thường có 3 phần chính:

• Tiêu đề mail: ghi rõ mục đích + họ tên người gửi.
• Nội dung chính: nêu lý do nghỉ, ngày dự kiến nghỉ và cam kết bàn giao công việc.
• Phần kết: lời cảm ơn, thể hiện sự trân trọng với công ty và mong nhận được sự hỗ trợ từ quản lý/HR.

II. 4 mẫu mail xin nghỉ việc chuẩn, mới nhất 2025

1. Mẫu email xin nghỉ việc thông thường

Phù hợp với người muốn nghỉ việc theo quy trình chuẩn, có thời gian bàn giao đầy đủ. Mẫu này đảm bảo tính lịch sự, chuyên nghiệp và giữ mối quan hệ tốt đẹp với công ty.

Tải mẫu số 1 tại đây:

TẢI NGAY

2. Mẫu email xin nghỉ việc gấp (báo trước ngắn hạn)

Dành cho trường hợp cần nghỉ ngay hoặc báo trước ít ngày. Mẫu này tập trung vào cách trình bày khéo léo để hạn chế ảnh hưởng tiêu cực và thể hiện thiện chí bàn giao.

Tải mẫu số 2 tại đây:

TẢI NGAY

3. Mẫu email xin nghỉ việc trong thời gian thử việc

Áp dụng khi bạn chưa ký hợp đồng chính thức. Đây là mẫu email ngắn gọn, thể hiện sự trân trọng với cơ hội được công ty trao trong giai đoạn thử việc.

Tải mẫu số 3 tại đây:

TẢI NGAY

4. Mẫu email xin nghỉ việc vì lý do cá nhân/học tập

Phù hợp cho nhân viên cần nghỉ để lo cho gia đình, vì lý do sức khỏe hoặc tập trung cho việc học tập. Mẫu này thể hiện sự chân thành, tinh tế và cam kết trách nhiệm bàn giao công việc.

Tải mẫu số 4 tại đây:

TẢI NGAY

III. Hướng dẫn viết mail xin nghỉ việc/thôi việc chi tiết

1. Đi thẳng vào vấn đề

Cấp trên và phòng nhân sự rất bận rộn, viết email dài dòng, lan man đôi khi sẽ tạo cảm giác khó chịu. Ngay trong tiêu đề và đoạn đầu tiên của email, hãy thông báo rõ ràng mục đích của bạn.

VD: Đặt tiêu đề email là Thư Xin Nghỉ Việc - [Tên Của Bạn] - [Vị Trí] (VD: Thư Xin Nghỉ Việc - Trần Tuấn Khang - Sales).

2. Viết lý do nghỉ việc thuyết phục

Viết lý do thuyết phục giúp cấp trên dễ dàng đồng thuận và để lại hình ảnh tốt đẹp cho bạn.

Lý do nghỉ việc không cần quá chi tiết, nhưng phải hợp lý và thể hiện sự tôn trọng với công ty. Nên tập trung vào những lý do khách quan như tìm kiếm cơ hội phát triển mới, thay đổi định hướng nghề nghiệp, lý do cá nhân.

3. Bàn giao công việc cụ thể

Việc rời đi mà không bàn giao công việc sẽ gây gián đoạn, tạo gánh nặng cho đồng nghiệp và làm xấu đi hình ảnh của bạn. Trong mail, nên nêu rõ kế hoạch bàn giao (người nhận công việc, tài liệu cần chuyển giao, tiến độ hoàn thành).

4. Tuân thủ quy định hợp đồng, tránh rắc rối pháp lý

Mỗi công ty đều có quy định cụ thể về thời gian báo trước khi nghỉ. Tuân thủ quy định hợp đồng giúp bạn đảm bảo quyền lợi (lương, bảo hiểm, trợ cấp) và tránh rủi ro pháp lý.

Mẹo: Hãy kiểm tra lại hợp đồng lao động để biết chính xác thời gian báo trước là bao nhiêu ngày.

5. Giữ hình ảnh tích cực đến phút cuối

Ấn tượng cuối cùng bạn để lại có thể ảnh hưởng lớn đến uy tín trong nghề. Cách diễn đạt tích cực giúp khẳng định bản thân và giữ cánh cửa nghề nghiệp rộng mở trong tương lai.

Mẹo: Dù rời đi vì lý do gì, hãy luôn giữ thái độ tích cực, tránh phàn nàn hay chỉ trích.

6. Giữ gìn mối quan hệ với đồng nghiệp và sếp cũ

Mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và cấp trên là tài sản vô giá. Những người này có thể trở thành đồng nghiệp, đối tác hoặc người giới thiệu (reference) trong CV của bạn.

Mẹo: Hãy kết thúc email bằng một lời cảm ơn chân thành, bày tỏ sự trân trọng với những cơ hội đã được trao và những kinh nghiệm đã học hỏi.

Cách viết mail xin nghỉ việc ngắn gọn, khéo léo

IV. 6 lỗi thường gặp khi viết mail xin nghỉ việc & cách tránh

1. Dùng ngôn ngữ tiêu cực hoặc chỉ trích công ty

Viết email với giọng điệu bực bội, chê bai môi trường làm việc hay chỉ trích người quản lý trực tiếp dễ khiến bạn bị đánh giá là thiếu kỹ năng ứng xử nơi công sở, làm xấu hình ảnh cá nhân và mất đi cơ hội được giới thiệu hoặc hợp tác trong tương lai.

Cách tránh: Luôn giữ giọng điệu trung lập, lịch sự. Nếu muốn góp ý, bạn hãy trao đổi riêng với quản lý trực tiếp/bộ phận nhân sự thay vì đưa vào email nghỉ việc.

2. Trình bày lý do nghỉ việc quá chi tiết hoặc không trung thực

Lý do quá dài dòng dễ khiến email lan man, làm người đọc mất kiên nhẫn. Lý do thiếu trung thực có thể khiến bạn bị đánh giá là không đáng tin cậy, làm ảnh hưởng đến uy tín cá nhân.

Cách tránh: Viết lý do ngắn gọn, khách quan, ví dụ như "tìm kiếm cơ hội phát triển mới"

3. Báo trước nếu nghỉ việc quá gấp

Báo nghỉ đột ngột có thể vi phạm hợp đồng, làm bạn mất quyền lợi về lương, bảo hiểm hoặc trợ cấp. Đồng thời, việc này còn gây khó khăn cho công ty trong việc sắp xếp nhân sự, để lại ấn tượng thiếu trách nhiệm trong mắt cấp trên và đồng nghiệp.

Cách tránh: Tuân thủ thời gian báo trước trong hợp đồng lao động. Nếu bất khả kháng, hãy giải thích rõ và đề xuất phương án hỗ trợ công ty.

4. Lỗi chính tả, ngữ pháp và định dạng thiếu chuyên nghiệp

Email có lỗi sai chính tả tạo cảm giác cẩu thả, thiếu tôn trọng người nhận.

Cách tránh: Kiểm tra kỹ trước khi gửi. Có thể nhờ đồng nghiệp đọc lại hoặc dùng AI để check nhanh.

5. Gửi email sai kênh hoặc sai thời điểm

Viết mail xin nghỉ việc lên nhóm chat nội bộ hoặc gửi ngoài giờ hành chính có thể khiến thông tin bị trôi.

Cách tránh: Gửi email tới ban quản lý, đồng thời CC tới hòm thư của bộ phận nhân sự (nên gửi vào giờ hành chính, tốt nhất là đầu tuần để cấp trên và HR dễ xử lý).

6. Quên ghi ngày làm việc cuối cùng và kế hoạch bàn giao

Thiếu thông tin này dễ gây gián đoạn và phiền toái cho người nhận bàn giao, HR và quản lý không thể chủ động phân công công việc.

Cách tránh: Ghi rõ ngày làm việc cuối cùng/thời gian kết thúc công việc dự kiến, đồng thời đề xuất kế hoạch bàn giao cụ thể để đảm bảo công việc không bị gián đoạn.

V. Gợi ý viết lời cảm ơn tinh tế để giữ quan hệ tốt đẹp với sếp/đồng nghiệp cũ

Khi rời công ty, một lời cảm ơn được viết khéo léo sẽ giúp bạn khép lại hành trình cũ một cách đẹp đẽ. Tham khảo ngay 3 mẫu chào tạm biệt hay nhất khi nghỉ việc:

Mẫu 1: Em xin chân thành cảm ơn anh/chị đã luôn hỗ trợ và tạo điều kiện để em học hỏi trong suốt thời gian qua. Đây sẽ là hành trang quý giá giúp em trên chặng đường tiếp theo. Chúc anh/chị và công ty ngày càng thành công.

Mẫu 2: Em thật sự biết ơn sự chỉ dẫn và đồng hành của anh/chị trong công việc. Những kinh nghiệm và kỷ niệm cùng tập thể sẽ mãi là động lực cho em. Chúc mọi người luôn đạt nhiều thành tựu mới.

Mẫu 3: Em xin cảm ơn công ty đã cho em cơ hội trải nghiệm và phát triển. Dù rời đi, em luôn trân trọng quãng thời gian tại đây và hy vọng sẽ có dịp hợp tác cùng anh/chị trong tương lai.

Đọc thêm: Lời chúc khi nghỉ việc hay nhất

VI. Một số câu hỏi về thủ tục xin nghỉ việc

Sau khi đã biết cách viết mail xin nghỉ việc, bạn cần nắm rõ các thủ tục xin nghỉ để quá trình bàn giao diễn ra suôn sẻ, đúng luật và tránh gặp rắc rối pháp lý.

1. Nên gửi mail xin nghỉ việc hay đơn xin nghỉ việc?

Với câu hỏi này thì bạn nên kiểm tra lại hợp đồng lao động hoặc quy định nội bộ của công ty của mình xem có yêu cầu cụ thể nào về việc xin nghỉ việc không. Một số công ty yêu cầu nộp đơn có chữ ký hay có mẫu đơn riêng, trong khi một số khác lại cho phép sử dụng email.

Nói chung, việc chọn gửi mail hay viết đơn nghỉ việc phụ thuộc vào văn hóa của công ty và mối quan hệ của bạn với cấp trên.

Xem ngay: Cách viết đơn xin nghỉ việc & Mẫu

2. Thử việc và hợp đồng chính thức: Khi nghỉ việc có gì khác nhau?

Thử việc và hợp đồng chính thức có những quy định khác nhau về việc nghỉ việc. Nắm rõ luật sẽ giúp bạn hành xử đúng mực và bảo vệ quyền lợi của mình.

• Với hợp đồng thử việc: Theo Bộ luật Lao động, trong thời gian thử việc, cả nhân viên và công ty đều có quyền chấm dứt hợp đồng mà không cần báo trước và không phải bồi thường. Mặc dù vậy, để thể hiện sự chuyên nghiệp, bạn vẫn nên gửi một email thông báo trước khoảng 4-5 ngày để công ty có thời gian chuẩn bị và tìm người thay thế.

• Với hợp đồng chính thức: Cần tuân thủ thời gian báo trước đã ghi trong hợp đồng, thông thường là 30 hoặc 45 ngày. Việc không tuân thủ có thể khiến bạn bị mất các quyền lợi và thậm chí phải bồi thường.

3. Muốn nghỉ sớm hơn thời gian báo trước, phải làm sao?

Nếu vì lý do bất khả kháng nào đó (ví dụ: vấn đề sức khỏe, gia đình) bạn cần nghỉ sớm hơn thời gian quy định, hãy chủ động trao đổi với cấp trên. Email xin nghỉ việc sớm cần viết lịch sự và chân thành.

Đừng quên đưa ra phương án hỗ trợ công ty trong thời gian còn lại (ví dụ: hoàn thành các công việc quan trọng, hỗ trợ người tiếp nhận qua điện thoại sau khi nghỉ).

4. Biên bản bàn giao công việc viết như thế nào?

Dưới đây là mẫu bàn giao công việc JobOKO gợi ý, bạn nên tạo một file riêng (Word hoặc Excel) để liệt kê đầy đủ, chi tiết.

Đọc thêm: Mẫu biên bản bàn giao công việc chuẩn, mới nhất 2025

Hy vọng những gợi ý và mẫu email ở trên sẽ giúp bạn dễ dàng viết thư xin nghỉ việc, giải quyết trọn vẹn băn khoăn "viết sao cho khéo léo mà vẫn chuyên nghiệp, chân thành".

Sau khi nghỉ việc, bạn chắc chắn sẽ cần chuẩn bị một bản CV thật ấn tượng để chinh phục công việc mới. Xem ngay mẫu CV xin việc chuyên nghiệp, cá nhân hóa cho từng ngành nghề chỉ có tại JobOKO.