Nhân viên văn thư còn được biết đến tới tên gọi khác như lễ tân - văn thư, nhân viên văn thư lưu trữ. Đây là một vị trí quan trọng trong vận hành doanh nghiệp, giúp đảm bảo mọi công việc hành chính, quản lý diễn ra đúng quy trình, tạo điều kiện hoàn thành tốt những nhiệm vụ khác trong công ty.

Tìm việc làm nhân viên văn thư cần lưu ý điều gì?

Tìm hiểu công việc của nhân viên văn thư

1. Trách nhiệm của nhân viên văn thư

Nhân viên văn thư phụ trách xử lý các giấy tờ hành chính, văn kiện cho công ty, hỗ trợ nhân viên khác,... Cụ thể như sau:

• Nhận và chuyển tiếp các cuộc gọi, tin nhắn, hồ sơ, giấy tờ, bưu phẩm, ... đến đúng phòng ban của công ty.
• Phân loại và chuyển các thư từ, hóa đơn hằng ngày, nhận bưu kiện, hàng hóa cho công ty.
• Sử dụng các công cụ để kiểm tra email, gửi fax, in ấn giấy tờ và cập nhật dữ liệu lên hệ thống quản lý của công ty.
• Đánh máy các mẫu giấy tờ, thư từ và các tài liệu khác.
• Phân loại, lưu trữ hồ sơ theo thứ tự để có thể dễ dàng quản lý và truy xuất.
• Đảm bảo số lượng vật tư văn phòng đáp ứng công việc của nhân viên công ty.
• Hoàn thành các công việc khác theo chỉ đạo của cấp trên.

2. Học gì ra làm nhân viên văn thư?

Tùy vào từng công ty mà yêu cầu về bằng cấp đối với nhân viên văn thư sẽ khác nhau. Thông thường, nhà tuyển dụng chỉ yêu cầu ứng viên cần có bằng tốt nghiệp Trung cấp trở lên chuyên ngành văn thư, lưu trữ, lưu trữ học, quản trị văn phòng, hành chính học hoặc các chuyên ngành khác có liên quan.

Nhân viên văn thư có yêu cầu bằng cấp gì không?

3. Kỹ năng cần có của nhân viên văn thư

3.1. Kỹ năng hành chính văn phòng

Các công ty sẽ không tuyển nhân viên văn thư không thành thạo các kỹ năng hành chính văn phòng vì đây là điều kiện bắt buộc để có thể hoàn thành tốt công việc của mình. Kỹ năng hành chính văn phòng bao gồm kỹ năng soạn thảo văn bản; sắp xếp, phân loại và lưu trữ các tài liệu cho công ty; quản lý tài sản, hồ sơ nhân sự; ....

3.2. Kỹ năng tin học văn phòng

Thành thạo tin học văn phòng cũng là kỹ năng quan trọng khi bạn ứng tuyển vào vị trí này bởi công việc chủ yếu liên quan đến máy tính. Nếu không có kỹ năng sử dụng các bộ công cụ như Microsoft Word, Excel, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để soạn thảo các tài liệu, hợp đồng. Các công ty đang dần chuyển sang quản lý dữ liệu số. Họ thay thế các loại văn bản giấy cồng kềnh bằng văn bản điện tử, giúp tiết kiệm không gian lưu trữ, thời gian tìm kiếm lại khi cần thiết. Do đó, nếu không có kỹ năng tin học văn phòng, bạn sẽ không thể làm được việc.

3.3. Thành thạo các nghiệp vụ, phương pháp gửi và nhận hồ sơ, giấy tờ

Gửi và tiếp nhận các loại hồ sơ, giấy tờ là công việc quan trọng nhất của nhân viên văn thư. Khi làm công việc này, bạn sẽ phải nắm rõ quy trình tiếp nhận hồ sơ; phương pháp kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin trên đó; cũng như nắm rõ hồ sơ nào thì cần chuyển cho bộ phận nào, ... Đối với những hồ sơ không được gửi đi thì cần lưu trữ ra sao, trong thư mục nào, ...

Càng trong những công ty lớn thì số lượng hồ sơ cần phải tiếp nhận lại càng nhiều. Vì vậy, nếu không thành thạo các nghiệp vụ, phương pháp gửi, nhận và lưu trữ hồ sơ, bạn sẽ nhanh chóng rơi vào trạng thái hỗn loạn, không thể hoàn thành công việc và thậm chí là làm ảnh hưởng tới cả những người khác.

3.4. Kỹ năng giao tiếp tốt

Nhân viên văn thư cũng cần có kỹ năng giao tiếp hiệu quả vì sẽ phải thường xuyên tiếp xúc với cấp trên, đồng nghiệp và khách hàng. Công việc cũng đòi hỏi họ phải biết cách truyền tải thông tin một cách khéo léo, chính xác đến người nghe.

3.5. Chăm chỉ, cẩn thận

Tất cả các công việc liên quan đến hồ sơ, sổ sách đều đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ và chú ý đến từng chi tiết dù là nhỏ nhất. Là người phụ trách các công việc như trả lời email, lên lịch các cuộc hẹn, đánh giá hợp đồng, nhân viên văn thư cần phải chú ý đến mọi chi tiết để không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào, đặc biệt là từ phía khách hàng hay đối tác của công ty.

3.6. Kỹ năng sắp xếp công việc và quản lý thời gian

Kỹ năng sắp xếp và lựa chọn các công việc ưu tiên cũng rất quan trọng đối với nhân viên văn thư. Mỗi ngày, họ phải xử lý số lượng lớn hồ sơ, giấy tờ; nếu như không biết sắp xếp thời gian và thứ tự làm việc, họ sẽ không chỉ không hoàn thành được các nhiệm vụ được giao mà còn làm ảnh hưởng lớn đến công việc của những nhân viên khác.

3.7. Yêu thích môi trường làm việc văn phòng

Để có thể hoàn thành tốt công việc của mình, bạn cần phải yêu thích nó. Là một nhân viên văn thư, bạn sẽ phải ngồi trong văn phòng cả ngày để xử lý các giấy tờ, số liệu. Đó có thể là một công việc khá nhàm chán và thường xuyên lặp đi lặp lại. Nếu là một người năng động và không thể ngồi yên một chỗ suốt cả ngày thì công việc văn thư có thể sẽ không phù hợp với bạn.

Những kỹ năng nhân viên văn thư nhất định phải có

4. Mức lương của Nhân viên văn thư có cao không?

Nhân viên văn thư hiện nay có mức lương từ 6 đến 10 triệu đồng/tháng phụ thuộc vào lượng công việc mà họ đảm nhận cũng như trình độ và kinh nghiệm làm việc. Những người làm việc trong các công ty lớn với số lượng khổng lồ hồ sơ cần xử lý mỗi ngày thì mức thu nhập chắc chắn sẽ cao hơn.

Ngoài ra, mức lương của nhân viên văn thư cũng được quyết định bởi thâm niên làm việc, kinh nghiệm và rất nhiều yếu tố khác. Những người làm trong các cơ quan nhà nước như trường học, bệnh viện thì lương sẽ được tính theo bậc. Thời gian làm việc càng dài thì nhu nhập lại càng cao.

5. Nhân viên văn thư thường làm việc ở đâu?

Như đã nói ở trên, nhân viên văn thư đóng một vai trò quan trọng trong quy trình vận hành doanh nghiệp. Vì vậy, hầu hết mọi công ty, tổ chức, doanh nghiệp đều có nhu cầu tuyển dụng nhân viên văn thư.

Tốt nghiệp ngành lưu trữ học, văn thư lưu trữ, ... bạn có thể xin vào làm việc tại:

• Văn phòng của các cơ quan, tổ chức Nhà nước.
• Trung tâm lưu trữ quốc gia hoặc cơ quan lưu trữ địa phương.
• Bộ phận hành chính, văn thư lưu trữ của các công ty, doanh nghiệp.
• Trường học, bệnh viện, ....
• Các viện nghiên cứu về lưu trữ, hành chính, văn phòng.

6. Nhân viên văn thư có gì khác với nhân viên hành chính, nhân viên lễ tân văn phòng?

Trong các công ty, doanh nghiệp nhỏ thường không có sự phân biệt rõ ràng giữa nhân viên văn thư và nhân viên hành chính. Thông thường, họ sẽ chỉ tuyển dụng nhân viên hành chính và kiêm nhiệm cả chức năng, nhiệm vụ của nhân viên văn thư.

Tuy nhiên, trong những công ty lớn và có quy mô, cơ cấu rõ ràng, nhân viên văn thư, hành chính và lễ tân văn phòng là ba vị trí hoàn toàn khác biệt. Nhân viên hành chính nhân sự sẽ đảm nhiệm các công việc liên quan đến nhân viên, quản lý nhân sự, chế độ cho nhân viên, ... Trong khi đó, nhân viên văn thư sẽ chủ yếu làm công việc lưu trữ, liên quan đến sổ sách, giấy tờ, hợp đồng, soạn thảo văn bản, ... Cuối cùng là thư ký văn phòng với nhiệm vụ như một kênh liên lạc. Họ sẽ tiếp đón khách đến công ty, trả lời điện thoại, ....Nhân viên văn thư, hành chính và lễ tân văn phòng sẽ hỗ trợ, bổ sung cho nhau trong quá trình làm việc.

7. Tiêu chí tuyển dụng Nhân viên văn thư

Dù không yêu cầu bằng cấp chuyên môn cao nhưng nhà tuyển dụng vẫn sẽ đưa ra những tiêu chí khắt khe về phẩm chất và kỹ năng mềm khi tuyển dụng vị trí này như:

• Am hiểu quy trình gửi, nhận và lưu trữ hồ sơ.
• Vận dụng hiệu quả công nghệ thông tin trong lưu trữ.
• Kỹ năng giải quyết các công việc liên quan đến văn thư.
• Cẩn thận, tỉ mỉ, tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.
• Tư duy logic, phương pháp làm việc khoa học.
• Am học hỏi, không ngừng tìm ra những phương pháp làm việc mới hiệu quả hơn.

8. Việc làm Nhân viên văn thư có tương lai không?

Việc làm nhân viên văn thư thường không được nhiều người chú ý, đề cao bởi tính chất công việc khá đơn giản và thường xuyên lặp đi lặp lại. Số lượng nhân viên văn thư được tuyển vào các cơ quan, công sở cũng rất ít, thường là chỉ 1 - 2 người và tỷ lệ chuyển việc cũng không cao.

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là công việc nhân viên văn thư không có tương lai. Những người nhanh nhẹn, linh hoạt trong công việc có thể chuyển sang các vị trí nhân viên hành chính hoặc thực hiện cùng lúc hai nhiệm vụ hành chính - văn thư. Khi đã có kinh nghiệm làm việc, bạn sẽ được đề bạt lên chức vụ cao hơn hoặc có thể tìm việc làm ở vị trí quản lý văn phòng, trưởng phòng hành chính, .... Mức thu nhập khi đó sẽ tăng theo cấp bậc, thâm niên hoặc và cả trình độ chuyên môn.

Cũng không ít người theo đuổi các khóa học Thạc sĩ, Tiến sĩ về lưu trữ học để về làm việc cho các trung tâm hoặc viện nghiên cứu về hành chính, văn phòng. Những người khác thì trở thành giảng viên các ngành liên quan đến lưu trữ học trong các trường Đại học, Cao đẳng.

Triển vọng nghề nghiệp của nhân viên văn thư

9. Tìm việc làm nhân viên văn thư ở đâu?

Có rất nhiều cách khác nhau để bạn tìm kiếm và ứng tuyển vào vị trí nhân viên lưu trữ. Hầu hết các công ty, doanh nghiệp tuyển dụng vị trí này qua hai kênh: các website tuyển dụng việc làm và mạng xã hội Facebook, Zalo. Thông tin tuyển dụng trên các website thường rất chi tiết, rõ ràng về công việc cụ thể, yêu cầu đối với ứng viên, chế độ phúc lợi,... Bạn đọc hãy truy cập vào JOBOKO.com để tham khảo danh sách việc làm nhân viên văn thư mới nhất, được cập nhật liên tục. Bạn cũng hoàn toàn có thể yên tâm về độ uy tín của nhà tuyển dụng khi tìm việc làm nhân viên văn thư tại website này.

Facebook cũng là một kênh thông tin hiệu quả để bạn tìm kiếm và kết nối với nhà tuyển dụng. Bạn cũng có thể trực tiếp tương tác để tìm hiểu kỹ hơn về công việc trước khi quyết định ứng tuyển. Tuy nhiên, khi tìm việc trên kênh này, bạn chỉ nên ứng tuyển vào những công việc có thông tin công ty (tên, địa chỉ, ...), mô tả công việc và quyền lợi rõ ràng.

Hy vọng bài viết trên đây của JOBOKO.com đã giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc của nhân viên văn thư. Nếu bạn là người cẩn thận và ưa thích sự ổn định thì đây sẽ là một sự lựa chọn phù hợp. Tuy nhiên, nếu như bạn thấy mình khá năng động và không phù hợp để làm việc với giấy tờ, sổ sách thì bạn chắc hẳn sẽ mất rất nhiều thời gian và phải cố gắng nhiều hơn khi chọn con đường sự nghiệp này.

MỤC LỤC:
1. Trách nhiệm của nhân viên văn thư
2. Học gì ra làm nhân viên văn thư?
3. Kỹ năng cần có của nhân viên văn thư
4. Mức lương của Nhân viên văn thư có cao không?
5. Nhân viên văn thư thường làm việc ở đâu?
6. Nhân viên văn thư có gì khác với nhân viên hành chính, nhân viên lễ tân văn phòng?
7. Tiêu chí tuyển dụng Nhân viên văn thư
8. Việc làm Nhân viên văn thư có tương lai không?
9. Tìm việc làm nhân viên văn thư ở đâu?

Đọc thêm: Mô tả công việc của Nhân viên văn thư chi tiết

Đọc thêm: Mẹo nâng cao kỹ năng tin học văn phòng đơn giản

Đọc thêm: Cách nâng cao kỹ năng sắp xếp, quản lý công việc khoa học