Schedule là gì? Vì sao việc lập lịch trình công việc lại quan trọng?

Lập kế hoạch cho nhân viên là điều quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ. Ở công ty nhỏ, nhà hàng, cửa hàng... thì người quản lý hoặc giám sát tạo ra Schedule cho từng nhân viên hoặc chia ca kíp. Trong các tổ chức lớn hơn, việc lập kế hoạch cho nhân viên được thực hiện bởi bộ phận quản lý nhân sự. Hiểu được Schedule là gì, cả nhân viên, người lao động và quản lý đều có thể kiểm soát tốt thời gian, đảm bảo hiệu suất công việc.

MỤC LỤC:
I. Schedule là gì? Các loại Schedule phổ biến nhất hiện nay
II. Tại sao Schedule lại quan trọng?
III. Cách tạo Schedule hoàn hảo

Hiểu thế nào về Schedule? Các loại lịch trình công việc phổ biến

I. Schedule là gì? Các loại Schedule phổ biến nhất hiện nay

1. Schedule là gì?

Schedule nghĩa là lịch trình, lịch làm việc (tại trường học còn có nghĩa là thời khóa biểu). Schedule được sử dụng trong môi trường làm việc để lập lịch trình cho từng bộ phận, phòng ban, từng cá nhân trong các vai trò khác nhau hoặc từng dự án. Mỗi ngành nghề, vai trò sẽ áp dụng những kiểu lịch trình khác nhau, có những vị trí thì gần như lịch trình lặp đi lặp lại mỗi ngày, một số vai trò khác lại theo tháng hoặc điều chỉnh theo ca. Dù trong tình huống nào thì Schedule vẫn là một công cụ giúp quản lý thời gian và hiệu suất công việc.

Đọc thêm: Quy tắc quản lý thời gian hiệu quả cho nhân viên văn phòng

2. Các loại lịch trình công việc phổ biến nhất

• Giờ hành chính: Kiểu Schedule phổ biến và quen thuộc nhất là lịch trình làm việc theo giờ hành chính, có thể từ 8 - 17 giờ hàng ngày hoặc 9 - 18 giờ, nhìn chung tổng thời gian làm việc sẽ trong khoảng 8h đồng hồ, từ thứ Hai tới thứ Sáu (hoặc trưa thứ Bảy, cả ngày thứ Bảy tùy quy định). Ưu điểm chính của loại lịch trình này là có thể đoán trước được, cố định nên dễ lập lịch cũng như thực hiện các công việc, nhiệm vụ cụ thể.
• Lịch trình làm việc linh hoạt: Ngày nay, các kiểu Schedule linh hoạt, tùy biến ngày càng trở nên phổ biến. Miễn là bạn làm đủ giờ giấc và hoàn thành công việc thì bạn có thể tự chủ động với các nhiệm vụ của mình. Làm việc từ xa, làm việc tại văn phòng, đến công ty vào lúc nửa buổi, đi về khi chưa hết giờ... Thực tế nhiều người muốn được làm việc theo lịch trình này là vì họ có thể đạt năng suất cao nhất, dễ cân bằng giữa cuộc sống và công việc.
• Làm việc theo ca: Lịch trình kiểu ca kíp khá đặc thù, đa số được áp dụng ở các cơ sở, cửa hàng, công ty dịch vụ hoạt động 24/7 như tại bệnh viện, kinh doanh dịch vụ ăn uống, nhà hàng khách sạn, hàng không,... Bạn có thể làm việc nghỉ cách ngày nhưng ca kéo dài 12 - 16 giờ/ ngày, làm theo ca 4 giờ hoặc 8 giờ nhưng vào buổi tối, buổi đêm... Hơn nữa, lịch trình làm việc theo ca sẽ cần xoay ca linh hoạt và vì không nhất quán nên khó theo dõi, ảnh hưởng đến các thói quen sinh hoạt.

Vai trò của việc thiết lập Schedule trong công việc

II. Tại sao Schedule lại quan trọng?

Cho dù Schedule của bạn là gì thì tạo và duy trì một lịch trình làm việc nhất quán vẫn là chìa khóa để thành công. Những ưu điểm của việc lập lịch trình gồm có:

1. Đảm bảo hoàn thành công việc

Mục đích chính của một lịch trình làm việc hợp lý là nó sẽ đảm bảo bạn và các nhân viên của bạn (trường hợp bạn đang là quản lý, giám sát) hoàn thành trách nhiệm của mình trong thời gian được giao. Chắc chắn sẽ có lúc bạn hoàn thành sớm nhiệm vụ hoặc phải làm thêm giờ nhưng lịch trình nhất quán sẽ khuyến khích mọi người có động lực và ít nhất là họ biết phải làm gì, trong thời gian ra sao. Hơn nữa, lịch trình cũng sẽ bao gồm thời gian nghỉ ngơi nên sẽ thúc đẩy hiệu suất công việc tốt hơn.

2. Duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Nếu không có lịch trình làm việc cụ thể thì gần như chẳng ai có thể cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Nhiều người có thể sẽ làm việc tới 60, 80 giờ mỗi tuần hoặc chỉ vừa làm vừa chơi, nhất là khi bạn làm việc tại nhà. Đồng thời, không tách mình khỏi công việc sẽ khiến bạn thấy áp lực và mệt mỏi. Ngược lại, có Schedule hợp lý, bạn có thể tập trung 100% vào công việc khi cần cũng như hoàn toàn thảnh thơi để tận hưởng thời gian nghỉ ngơi của mình khi không làm việc. Đó là cách tốt nhất để giữ tinh thần sảng khoái và tránh kiệt sức.

3. Quản lý lượng công việc, lương thưởng và sự tuân thủ

Nếu bạn đang ở vai trò lãnh đạo, thì bạn nhất thiết phải có một lịch trình làm việc, không chỉ cho bản thân mà còn áp dụng với nhân viên của mình. Lúc này, Schedule đảm bảo bạn đang kiểm soát được lượng công việc, chế độ, giám sát nhân viên và đánh giá họ dựa trên các tiêu chuẩn chính xác.

4. Theo dõi năng suất, hiệu suất công việc

Lịch trình làm việc là một cách đơn giản để theo dõi năng suất của mỗi người, đánh giá số lượng, chất lượng công việc dựa trên thời gian, ca kíp cụ thể. Cùng một lượng công việc nhưng có người sẽ dành cả 8 tiếng để hoàn thành, trong khi người khác chỉ tốn tầm 4 tiếng. Lúc này, sự so sánh và đánh giá sẽ giúp áp dụng các chính sách khen thưởng hoặc kỷ luật, sa thải.

5. Đảm bảo thời hạn (deadline)

Có những người có thói quen trì hoãn, chưa đến thời hạn thì chưa đủ cố gắng để kết thúc hoặc hoàn thành công việc hay dễ bị mơ hồ, mất tập trung trong công việc. Lúc này, lịch trình làm việc sẽ đóng vai trò như một khung để bạn căn cứ vào đó làm việc hiệu quả và kịp thời hơn. Đặc biệt trong các dự án hay kế hoạch cần hoàn thành gấp thì lịch trình càng cụ thể, chi tiết sẽ càng phát huy tác dụng.

6. Giảm căng thẳng

Nhìn chung, lịch trình làm việc có thể làm giảm lượng căng thẳng trong cuộc sống của bạn vì nó ngăn ngừa xung đột trong quản lý thời gian, đảm bảo rằng bạn đáp ứng thời hạn và thoát khỏi áp lực công việc sau giờ làm. Hơn nữa, khi bạn biết khi nào mình phải làm việc, thì việc từ chối những gì không liên quan hay tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng sẽ dễ hơn nhiều. Đây cũng là một trong những cách tốt nhất để bảo vệ sức khỏe tinh thần và thể chất của bạn.

Đọc thêm: Cách quản lý thời gian nơi công sở hiệu quả

Lý do quan trọng để thiết lập Schedule

III. Cách tạo Schedule hoàn hảo

• Xác định nhu cầu cụ thể: Đặt lịch trình làm việc tổng thể hay cho từng ngày, từng tuần hoặc từng dự án sẽ không giống nhau. Thay vì áp dụng chung chung, bạn nên cân nhắc và điều chỉnh tùy thời điểm, tốt nhất là theo nhu cầu ngắn hạn hay dài hạn.
• Biết khi nào là thời điểm làm việc hiệu quả nhất: Mỗi một ngành nghề, lĩnh vực sẽ có đặc thù riêng và việc đặt lịch trình nên cân nhắc dựa trên những thời điểm trong ngày mà thường thì các thành viên trong bộ phận hay chính bản thân bạn làm việc hiệu quả nhất, đồng thời kết hợp với sự điều chỉnh không gian làm việc (đối với các công việc cần tập trung cao hoặc kích thích sự sáng tạo).
• Rõ ràng về thời gian tập trung và nghỉ giải lao: Bạn hoặc bất kỳ ai khác không thể làm việc cả ca, cả ngày dài mà không nghỉ. Một Schedule khoa học và hợp lý sẽ phải đảm bảo cân bằng cả thời gian làm việc và nghỉ ngơi sao cho cân bằng.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ giúp lập lịch để đảm bảo tất cả đều ở trong tầm kiểm soát. Sự kiên định, làm việc nghiêm túc tuân thủ lịch trình cũng sẽ giúp đảm bảo chất lượng công việc. Mong rằng những chia sẻ trên đây của JobOKO đã phần nào giúp bạn hiểu rõ Schedule là gì cũng như các mẹo đơn giản để lập lịch trình nhanh chóng, thực tế và hợp lý.