Đơn xin nghỉ việc tiếng Anh - 7 mẫu & cách viết

I. Đơn xin nghỉ việc tiếng Anh là gì? Cấu trúc chuẩn

Đơn xin nghỉ việc tiếng Anh thường được gọi là letter of resignation, resignation letter, farewell letter hoặc goodbye letter. Với mục đích sử dụng giống như mẫu tiếng Việt, đây là văn bản chính thức để thông báo với cấp trên hoặc phòng nhân sự rằng bạn sẽ nghỉ việc.

Sau khi khảo sát các mẫu đơn xin nghỉ việc tiếng Anh tại những tập đoàn quốc tế như Unilever, Samsung, P&G, JobOKO nhận thấy mỗi công ty có cách trình bày khác nhau, song đều tuân thủ những điểm chung về cấu trúc.

• Thông tin người gửi và người nhận (tên, chức danh, địa chỉ, ngày tháng)

• Lời mở đầu trang trọng, nêu rõ ý định nghỉ việc và vị trí hiện tại

• Thông báo ngày làm việc cuối cùng

• Lý do nghỉ việc

• Lời cảm ơn và cam kết bàn giao công việc

• Lời kết và thông tin liên lạc

  

  Viết đơn xin nghỉ việc tiếng Anh sao cho chuẩn quốc tế?

II. 7 mẫu đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh mới nhất

Mẫu số 1 - Mẫu ngắn gọn

Mẫu này phù hợp khi bạn không muốn nêu chi tiết lý do nghỉ. Nội dung tập trung vào các thông tin cơ bản như tên, vị trí và ngày làm việc cuối cùng.

Mẫu số 2 - Song ngữ Anh Việt

Khi bạn làm việc tại công ty nước ngoài nhưng có trụ sở ở Việt Nam, đơn xin thôi việc song ngữ là chuyên nghiệp nhất. Trình bày bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt sẽ giúp sếp người Việt và người nước ngoài đều hiểu rõ.

Mẫu số 3 - Mẫu resignation letter chuẩn quốc tế

Sử dụng trong môi trường làm việc quốc tế, thể hiện sự chỉn chu và tôn trọng văn hóa doanh nghiệp nước ngoài. Ngoài thông báo nghỉ việc, mẫu này thường kèm lời cảm ơn chân thành và cam kết bàn giao đầy đủ.

Mẫu số 4 - Dùng khi muốn chuyển sang công việc mới

Nếu bạn xin nghỉ vì tìm được một công việc mới tốt hơn, hãy dùng mẫu đơn này để thông báo một cách khéo léo.

Mẫu số 5 - Xin nghỉ vì lý do sức khỏe/gia đình

Khi phải thôi việc vì lý do cá nhân, bạn không cần phải kể lể quá chi tiết. Mẫu đơn này sẽ giúp trình bày vấn đề một cách khách quan, lịch sự để công ty hiểu và thông cảm cho quyết định của bạn.

Mẫu số 6 - Xin nghỉ vì du học/chuyển nơi sinh sống

Nếu bạn xin nghỉ vì kế hoạch du học hoặc chuyển nơi ở, hãy dùng mẫu này để trình bày lý do một cách khéo léo và nhận được sự thông cảm từ quản lý.

Mẫu số 7 - Xin nghỉ sau khi kết thúc thời gian thử việc

Nếu sau thời gian thử việc bạn không muốn tiếp tục gắn bó với công ty, hãy dùng mẫu này để thông báo quyết định một cách lịch sự.

III. Hướng dẫn viết đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh chi tiết

Bước 1. Câu mở đầu: Nêu ý định nghỉ + vị trí làm việc

Ngay phần mở đầu, bạn nên đi thẳng vào trọng tâm: nêu rõ ý định nghỉ việc và vị trí công việc hiện tại, giúp người nhận nắm bắt ngay thông tin chính.

Ví dụ: I am resigning from my role as [Tên vị trí] at [Tên công ty], effective [Ngày/tháng/năm].

Bước 2. Thông báo ngày làm việc cuối cùng

Tiếp theo, hãy xác định rõ ngày làm việc cuối cùng, giúp công ty chủ động sắp xếp người thay thế và bàn giao công việc. Thông thường, bạn cần báo trước ít nhất 30 ngày (hoặc theo hợp đồng lao động).

Ví dụ:

• My last working day at [Tên công ty] will be [Ngày/tháng/năm].

• This resignation will be effective [Ngày], which is [số ngày] from today.

Bước 3. Lời cảm ơn & cam kết bàn giao công việc

Đây là phần để thể hiện sự trân trọng với công ty và đồng nghiệp. Hãy gửi lời cảm ơn vì những cơ hội đã có và khẳng định sẽ sẵn sàng hỗ trợ họ trong giai đoạn bàn giao.

Ví dụ:

• I am truly grateful for the opportunities and support I have received during my time at [Tên công ty].

• I will do my best to ensure a smooth transition and assist in training my replacement before my departure.

Bước 4. Lời kết

Cuối thư, hãy kết thúc bằng một lời chào lịch sự như sincerely hoặc best regards. Trong tiếng Anh, lời kết thường đi kèm dấu phẩy (,), sau đó là chữ ký và thông tin liên hệ (số điện thoại, email).

IV. Cách viết email xin nghỉ việc bằng tiếng Anh - 3 mẫu chuyên nghiệp

Trước khi nộp đơn xin nghỉ việc, viết resignation email (email xin nghỉ) là cách để bạn thông báo lịch sự cho quản lý và bộ phận HCNS. Dưới đây, JobOKO sẽ gợi ý 3 mẫu ngắn gọn và chuyên nghiệp.

Mẫu số 1. Bản tiếng Anh trang trọng

Mẫu này phù hợp trong hầu hết môi trường công sở, đặc biệt ở những nơi đề cao tính hình thức, giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với quản lý, đồng nghiệp khi rời công ty

Tiêu đề mail: Resignation - [Họ tên]

Dear [Tên người quản lý],

Please accept this email as formal notification that I am resigning from my position as [Vị trí] at [Tên công ty]. My last day of employment will be [Ngày làm việc cuối cùng].

Thank you for the opportunities you have provided me during my time here. I wish you and the company all the best in the future.

Sincerely,

[Họ tên]

Mẫu số 2. Bản tiếng Anh thân thiện

Khi bạn có mối quan hệ tốt với quản lý trực tiếp, viết email với văn phong thân thiện sẽ giúp thể hiện sự trân trọng với những kỷ niệm và sự hỗ trợ đã nhận được.

Tiêu đề mail: Resignation - [Họ tên]

Hi [Tên người quản lý],

I am writing to let you know that I am resigning from my position as [Vị trí] and my last day will be [Ngày làm việc cuối cùng]. This was not an easy decision, and I'm very grateful for the opportunity to have worked with you.

Thank you so much for your guidance and support during my time here. I wish you and the team all the best.

Best regards,

[Họ tên]

Mẫu số 3. Bản song ngữ Anh - Việt

Nên dùng mẫu này nếu bạn muốn cả người quản lý trực tiếp (người nước ngoài) và phòng nhân sự (người Việt) đều nắm rõ thông tin.

Tiêu đề mail: Resignation/Đơn xin thôi việc - [Họ tên]

Dear [Tên người quản lý],/Kính gửi Anh/Chị [Tên người quản lý],

Please accept this email as formal notification that I am resigning from my position as [Vị trí]. My last day of employment will be [Ngày làm việc cuối cùng].

(Tôi viết email này để thông báo về việc tôi xin thôi việc tại vị trí [Vị trí]. Ngày làm việc cuối cùng của tôi sẽ là [Ngày làm việc cuối cùng].)

Sincerely,/Trân trọng,

[Họ tên]

Xem thêm: Bật mí cách viết CV tiếng Anh đúng chuẩn và dễ hiểu nhất!

V. Lưu ý khi viết đơn xin nghỉ việc tiếng Anh

1. Khi nào nên viết đơn bằng tiếng Anh?

Khi làm việc tại công ty nước ngoài, tập đoàn đa quốc gia hoặc quản lý là người nước ngoài. Viết đơn xin thôi việc bằng bằng tiếng Anh đảm bảo người nhận hiểu đúng thông điệp.

2. Gửi cho ai trước: Quản lý hay phòng nhân sự?

Nên báo với quản lý trực tiếp trước để thể hiện sự tôn trọng, sau đó gửi bản chính thức và CC cho phòng nhân sự để hoàn tất thủ tục nghỉ việc.

3. Có cần in & ký tay nếu đã gửi qua email?

Có. Email giúp thông báo nhanh, nhưng bản in đơn xin nghỉ việc có chữ ký vẫn cần để lưu hồ sơ và đảm bảo tính pháp lý.

4. Nên ghi lý do nghỉ việc thế nào để không "mất điểm"?

Chỉ cần ghi ngắn gọn, nêu lý do tích cực và khách quan để tránh ảnh hưởng tới hình ảnh cá nhân. Ví dụ:

• To pursue a new opportunity (Để theo đuổi một cơ hội mới)

• Due to personal reasons (Vì lý do cá nhân)

Những dữ liệu trong đơn xin nghỉ việc như vị trí/chức danh, kinh nghiệm và thời gian làm việc là nền tảng để bạn tạo CV và Cover Letter nhanh chóng. Với hơn 100 mẫu chuyên nghiệp cùng công nghệ Auto-Matching, JobOKO giúp bạn hoàn thiện hồ sơ và kết nối tức thì với các cơ hội việc làm phù hợp.