Mô tả công việc của Nhân viên văn thư

Nhân viên văn thư (Clerical Staff) thường phụ trách các công việc văn phòng nói chung. Họ là bộ phận trả lời điện thoại, sắp xếp tài liệu, lên lịch làm việc, xử lý việc giao hàng và nhập dữ liệu cùng các nhiệm vụ khác. Do phải phụ trách nhiều công việc khác nhau, nhân viên văn thư không thể thiếu kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc cũng như sự tỉ mỉ, cẩn thận khi làm việc.

MỤC LỤC:
I. Mô tả công việc của Nhân viên văn thư
II. Yêu cầu về bằng cấp và kỹ năng đối với nhân viên văn thư

Tìm hiểu việc làm nhân viên văn thư chi tiết

I. Mô tả công việc của Nhân viên văn thư

Ngày nay, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ đã tác động lớn đến cách thức nhân viên văn thư thực hiện nhiệm vụ của mình. Các văn phòng dần được trang bị hệ thống máy tính tinh vi, máy photocopy, máy in và các thiết bị khác phục vụ các công việc văn thư.
Dưới đây là những công việc cụ thể của nhân viên văn thư:

• Trả lời điện thoại: Nhân viên văn thư hỗ trợ nhận điện thoại, chuyển cuộc gọi đến các bên có liên quan, ghi chép tin nhắn cũng như các yêu cầu từ khách hàng.
• In ấn và gửi fax: Nhân viên văn thư cũng là người chịu trách nhiệm in ấn tài liệu và gửi fax khi cần. Do đó, họ cần nắm được cách sử dụng máy in, máy fax và xử lý các vấn đề liên quan.
• Quản lý và lưu trữ tài liệu: Nhân viên văn thư thường lưu trữ và sắp xếp hồ sơ cũng như các tài liệu trong văn phòng. Các tài liệu bao gồm đơn từ, hóa đơn và thường được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.
• Nhập dữ liệu: Nhân viên văn thư cần có các kỹ năng tin học vì họ phải làm việc qua email cũng như cập nhật số liệu trên máy tính. Mỗi công ty thường có hệ thống riêng để thu thập, quản lý dữ liệu và cung cấp các chương trình đào tạo liên quan. Nếu bạn làm việc ở một văn phòng tuyển dụng, bạn có thể chịu trách nhiệm nhập thông tin về nhân viên mới vào hệ thống quản lý dữ liệu.
• Gửi và nhận bưu phẩm: Thông thường, nhân viên văn thư sẽ phụ trách nhận và gửi bưu phẩm. Họ cũng có thể kiêm nhiệm việc phân loại và chuyển thư cho các đồng nghiệp khác trong công ty.
• Lên lịch làm việc: Đôi khi nhân viên văn thư còn đảm nhiệm công việc xây dựng lịch làm việc của văn phòng bao gồm cả việc lên kế hoạch tổ chức đi du lịch cho nhân viên.

Đọc thêm: Cách nâng cao kỹ năng sắp xếp, quản lý công việc khoa học

Nhân viên văn thư cần có kỹ năng gì để đáp ứng yêu cầu công việc?

II. Yêu cầu về bằng cấp và kỹ năng đối với nhân viên văn thư

Nhân viên văn thư cần phải sở hữu một số bằng cấp và kỹ năng nhất định để hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Dưới đây là những yêu cầu cơ bản đối với nhân viên văn thư:

• Tốt nghiệp Trung cấp trở lên chuyên ngành Văn thư lưu trữ hoặc Lưu trữ học: Đây là yêu cầu tối thiểu đối với nhân viên văn thư. Tuy nhiên, nếu bạn có bằng cử nhân, cơ hội tìm được việc làm của bạn sẽ lớn hơn.
• Kỹ năng tin học văn phòng.
• Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề.
• Kỹ năng giao tiếp, truyền đạt thông tin.
• Kỹ năng làm việc nhóm.

Đọc thêm: Mẹo nâng cao kỹ năng tin học văn phòng đơn giản

Ngoài ra, ở một số văn phòng, nhân viên văn thư còn cần có kỹ năng tính toán do công việc của họ liên quan đến ghi chép sổ sách cũng như các nhiệm vụ cơ bản của một nhân viên kế toán.