Accounts Receivable Executive (AR Executive)

1. Nhiệm vụ chính:
Quản lý toàn bộ quy trình công nợ phải thu (Accounts Receivable - AR), bao gồm phê duyệt đơn hàng, phân bổ thanh toán, thu hồi công nợ, đối chiếu công nợ khách hàng và tính toán các khoản thưởng bán hàng trên hệ thống ERP.
Đóng vai trò là đầu mối chính trong công tác quản lý công nợ khách hàng và phối hợp với các phòng ban nội bộ để xử lý các vấn đề liên quan.
2. Mô tả công việc chi tiết:
A. Xử lý đơn hàng và phân bổ thanh toán
Rà soát và phê duyệt các đơn hàng bán hàng trên hệ thống ERP theo chính sách của Công ty.
Phân bổ chính xác các khoản thanh toán của khách hàng theo số tiền, ngày thanh toán, ngân hàng, mã khách hàng và đối chiếu với hóa đơn.
Xử lý phí ngân hàng, các khoản chênh lệch nhỏ cần xóa sổ và các bút toán thanh toán/bù trừ.
B. Thu hồi công nợ và tương tác với khách hàng
Theo dõi báo cáo tuổi nợ hằng ngày; lập kế hoạch và theo dõi các khoản công nợ đến hạn/quá hạn.
Thực hiện thu hồi công nợ định kỳ qua email/điện thoại đối với các khách hàng thông thường.
Báo cáo và theo dõi sát các khoản công nợ quá hạn hoặc khó thu.
Phối hợp với đội ngũ Kinh doanh để xây dựng và triển khai các phương án thu hồi công nợ.
Điều tra và xử lý các khoản thanh toán của khách hàng chưa xác định được.
C. Đối chiếu và báo cáo
Chuẩn bị và gửi thư xác nhận số dư công nợ cho khách hàng theo định kỳ hằng quý.
Theo dõi và báo cáo tình trạng thu hồi thư xác nhận số dư công nợ.
Lập báo cáo tình trạng công nợ phải thu hằng tuần, bao gồm phân loại khách hàng phù hợp và cập nhật tình hình thu hồi công nợ.
Cung cấp các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của quản lý trực tiếp.
D. Đánh giá tín dụng khách hàng
Đánh giá các đề nghị tăng hạn mức tín dụng của khách hàng dựa trên lịch sử giao dịch.
Chuẩn bị biểu mẫu đánh giá khách hàng và cảnh báo các rủi ro cho AR Lead/AR Manager.
E. Quản lý hóa đơn và chứng từ
Xử lý các điều chỉnh hóa đơn và chứng từ liên quan đến hàng trả lại.
Chuẩn bị hồ sơ đề nghị hoàn tiền kèm theo các chứng từ liên quan.
Quản lý các vấn đề liên quan đến hóa đơn thuộc phạm vi công việc công nợ phải thu.
Xử lý/xóa các khoản công nợ phải thu liên quan đến hàng mẫu sau khi kiểm tra đầy đủ các phê duyệt cần thiết (nếu có).
F. Xử lý thưởng bán hàng
Kiểm tra và xác nhận tình trạng công nợ phải thu của khách hàng để phục vụ việc chi trả thưởng bán hàng; tạm dừng chi trả thưởng đối với các khách hàng có công nợ quá hạn hoặc nợ xấu.
G. Phối hợp liên phòng ban
Phối hợp với các bộ phận Kinh doanh, Chăm sóc khách hàng (CSR), Pháp chế, Kho và Xuất nhập khẩu để xử lý các vấn đề liên quan đến khách hàng.
Cung cấp chứng từ gốc và hóa đơn cho các phòng ban liên quan theo yêu cầu.
Hỗ trợ kiểm toán nội bộ/độc lập bằng việc kiểm tra và xác nhận số dư các tài khoản liên quan đến công nợ phải thu.
3. Các công việc khác - nếu có