Chuẩn hóa quy trình - SOP - biểu mẫu | 20%
Tổng hợp, cập nhật và chuẩn hóa SOP, quy trình, form, biểu mẫu và file làm việc.
Quản lý phiên bản và kho tài liệu của Khối Vận hành.
Đảm bảo tài liệu có đầy đủ thông tin về PIC, SLA, Input và Output.
Kiểm soát việc sử dụng đúng phiên bản tài liệu.
Quản trị dữ liệu & báo cáo | 25%
Quản lý và sắp xếp hệ thống file dữ liệu vận hành.
Kiểm tra dữ liệu thiếu, sai, trùng hoặc cập nhật chậm.
Tổng hợp và duy trì các báo cáo, dashboard vận hành.
Thực hiện báo cáo ngày/tuần/tháng theo yêu cầu.
Theo dõi tác vụ & deadline | 20%
Ghi nhận đầy đủ các action, người phụ trách, deadline và kết quả cần đạt.
Theo dõi tiến độ thực hiện công việc hằng ngày.
Chủ động nhắc deadline và cập nhật trạng thái công việc.
Tổng hợp các công việc quá hạn và báo cáo/escalate tới Quản lý.
Đảm bảo các action sau cuộc họp hoặc sau khi giao việc không bị bỏ sót.
Thư ký vận hành & phối hợp liên phòng | 15%
Chuẩn bị số liệu, tài liệu
phục vụ các cuộc họp của Khối.
Ghi nhận nội dung, kết luận và action sau cuộc họp.
Theo dõi việc thực hiện các action giữa các bộ phận.
Phối hợp với Vận hành lớp học, CSHV, Tái phí,
Tester, QC, Đào tạo, Kinh doanh và BO.
Đảm bảo meeting note được cập nhật đầy đủ và đúng thời gian.
Quản trị công cụ vận hành | 10%
Nắm bắt các tính năng và cách sử dụng công cụ phục vụ vận hành.
Hỗ trợ mapping công cụ với nghiệp vụ thực tế.
Tham gia test các tính năng/công cụ mới.
Hướng dẫn và hỗ trợ người dùng trong quá trình triển khai.
Tiếp nhận, ghi nhận và chuyển các vấn đề phát sinh tới đúng đầu mối xử lý.
Theo dõi tiến độ xử lý các issue.
Quản lý kho tài liệu & hỗ trợ Quản lý | 10%
Quản lý hệ thống SOP, Policy, Template, Dashboard, Meeting Note và các tài liệu vận hành.
Tổng hợp các vấn đề, số liệu và thông tin cần Quản lý Khối đưa ra quyết định.
Thực hiện các công việc hỗ trợ khác theo phân công.
Có kinh nghiệm từ 1 năm ở vị trí Admin, Operations Admin, Sales Admin, Trợ lý, Điều phối hoặc vị trí tương đương.
Ưu tiên Biết sử dụng Data Studio
Thành thạo Excel/Google Sheets, có khả năng quản lý và tổng hợp dữ liệu.
Có khả năng theo dõi nhiều đầu việc, quản lý deadline và phối hợp với nhiều phòng ban.
Kỹ năng tổng hợp thông tin và lập báo cáo tốt.
Chủ động trong công việc, có tinh thần trách nhiệm và khả năng follow đến cùng.
Có khả năng phát hiện vấn đề, cảnh báo và báo cáo kịp thời.
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực giáo dục, vận hành, dịch vụ hoặc môi trường có hệ thống/quy trình.
Thành thạo Google Data Studio (Looker Studio) để tổng hợp và trực quan hóa dữ liệu.