Vị trí công việc này hiện tại đã hết hạn nộp hồ sơ, bạn có thể tham khảo thêm một số công việc liên quan phía dưới
Mô tả công việc
The role/Vai trò:
We require a highly organised and energetic assistant with excellent communication skills, exceptional attention to detail and accuracy, have the ability to meet deadlines and multi-task, have excellent management skills and be proactive in your ability to prioritise work efficiently.
Chúng tôi yêu cầu một trợ lý có tổ chức và năng lực, có kỹ năng giao tiếp tốt, đặc biệt chú ý đến chi tiết và xác thực, có khả năng đáp ứng đúng thời hạn và đa nhiệm vụ, có kỹ năng quản lý tốt và chủ động sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc để mang lại kết quả tốt nhất.
Work Environment/Môi trường làm việc:
All employees of FTVN are hardworking, courageous, caring, honest and supportive of each other and driven by results so we are looking for someone that aligns with our values.
Our company culture is family-like and we are easy going and casual internally and we are open with our management.
Tất cả nhân viên của FTVN đều là những thành viên chăm chỉ, can đảm, thành thật, biết quan tâm, hỗ trợ lẫn nhau và được theo đuổi những kết quả tốt nhất, vì vậy chúng tôi đang tìm kiếm một người phù hợp với môi trường làm việc của công ty.
Công ty của chúng tôi đối xử với nhau như gia đình chúng tôi gần gủi, hòa đồng và cởi mở trong nội bộ cũng như với quản lý.
Your responsibilities will be many and varied, including:
Trách nhiệm của bạn sẽ rất nhiều và đa dạng, bao gồm:
• Handle administrative requests and queries from Senior Managers
Xử lý các yêu cầu và thu thập thông tin hành chính từ Quản lý cấp cao
• Organising and scheduling meetings and appointments
Tổ chức và lên lịch các cuộc họp và cuộc hẹn
• Answering and transferring calls
Trả lời và chuyển hướng cuộc gọi
• Typing of letters and documents, including transcribing voice recordings to text (e.g. BigHand)
Nhập thư từ và tài liệu, bao gồm chuyển đổi bản ghi âm giọng nói thành văn bản (ví dụ: BigHand)
• Photocopy, scan and collate documents and hard-copy and e-folders
Photocopy, Scan, đối chiếu các tài liệu của các bản sao cứng với thư mục điện tử
• Write and distribute email, correspondence memos, letters, faxes and forms
Viết và phân loại email cho tương ứng thư, fax và form
• Develop and maintain the office filing system (physical and electronic files)
Phát triển và duy trì hệ thống tổ chức sắp xếp hồ sơ tại văn phòng (hồ sơ văn bản và hồ sơ điện tử)
• Maintain contact lists and operational databases (e.g. Excel Sheets, SmartSheet, Salesforce)
Duy trì danh sách liên hệ và quy trình hoạt động của công ty (ví dụ: Bảng tính Excel, SmartSheet, Salesforce)
• Assist with marketing and events administration tasks (e.g. Social Media, Event Attendance Lists)
Hỗ trợ các nhiệm vụ quản trị sự kiện và tiếp thị (ví dụ: Social Media, Danh sách tham dự sự kiện)
• Book travel and events arrangements
Sắp xếp, lên lịch cho các chuyến du lịch và sự kiện
• Managing deliveries and arranging couriers
Quản lý việc giao hàng và sắp xếp chuyển phát
• Assist with resolving issues with computers, software, photocopier, printer and office equipment
Hỗ trợ giải quyết các vấn đề với máy tính, phần mềm, máy photocopy, máy in và thiết bị văn phòng
• Co-ordinate the attendance of service providers and contractors to resolve technical problems
Phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ và nhà thầu để giải quyết các vấn đề kỹ thuật
• Order office supplies and research new deals and suppliers
Liên hệ đặt hàng vật tư văn phòng, nghiên cứu các giao dịch và nhà cung cấp mới
• Recording detailed meeting minutes as required by Senior Managers
Ghi biên bản cuộc họp chi tiết theo yêu cầu của Quản lý cấp cao
• Assist in the preparation of regularly scheduled reports
Hỗ trợ chuẩn bị các báo cáo được lên lịch thường xuyên
• Time recording assistance and the preparation of invoices clients
Hỗ trợ ghi chú thời gian và chuẩn bị hóa đơn cho khách hàng
• Update and maintain office policies and procedures
Cập nhật, duy trì các chính sách và thủ tục văn phòng
• Submit and reconcile expense reports
Gửi và đối chiếu báo cáo chi phí
• Provide general support to visitors
Cung cấp hỗ trợ chung cho khách hàng truy cập
• Act as the point of contact for internal and external clients
Đóng vai trò là điểm liên lạc cho khách nội bộ và bên ngoài
• Liaise with executive and senior administrative assistants to handle requests and queries from senior managers
Liên lạc với các trợ lý hành chính và nhà điều hành để xử lý các yêu cầu và thu thập thông tin từ các nhà quản lý cấp cao
Benefits/Lợi ích:
• No subsidization of salary during probationary period (100% salary)
Không trợ cấp tiền trong thời gian thử việc (được hưởng 100% tiền lương)
• BI HI UI at 33%
BI HI UI ở mức 33%
• Lunch provided
Ăn trưa miễn phí
• 1:30 hours break time
Thời gian nghỉ 1:30 tiếng
• English lessons 2 times a week during work hours
Học tiếng Anh 2 lần một tuần trong giờ làm việc
• Sporting activities as our company initiative to be healthy and fun
Hoạt động thể thao là sáng kiến của công ty chúng tôi để được khỏe mạnh và vui vẻ
• Opportunities to work overseas depending on your level growth and available projects
Cơ hội làm việc ở nước ngoài tùy thuộc vào mức tăng trưởng của bạn và các dự án có sẵn
Yêu cầu
To excel in this role, you must have/Để nổi trội trong vai trò này, bạn phải có:
• Qualification and/or minimum 2 years of experience in administration or similar
Trình độ chuyên môn tối thiểu 2 năm kinh nghiệm
• Work experience at an English speaking company
Kinh nghiệm làm việc tại một công ty nói tiếng Anh
• Proficient in reading, writing, conversing and understanding English
Thành thạo đọc, viết, đàm thoại và hiểu tiếng Anh
• Excellent phone manner, email etiquette, and professional presentation;
Thành thạo kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, email và trình bày một cách chuyên nghiệp
• Possess a minimum typing speed of 60 words per minute;
Có tốc độ gõ tối thiểu 60 từ mỗi phút
• Proven ability to deliver excellent service to clients and to the team, built on a can do attitude, strong interpersonal skills, confidence, and the ability to build rapport with others;
Khả năng cung cấp dịch vụ tốt cho khách hàng và cho nhóm, được xây dựng dựa trên thái độ có thể làm, kỹ năng giao tiếp cá nhân mạnh mẽ, sự tự tin và khả năng xây dựng mối quan hệ với người khác;
• Have a high level of accuracy and attention to detail, with the flexibility to rganize and prioritise work independently and deliver within
tight deadlines;
Độ chính xác cao và chú ý đến chi tiết, với sự linh hoạt trong việc tổ chức và ưu tiên công việc một cách độc lập và phân phối trong thời
hạn chặt chẽ;
• Have a high degree of diplomacy and discretion and an ability to maintain confidentiality;
Có trình độ ngoại giao và quyết định cao và có khả năng bảo mặt thông tin tốt.
• Have the ability to demonstrate initiative and work well both on your own and within a team environment
Có khả năng tự giác, chủ động làm việc tốt kể cả khi làm việc độc lập hoặc làm việc trong môi trường nhóm
Additional Requirements/Yêu cầu bổ sung:
• Genuinely embraces the dynamic nature and demands of a start-up business
Hiểu rõ bản chất và nhu cầu của một doanh nghiệp khi khởi nghiệp
• Understands the challenges of working with diverse stakeholders groups, whose culture and expectations may vary from local needs
and practices.
Hiểu được những thách thức khi làm việc với các nhóm bên liên quan khác nhau, văn hóa và kỳ vọng có thể khác với nhu cầu và thực
tiễn ở các nơi khác.
• As a provider of professional services, the Company expects its team to consistently work with a high sense of urgency and
demonstrate strong individual and team accountability for their performance.
Là nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, Công ty hy vọng nhóm của mình sẽ luôn làm việc với tinh thần khẩn trương cao, thể hiện trách
nhiệm cá nhân đối với hiệu suất của họ.
Quyền lợi
No subsidization of salary during probationary period and 32% Insurance contribution
Job mentoring and career development
English lessons 2 times a week during work hours
Thông tin chung
- Ngày hết hạn: 17/07/2019
- Thu nhập: Thỏa thuận
