1. Quản lý hồ sơ, chứng từ
• Tiếp nhận, kiểm tra và theo dõi tình trạng hồ sơ của Khối Cung ứng.
• Thực hiện trình ký pháp nhân, chuyển hồ sơ đóng dấu và luân chuyển hồ sơ theo đúng quy trình công ty (bao gồm cả công văn, hồ sơ hợp đồng của Phòng Đấu thầu, Hợp đồng của phòng Hợp đồng dự án và Hợp đồng của phòng Mua sắm tổng hợp)
• Nhập liệu, sắp xếp, lưu trữ và quản lý hồ sơ giấy tờ (bản cứng và bản mềm) khoa học, đảm bảo dễ dàng tra cứu khi cần.
2. Cập nhật thông tin
• Thường xuyên cập nhật, bổ sung thông tin về công ty Chủ đầu tư, nhà thầu, nhà cung cấp và các đối tác liên quan trên hệ thống quản lý của Phòng ban.
• Là đầu mối thông tin của Phòng, phối hợp và cung cấp hồ sơ thông tin cho các phòng ban liên quan (nếu cần)
• Đảm bảo dữ liệu được duy trì đầy đủ, chính xác và kịp thời.
3.
Giao nhận hồ sơ
• Thực hiện việc giao nhận hồ sơ, công văn, hợp đồng và các tài liệu liên quan giữa Phòng Cung ứng với các phòng ban nội bộ và đối tác bên ngoài.
• Theo dõi và xác nhận việc giao nhận, đảm bảo hồ sơ đến đúng người, đúng thời hạn.
4. Đầu mối Hành chính Khối Cung ứng
• Thực hiện đặt mua và cấp phát văn phòng phẩm, dụng cụ làm việc
phục vụ nhu cầu của phòng Cung ứng.
• Phối hợp với phòng Hành chính Công ty trong việc đặt vé máy bay, phòng khách sạn cho CBNV đi công tác và làm hồ sơ thanh toán chi phí hoạt động của phòng.
• Hỗ trợ công tác hành chính khác khi được phân công.
• Bằng cấp/Nghiệp vụ: Trình độ Đại học
• 2-3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
• Kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực BĐS, xây dựng, hạ tầng, cung ứng
• Kỹ năng tổ chức theo dõi công việc, chứng từ
• Khả năng làm việc độc lập, cẩn thận, chính xác
• Khả năng sử dụng phần mềm, công thức excel
• Đảm bảo tính bảo mật, chính xác và kịp thời trong quá trình xử lý hồ sơ.
• Phối hợp chặt chẽ với các
chuyên viên Cung ứng, Đấu thầu, Hợp đồng và các phòng ban liên quan để đảm bảo tiến độ công việc.
