Admin Executive / Nhân viên Hành chính

Mô tả Công việc
1. Quản lý công văn, hồ sơ và tài liệu
Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ và luân chuyển công văn, hồ sơ, tài liệu.
Trình ký và theo dõi tài liệu theo quy trình Công ty.
Tiếp nhận và phân bổ thư/bưu phẩm đến các bộ phận liên quan.
Chủ động rà soát và báo cáo khi phát hiện sai sót, thiếu hoặc thất lạc hồ sơ.
Tổ chức lưu trữ hồ sơ, dữ liệu khoa học và dễ tra cứu.
2. Quản lý con dấu
Quản lý và sử dụng con dấu Công ty theo đúng quy định.
Lưu trữ các văn bản đã đóng dấu.
Theo dõi và báo cáo tình trạng sử dụng con dấu, hồ sơ khi cần thiết.
3. Theo dõi hồ sơ thanh toán
Tiếp nhận và theo dõi hồ sơ thanh toán của nhà thầu, NCC và khách hàng.
Kiểm tra các hồ sơ, chứng từ cần thiết theo Hợp đồng hoặc quy trình Công ty.
Chủ động thông báo và yêu cầu bổ sung khi hồ sơ còn thiếu.
Phối hợp với Kế toán, Dự án và các bộ phận liên quan để hoàn thiện hồ sơ.
Theo dõi trạng thái hồ sơ và kế hoạch thanh toán.
Chủ động cập nhật thông tin cho NCC trong quá trình xử lý.
4. Làm việc với Nhà cung cấp/Nhà thầu
Tiếp nhận và làm rõ các yêu cầu của NCC/nhà thầu.
Kiểm tra thông tin, hồ sơ liên quan trước khi chuyển hoặc trình cấp trên.
Chủ động trao đổi và xử lý các nội dung trong phạm vi công việc.
Đối với vấn đề vượt thẩm quyền, tổng hợp thông tin và báo cáo cấp trên để xử lý.
Theo dõi các nội dung đã trao đổi đến khi hoàn tất.
5. Hỗ trợ hành chính - văn phòng
Mua sắm, bảo quản vật tư, trang thiết bị, cơ sở vật chất và văn phòng phẩm.
Tìm kiếm, làm việc và lấy báo giá NCC khi có nhu cầu mua sắm hoặc sử dụng dịch vụ.
In ấn và chuẩn bị các tài liệu cần thiết.
Theo dõi tình trạng trang thiết bị, đề xuất sửa chữa hoặc thay thế khi cần.
Thực hiện các công việc hành chính - văn phòng khác theo phân công.
6. Soạn thảo văn bản và phối hợp
Soạn thảo công văn, thông báo, biên bản và các văn bản hành chính.
Rà soát nội dung, thông tin và hình thức văn bản trước khi trình ký.
Phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý công việc được giao.
Chủ động theo dõi và follow-up các đầu việc đến khi hoàn tất.
Báo cáo kịp thời khi công việc có nguy cơ chậm tiến độ hoặc phát sinh vấn đề.