Tìm việc làm nhân viên theo dõi đơn hàng

MỤC LỤC:
I. Tổng quan về vai trò Nhân viên theo dõi đơn hàng
II. Thu nhập của Nhân viên theo dõi đơn hàng có cao không?
III. Cơ hội việc làm của Nhân viên theo dõi đơn hàng
IV. Kinh nghiệm xin việc Nhân viên theo dõi đơn hàng
V. Nhân viên theo dõi đơn hàng có gì khác với Nhân viên thu mua?
VI. Không học kinh doanh có làm Nhân viên theo dõi đơn hàng được không?

Nhân viên theo dõi đơn hàng được xem là một trong những vị trí "quyền lực" trong hoạt động kinh doanh của các công ty, đặc biệt là những doanh nghiệp làm ăn lớn, có nhiều đối tác. Hiểu về công việc Nhân viên theo dõi đơn hàng sẽ giúp bạn quyết định có bắt đầu sự nghiệp này hay không.

Các doanh nghiệp liên tục tuyển nhân viên theo dõi đơn hàng

Khi nói về vai trò Nhân viên theo dõi đơn hàng, nhiều người cho rằng đây đơn giản là vị trí phụ trách chuẩn bị các đơn hàng và gửi cho đơn vị vận chuyển - những nhiệm vụ cực kỳ phổ biến trong thời đại mà kinh doanh online và thương mại điện tử phát triển mạnh như hiện nay. Tuy nhiên, thực tế lại không hẳn như vậy. Nhân viên theo dõi đơn hàng chủ yếu làm việc trong các công ty sản xuất, phân phối và bán lẻ, phụ trách giám sát toàn bộ quy trình từ nhận đơn đặt hàng đến đặt mua nguyên vật liệu hoặc hàng hóa thành phẩm, giám sát quá trình hoàn thiện sản phẩm, đóng gói, gửi hàng.

Nhân viên theo dõi đơn hàng đóng vai trò hết sức quan trọng với việc kinh doanh của các doanh nghiệp dù doanh nghiệp đó thuộc về ngành nghề nào vì hiệu suất của họ ảnh hưởng đến hợp đồng, đến danh tiếng, uy tín. Công việc của Nhân viên theo dõi đơn hàng không quá phức tạp nhưng lại cần sự cẩn thận, chỉn chu, luôn tập trung theo sát mọi quá trình và ra quyết định đúng đắn, kịp thời.

I. Tổng quan về vai trò Nhân viên theo dõi đơn hàng

1. Trách nhiệm chính của Nhân viên theo dõi đơn hàng

Các nhiệm vụ cụ thể của Nhân viên theo dõi đơn hàng sẽ khác nhau tùy thuộc vào công ty và lĩnh vực bán lẻ và quy mô kinh doanh nhưng thông thường thì sẽ bao gồm:

• Phối hợp với bộ phận kinh doanh, marketing để lên kế hoạch quảng bá, giới thiệu sản phẩm đến khách hàng tiềm năng, chuẩn bị chiến lược bán hàng hiệu quả.
• Nhận đơn hàng từ bộ phận kinh doanh, bán hàng, trao đổi với người mua, nhà cung cấp và đơn vị vận chuyển để nhập nguyên liệu hoặc hàng hóa thành phẩm.
• Theo dõi sát sao quá trình nhập nguyên liệu, hàng hóa, không để xảy ra sai sót trong lúc vận chuyển hoặc hư hỏng, vấn đề với số lượng và chất lượng.
• Làm việc với đại diện các bộ phận sản xuất, đóng gói, kiểm tra chất lượng sản phẩm để đảm bảo chất lượng và hình thức đều đáp ứng được yêu cầu của khách hàng như đã thỏa thuận.
• Liên hệ và hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình hợp tác.
• Phối hợp giải quyết các vấn đề giấy tờ, thủ tục hải quan khi nhập hoặc gửi hàng từ/ra nước ngoài, làm việc với bộ phận kho để lưu trữ nguyên vật liệu, hàng hóa và xuất đi khi cần.
• Xử lý các vấn đề phát sinh trong suốt quá trình chuẩn bị và hoàn tất đơn hàng.
• Chuẩn bị báo cáo, thống kê và dựa vào phân tích số liệu để đưa ra các đề xuất về hoạt động kinh doanh hoặc sản xuất, phân phối.

Đọc thêm: Mô tả công việc của Nhân viên Xử lý Đơn hàng

2. Nhân viên theo dõi đơn hàng cần có phẩm chất, kỹ năng gì?

Nhà tuyển dụng khác nhau cũng sẽ có những yêu cầu cụ thể khác nhau với Nhân viên theo dõi đơn hàng, đặc biệt là dựa trên mức lương họ đưa ra cũng như đặc điểm ngành nghề kinh doanh cụ thể. Thường thì những ứng viên tốt nghiệp từ trung cấp, cao đẳng trở lên có thể đủ điều kiện ứng tuyển, đặc biệt là người có kinh nghiệm làm Nhân viên theo dõi đơn hàng, Nhân viên/Chuyên viên xuất nhập khẩu hoặc từng làm Nhân viên kinh doanh, Nhân viên bán hàng.

Nêu có kỹ năng mềm tốt, cơ hội trúng tuyển nhân viên theo dõi đơn hàng tăng cao

Nhân viên theo dõi đơn hàng cần sở hữu những phẩm chất và kỹ năng nhất định để làm tốt công việc của mình. Chúng không chỉ là công cụ để xin việc, kiếm tiền mà còn ảnh hưởng trực tiếp tới con đường sự nghiệp của bạn. Một Nhân viên theo dõi đơn hàng xuất sắc sẽ sở hữu những thế mạnh như sau:

• Kỹ năng máy tính: Kỹ năng này cực kỳ cần thiết vì Nhân viên theo dõi đơn hàng chủ yếu theo quá trình chuẩn bị và hoàn thành đơn hàng trên máy tính. Các phần mềm hợp tác, trao đổi thông tin qua email,... đều cần được sử dụng thành thạo để tiết kiệm thời gian, công sức và tăng năng suất công việc. Bên cạnh đó, thao tác trên máy tính cũng giảm thiểu sai sót và các thông tin có thể được lưu trữ tự động, đơn giản hơn.
• Kỹ năng làm việc nhóm: Có thể nói, một trong những kỹ năng quan trọng nhất đối với Nhân viên theo dõi đơn hàng chính là khả năng hợp tác, làm việc nhóm. Bạn sẽ phải phối hợp với bộ phận kinh doanh, sản xuất, kỹ thuật, kho,... Không biết cách thích nghi trong môi trường tập thể, làm việc với nhiều phòng ban thì quy trình xử lý đơn hàng dễ bị rối và gặp vấn đề.
• Giỏi giao tiếp và xây dựng mối quan hệ: Bên cạnh đó, giao tiếp và tương tác tích cực, xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng, nhà cung cấp cũng là một "biện pháp sinh tồn" đố với Nhân viên theo dõi đơn hàng. Bạn không chỉ đang nỗ lực làm việc cho bản thân mà còn đang đại diện cho hình ảnh và uy tín của công ty.
• Cẩn thận, chú ý đến chi tiết: Công việc của Nhân viên theo dõi đơn hàng đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn, luôn theo dõi và giám sát từng khâu trogn quá trình tiếp nhận và chuẩn bị đơn hàng. Thiếu đi sự cẩn thận thì bạn sẽ không thể làm được công việc này.
• Có tầm nhìn, định hướng kinh doanh: Mặc dù các trách nhiệm của Nhân viên theo dõi đơn hàng mới nghe có vẻ hơi tổng hợp vì việc gì, trong giai đoạn nào cũng được họ xem xét, ý kiến, giám sát nhưng bản chất của vai trò này vẫn là kinh doanh. Có tầm nhìn xa, nhạy bén, nắm bắt nhu cầu thị trường và đánh giá chính xác về khách hàng cũng như các đối tác sẽ cho phép bạn tiến xa hơn.

Đọc thêm: Công thức đơn giản để chốt đơn hàng dễ dàng hơn

II. Thu nhập của Nhân viên theo dõi đơn hàng có cao không?

Mức lương của Nhân viên theo dõi đơn hàng ở các công ty khác nhau, với người có kinh nghiệm nhiều hay ít sẽ khác nhau đáng kể. Thường thì Nhân viên theo dõi đơn hàng sẽ nhận từ 8 - 9 triệu/tháng, kinh nghiệm từ 2 năm có thể được trả lương từ 11 - 15 triệu/tháng. Lương cao nhất mà một Nhân viên theo dõi đơn hàng có thể thỏa thuận là khoảng 18 triệu/tháng.

So với nhiều vai trò khác trong lĩnh vực kinh doanh nói chung thì lương của Nhân viên theo dõi đơn hàng ở mức khá cao và được tăng đều đặn. Bên cạnh đó, khi mỗi đơn hàng lớn được xử lý xong, Nhân viên theo dõi đơn hàng cũng thường có một khoản tiền thưởng đáng kể. Những chế độ phúc lợi khác ở các công ty sản xuất cũng được đánh giá là khá ưu việt, nhất là với các vai trò nhân viên văn phòng như Nhân viên theo dõi đơn hàng.

Thu nhập được nhiều ứng viên quan tâm khi tìm việc làm nhân viên theo dõi đơn hàng

III. Cơ hội việc làm của Nhân viên theo dõi đơn hàng

Khi công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập kinh tế được đẩy mạnh, nhiều công ty sản xuất ra đời, các khu công nghiệp cũng không ngừng được mở rộng. Từ sản xuất máy móc, công cụ đến chế biến thực phẩm, gia công, may mặc, v.v. đều cần có Nhân viên theo dõi đơn hàng để kiểm soát quy trình giám sát và xử lý đơn hàng. Rõ ràng, luôn có cơ hội việc làm rộng mở với những người có nền tảng và muốn trở thành Nhân viên theo dõi đơn hàng.

Bên cạnh đó, một Nhân viên theo dõi đơn hàng không chỉ mãi là Nhân viên theo dõi đơn hàng. Tùy thuộc vào bằng cấp, năng lực và định hướng của bản thân, bạn có thể phát triển theo các hướng khác nhau, chẳng hạn như phấn đấu để thăng chức lên các vai trò Trưởng phòng thu mua, Trưởng phòng kinh doanh hoặc chuyển sang hướng xuất nhập khẩu.

IV. Kinh nghiệm xin việc Nhân viên theo dõi đơn hàng

1. Lưu ý khi tìm việc làm Nhân viên theo dõi đơn hàng

Tìm việc làm Nhân viên theo dõi đơn hàng không khó, cái khó là làm sao lựa chọn các công ty có môi trường làm việc tốt, chế độ đãi ngộ hợp lý. Vào làm việc tại công ty danh tiếng, có sẵn lượng khách hàng lớn và nhà cung cấp đáng tin cậy, đội ngũ nhân viên có năng lực thì gánh nặng công việc của Nhân viên theo dõi đơn hàng cũng sẽ giảm đi rất nhiều.

Những "địa chỉ" cung cấp nhiều việc làm Nhân viên theo dõi đơn hàng uy tín bao gồm các website tuyển dụng như JOBOKO, CareerBuilder, v.v., các trang Facebook chuyên về tuyển dụng và những nhóm chuyên tuyển các vai trò liên quan tới kinh doanh. Đánh giá khách quan thì tuyển dụng trên mạng xã hội phổ biến nhưng lại không chắc chắn và đáng tin bằng các trang tuyển dụng vốn có chỗ đứng và luôn kiểm duyệt các thông tin đăng tuyển. Ngoài ra, nhờ bạn bè, người quen giới thiệu cũng là một cách tốt để tìm việc làm Nhân viên theo dõi đơn hàng.

Cách tìm việc làm Nhân viên theo dõi đơn hàng hiệu quả

2. Những lưu ý khi chuẩn bị phỏng vấn Nhân viên theo dõi đơn hàng

Tương tự như nhiều cuộc phỏng vấn tuyển dụng khác, ứng viên Nhân viên theo dõi đơn hàng cũng cần có sự chuẩn bị chu đáo trước khi trao đổi trực tiếp với nhà tuyển dụng. Những doanh nghiệp làm ăn với đối tác nước ngoài thường yêu cầu Nhân viên theo dõi đơn hàng biết tiếng Anh (chủ yếu), ngoại ngữ thứ 2 có thể sẽ giúp bạn được ưu tiên. Do đó, bạn có thể bắt đầu bằng việc chuẩn bị bài giới thiệu cũng như trả lời câu hỏi bằng ngôn ngữ nhà tuyển dụng yêu cầu. Điều này sẽ để lại ấn tượng tốt với họ.

Viết lại thành dạng gạch đầu dòng, bao gồm các nội dung về ngôn ngữ; thể hiện khả năng tập trung vào chi tiết, làm việc tốt theo từng quy trình và qua các công cụ hợp tác; phối hợp tốt với các bộ phận liên quan; xử lý các tình huống có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển và kiểm kê, kiểm tra đơn hàng, v.v.

Khi phỏng vấn vị trí Nhân viên theo dõi đơn hàng, bạn hãy chú ý đến yếu tố sau:

• Về khả năng ngoại ngữ: Như đã nói ở trên, ngoại ngữ rất quan trọng đối với Nhân viên theo dõi đơn hàng, thông thường thì nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu tiếng Anh để làm việc với nhà cung cấp và đối tác. Khi chuẩn bị phỏng vấn, bạn hãy chuẩn bị sẵn sàng một bài giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh cũng như sẵn sàng trả lời các câu hỏi tiếng Anh. Tốt nhất là bạn cũng nên học về các từ vựng và thuật ngữ chuyên ngành để phản hồi nhanh và không bị bối rối.
• Làm nổi bật khả năng tập trung, chú ý đến chi tiết: Công việc của Nhân viên theo dõi đơn hàng ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất và kinh doanh của công ty, đồng thời, công việc này cũng rất áp lực. Trong quá trình phỏng vấn, ứng viên thông minh sẽ biết cách làm nổi bật khả năng tập trung và chú ý đến từng chi tiết. Điều này có thể thể hiện qua tác phong và thái độ, cách lắng nghe và đưa ra câu trả lời. Ứng viên chuyên nghiệp thường nhìn thẳng vào trọng tâm và phản hồi lại thông tin chính, quan trọng nhất.
• Thể hiện sự am hiểu về quy trình quản lý đơn hàng và khả năng xử lý tình huống: Ngoài ra, khi được hỏi về các câu hỏi tình huống có thể xảy ra trong quá trình đặt và theo dõi vận đơn, ứng viên nên dùng những trải nghiệm và kinh nghiệm thực tế để nói về các giải pháp hợp lý nhất. Trong trường hợp bạn chưa có kinh nghiệm thì hãy tư duy theo quy trình tiêu chuẩn, ít nhất cũng thể hiện được rằng bạn có kiến thức hoặc chủ động tìm hiểu thông tin từ trước đó.

Đọc thêm: Tại sao cần trang bị kỹ năng ngoại ngữ và cách để cải thiện?

V. Nhân viên theo dõi đơn hàng có gì khác với Nhân viên thu mua?

Nhân viên theo dõi đơn hàng và Nhân viên thu mua đều là những vị trí việc làm liên quan đến hàng hóa, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất và phân phối. Tuy nhiên, 2 vai trò này vẫn có những điểm khác biệt.

Nhân viên theo dõi đơn hàng phụ trách toàn bộ quá trình liên quan đến đặt hàng và giao hàng, tổng thể quá trình vận chuyển, đảm bảo hàng hóa và nguyên vận liệu được bàn giao đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng và số lượng. Trong khi đó, công việc của Nhân viên thu mua lại thường liên quan nhiều hơn đến việc tìm kiếm đối tác, nhà cung cấp và thỏa thuận giá cả. Nhân viên thu mua vẫn theo dõi sát sao quá trình vận chuyển nhưng về cơ bản thì nhiệm vụ đó do Nhân viên theo dõi đơn hàng phụ trách.

Ngoài ra, Nhân viên thu mua là người đặt hàng, mua hàng về cho công ty còn Nhân viên theo dõi đơn hàng sẽ kiểm soát cả việc mua và bán, nghĩa là không chỉ đặt và nhận hàng về mà còn gửi sản phẩm hàng hóa đến khách hàng của doanh nghiệp.

So sánh nhân viên theo dõi đơn hàng với nhân viên thu mua

VI. Không học kinh doanh có làm Nhân viên theo dõi đơn hàng được không?

Hiện nay, các trường cao đẳng, đại học không có chuyên ngành đào tạo Nhân viên theo dõi đơn hàng, vì vậy không có quy định cụ thể rằng những ai học trường nào, ngành nào mới làm được công việc này. Tuy vậy, đặc thù công việc có thể yêu cầu cao về ngoại ngữ và thư tín thương mại nên những bạn tốt nghiệp các trường Ngoại ngữ, Ngoại thương, Kinh tế, Quản trị kinh doanh, các chuyên ngành Xuất nhập khẩu, v.v. có thể cân nhắc làm Nhân viên theo dõi đơn hàng.

Nếu như bạn không học chuyên về ngoại ngữ hay xuất nhập khẩu thì cũng vẫn có thể ứng tuyển Nhân viên theo dõi đơn hàng nếu tự tích lũy kinh nghiệm và chuyển đổi kỹ năng phù hợp. Một số người học chuyên về kỹ thuật hoặc khối xã hội có thể học thêm tiếng Anh (hay Trung, Nhật, Hàn, v.v.) sau đó xin thực tập ở các vị trí Nhân viên thu mua hoặc Nhân viên theo dõi đơn hàng. So với bằng cấp chính quy thì công việc này yêu cầu cao hơn ở kinh nghiệm thực tế và khả năng chịu được áp lực, xử lý công việc một cách chuyên nghiệp, đúng quy trình.

Việc làm Nhân viên theo dõi đơn hàng cung cấp cơ hội nhận mức thu nhập cao, môi trường làm việc tốt và cơ hội thăng tiến, tăng lương nhanh. Trong trường hợp bạn muốn phát triển sự nghiệp của mình ở vai trò này, hãy bắt đầu từ việc chủ động học ngoại ngữ và tìm hiểu về các quy trình xử lý công việc, hiểu về thị trường trong nước và quốc tế, các thách thức trong quá trình vận chuyển và đảm bảo chất lượng hàng hóa. Với sự nỗ lực và định hướng chính xác, bạn có thể dễ dàng tìm việc và tiến xa hơn nữa.