Administrative Executive (Hành chính)

About VinMotion
VinMotion là công ty nghiên cứu và phát triển robot hình người (Humanoid Robotics), tập trung xây dựng các công nghệ AI, Robotics và Motion Intelligence tiên tiến. Chúng tôi quy tụ đội ngũ kỹ sư, nhà nghiên cứu và chuyên gia hàng đầu với sứ mệnh phát triển những sản phẩm công nghệ mang tầm quốc tế.
Job Summary
Chúng tôi đang tìm kiếm Administrative Executive chịu trách nhiệm vận hành các hoạt động hành chính văn phòng hằng ngày, đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả và hỗ trợ tối đa cho hoạt động của các phòng ban. Vị trí đóng vai trò đầu mối trong việc quản lý tài sản, mua sắm, thanh toán chi phí vận hành và điều phối các dịch vụ hành chính nội bộ.
Key Responsibilities
1. Procurement & Office Supplies
Thực hiện mua sắm các vật tư hành chính, văn phòng phẩm, nội thất và các nhu cầu vận hành khác thông qua Trung tâm Mua sắm theo đúng quy trình của công ty.
Theo dõi tình trạng sử dụng, lập kế hoạch bổ sung vật tư nhằm đảm bảo hoạt động văn phòng diễn ra liên tục.
Phối hợp với các nhà cung cấp và các bộ phận liên quan để đảm bảo tiến độ cung ứng.
2. Payment & Documentation
Thực hiện thanh toán các chi phí vận hành của công ty theo đúng quy định.
Chuẩn bị, kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ thanh toán trước khi chuyển cho bộ phận Kế toán.
Theo dõi tình trạng thanh toán và lưu trữ hồ sơ đầy đủ, chính xác.
3. Asset & Inventory Management
Quản lý tài sản, trang thiết bị và kho vật tư dùng chung của văn phòng.
Thực hiện nhập kho, xuất kho, kiểm kê định kỳ và cập nhật dữ liệu quản lý tài sản.
4. Office Operations
Quản lý và điều phối các dịch vụ hành chính phục vụ hoạt động văn phòng, bao gồm:
o Quản lý cơ sở vật chất và không gian làm việc.
o Đăng ký thi công, sửa chữa theo quy định của tòa nhà.
o Đăng ký tài sản ra/vào.
o Hỗ trợ đăng ký làm thêm giờ (OT) và các thủ tục hành chính liên quan.
Phối hợp với Ban quản lý tòa nhà và các đơn vị dịch vụ để xử lý các vấn đề phát sinh.
5. Event & Administrative Support
Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ, hội thảo, đào tạo, tiếp đón khách và các chương trình của công ty.
6. Other Duties
Thực hiện các công việc hành chính khác theo sự phân công của quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu vận hành của công ty.
Requirements
Education
Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị văn phòng, Hành chính hoặc các ngành liên quan.
Experience
Tối thiểu 4 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính, Office Admin hoặc Administrative Executive.
Có kinh nghiệm quản lý tài sản, mua sắm, thanh toán và vận hành văn phòng.
Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại các công ty công nghệ, sản xuất hoặc môi trường có quy mô từ 200 nhân sự trở lên.
Skills
Thành thạo Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức và quản lý nhiều đầu việc cùng lúc.
Kỹ năng giao tiếp và phối hợp với nhiều phòng ban.
Cẩn thận, trách nhiệm, chủ động và có khả năng xử lý vấn đề.
Có tinh thần dịch vụ và hỗ trợ nội bộ tốt.
Đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN và các chế độ theo quy định của pháp luật và chính sách công ty.