Assistant Property Manager

Nhận hướng dẫn trực tiếp từ Trưởng Ban Quản Lý cho các công việc hàng ngày.
Taking direct instruction from the Property Manager for daily tasks.
Sắp xếp cuộc hẹn/ lịch làm việc cho Trưởng Ban Quản Lý theo yêu cầu.
Arranging appointment/ schedules for the Property Manager as request.
Sắp xếp và điều phối các cuộc họp do Trưởng Ban Quản Lý chủ trì.
Arranging and coordinating of meetings chaired by the Property Manager.
Tham dự, ghi biên bản cuộc họp theo yêu cầu.
Attending, taking minutes of meeting as required.
Chuẩn bị và phát hành bản ghi nhớ, thông tin và tất cả các thư từ chính thức do Trưởng Ban Quản Lý ban hành.
Preparing & distributing of memo, information and all formal correspondences issued by the Property Manager.
Bổ sung chính xác tất cả các loại quy định của Tòa nhà (sổ tay cư dân/ người thuê, hướng dẫn lắp đặt...).
Properly filing all kind of Building regulations (resident/ tenant handbook, fit out guidance...).
Tiếp nhận và nộp tất cả các báo cáo từ trưởng các bộ phận. Đảm bảo tất cả các báo cáo ngày/ tuần/ tháng/ quý/ năm đều được chuẩn bị và nộp đúng thời hạn quy định.
Receiving and filing all reports from head of departments. Ensure that all daily/ weekly/ monthly/ quarterly/ yearly reports are prepared and submitted on time.
Gửi thông tin khi cần đến tất cả nhân viên một cách chuyên nghiệp.
Dispatching information when needed to all staffs in a professional manner.
Xử lý tất cả các công việc thư ký bao gồm nhận, trả lời, phân loại và ghi lại thư đến, điện thoại, fax, tài liệu, v.v.
Handling all secretarial tasks including receiving, answering, classifying and records incoming mail, telephone, fax, documents, etc.
Chuẩn bị, dịch thuật các thư từ gửi đi; nộp và truy xuất hiệu quả tất cả các tài liệu liên quan đến hoạt động trong công ty.
Preparing, translation in-out correspondences; filing and efficiently retrieving all documents relating to the operation within the company.
Thay mặt Trưởng Ban Quản Lý, phân công nhiệm vụ cho tất cả các nhân viên một cách chuyên nghiệp và theo dõi để đảm bảo công việc được thực hiện chính xác.
On behalf of Property Manager, dispatching the duties to all staffs in a professional manner and following up to make sure the job is done correctly.
Xây dựng và chuẩn bị "chính sách và thủ tục" do Trưởng Ban Quản Lý đặt ra.
Formularizing and preparing the "policy and procedure" set by the Property Manager.
Là người hỗ trợ cho Trưởng Ban Quản Lý trong công tác điều hành khi ông ấy/ cô ấy đi công tác/ nghỉ lễ để đảm bảo hoạt động thông suốt của các bộ phận.
Being the back up of the Property Manager when she/ he is on business/ holiday to make sure the smoothly operation of the departments.
Cùng với Trưởng Ban Quản Lý, giải quyết với các nhà cung cấp/ nhà thầu về các vấn đề hoạt động cần thiết liên quan đến hoạt động của công ty theo phân công.
Together with Property Manager, dealing with suppliers/ contractors for necessary operational matters concerned to company activities as assigned.
Phối hợp với Trưởng Ban Quản Lý và Trưởng các bộ phận trong việc giám sát các bộ phận đơn vị cung cấp dịch vụ trực thuộc Tòa nhà như nhân viên của các đơn vị vệ sinh, bảo vệ; giám sát các nhà thầu và nhân viên của các đơn vị nhà thầu khác
Cooperation with Property Manager and other Head of Departments in supervision of Outsourcing Contractors such as Cleaning, Security Contractors and their staffs; Supervision of other Contractors and Workers.
Tạo mối quan hệ tốt với cư dân/ khách thuê
Making good relationship with residents/ tenants
Phối hợp các bộ phận cung cấp những hỗ trợ phù hợp cho Cư dân khi được yêu cầu
Coordinate with depaartments to provide suitable daily assistance to Residents when requested
Thu thập, lập hồ sơ và báo cáo cho Trưởng Ban Quản Lý bất kỳ khiếu nại/ sự cố nào từ cư dân/ người thuê
Collect, file and report to Property Manager any complaints/ incidents from residents/ tenants
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phạm vi quyền hạn, trách nhiệm và sự phân công.
Perform other duties according to the scope of authority, responsibility and assignment.