Admin Executive

[Fulltime]
Địa chỉ: 222 Pasteur, Phường Xuân Hòa (Quận 3 cũ), Tp.HCM
Thời gian làm việc: Thứ 2 - Thứ 6 (8g30 - 17g30)
Mail: [protected info]
MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
DatVietVAC Group Holdings đang tìm kiếm Admin Executive (Operation Admin - MarCom) phụ trách điều phối các hoạt động vận hành và hành chính hằng ngày của bộ phận MarCom, quản lý luồng hồ sơ, thông tin và các yêu cầu phối hợp giữa các phòng ban.
Vị trí đồng thời hỗ trợ MarCom Operations Director theo dõi tiến độ công việc, điều phối các hoạt động quảng bá, làm việc với đối tác/nhà cung cấp và đảm bảo các hoạt động của bộ phận được triển khai đúng kế hoạch, tiến độ và quy trình.
1. ĐIỀU PHỐI HOẠT ĐỘNG VẬN HÀNH HẰNG NGÀY (60%)
Thực hiện và điều phối các công việc hành chính, vận hành hằng ngày của bộ phận MarCom.
Tiếp nhận, theo dõi và quản lý luồng hồ sơ, chứng từ, thông tin và các yêu cầu công việc đầu vào/đầu ra (In & Out) của bộ phận.
Sắp xếp lịch họp, chuẩn bị tài liệu và các công tác hậu cần liên quan.
Hỗ trợ MarCom Operations Director theo dõi tiến độ các dự án, kế hoạch và công việc của bộ phận.
Chủ động cập nhật tình trạng công việc, nhắc tiến độ và phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh nhằm đảm bảo kế hoạch được triển khai đúng thời hạn.
Làm đầu mối liên lạc, tiếp nhận thông tin và hỗ trợ phối hợp giữa MarCom với các phòng ban, đơn vị kinh doanh và công ty liên quan trong hệ sinh thái.
Tổng hợp thông tin và báo cáo tình hình thực hiện công việc theo yêu cầu của cấp quản lý.
2. HỖ TRỢ & THEO DÕI CÁC HOẠT ĐỘNG MARCOM (30%)
Hỗ trợ theo dõi kế hoạch và tiến độ triển khai các hoạt động truyền thông, quảng bá chương trình như Activation, POSM và các hoạt động MarCom liên quan.
Tìm kiếm, liên hệ và làm việc với các đối tác/nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu của từng dự án.
Hỗ trợ tổ chức quy trình lựa chọn nhà cung cấp/đấu thầu; thu thập báo giá và so sánh các phương án dựa trên chi phí, chất lượng dịch vụ và khả năng đáp ứng.
Phối hợp với các bên liên quan để triển khai hoạt động theo kế hoạch đã được phê duyệt.
Theo dõi tiến độ thực hiện, ghi nhận kết quả và phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai.
Tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện và hỗ trợ đánh giá chất lượng dịch vụ, hiệu quả hợp tác của đối tác/nhà cung cấp.
Đề xuất các điều chỉnh cần thiết nhằm cải thiện hiệu quả phối hợp và vận hành.
3. CÔNG VIỆC KHÁC (10%)
Thực hiện các công việc hành chính, điều phối và hỗ trợ vận hành khác theo yêu cầu của MarCom Operations Director.
Hỗ trợ các hoạt động phát sinh của bộ phận trong giai đoạn cao điểm của chương trình, sự kiện hoặc chiến dịch truyền thông.
YÊU CẦU:
ốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Hành chính, Kế toán, Nhân sự hoặc các ngành liên quan.
Có tối thiểu 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Operation Admin, Administrative Executive, Project Admin, Marketing Admin hoặc các vị trí tương đương.
Ưu tiên ứng viên có kiến thức hoặc kinh nghiệm về nghiệp vụ kế toán, hồ sơ và chứng từ.
Có hiểu biết về công tác quản lý hành chính, vận hành văn phòng và quy trình phối hợp giữa các bộ phận.
Có kinh nghiệm theo dõi tiến độ công việc, quản lý hồ sơ và hỗ trợ điều phối nhiều đầu việc cùng lúc.
Có khả năng tìm kiếm nhà cung cấp, tổng hợp báo giá và so sánh các phương án dịch vụ.
Có kỹ năng giao tiếp tốt bằng lời nói và văn bản; phối hợp hiệu quả với các phòng ban và đối tác.
Có khả năng thu thập, phân tích, tổng hợp thông tin và lập báo cáo.
Cẩn thận, tỉ mỉ, có tinh thần trách nhiệm cao, đặc biệt trong việc xử lý hồ sơ, chứng từ và theo dõi tiến độ.
Linh hoạt, chủ động và có khả năng xử lý vấn đề phát sinh.
Có kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc và quản lý thời gian tốt.
Năng động, chuyên nghiệp và có khả năng làm việc dưới áp lực tiến độ.
Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Word, Excel và PowerPoint; biết sử dụng Visio là lợi thế.
Có chứng chỉ tin học văn phòng.
Tiếng Anh giao tiếp.
QUYỀN LỢI:
Bảo hiểm: 100% lương Gross
14 ngày phép/năm
Cấp thiết bị làm việc (Laptop/PC)
Khu vực gửi xe
Xét thưởng PMP cuối năm (tùy thuộc vào tình hình kinh doanh của công ty & KPI)
Khám sức khỏe định kỳ
Các chương trình, hoạt động nội bộ dành cho nhân viên,...