B2B Documentation Management Specialist

1. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
Xây dựng và duy trì hệ thống kiểm soát chứng từ (POD) cho các dự án B2B trọng điểm. Đảm bảo toàn bộ luồng hồ sơ tuân thủ đúng yêu cầu khắt khe của khách hàng, đồng thời phân tích các lỗ hổng trong quy trình thu hồi để đề xuất giải pháp cải tiến và số hóa.
2. TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC CHÍNH
A. Thiết lập Tiêu chuẩn & Quy trình Chứng từ - 30%
- Thiết kế các biểu mẫu và quy định bộ chứng từ chuẩn (SOP) dựa trên yêu cầu đặc thù của từng khách hàng B2B và bộ phận Giải pháp (SD).
- Soạn thảo tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ và trực tiếp đào tạo cho nhân sự hiện trường (Kho, tài xế, đối tác) về cách thức hoàn thiện hồ sơ đúng chuẩn.
B. Kiểm soát Chất lượng & Đối soát Chuyên sâu - 30%
- Thực hiện kiểm tra xác suất và định kỳ chất lượng chứng từ từ các Specialist/Executive hoặc đối tác gửi về để đảm bảo tính đồng bộ.
- Đối soát dữ liệu chứng từ thực tế với báo cáo vận hành trên hệ thống để phát hiện và xử lý các sai lệch dữ liệu gốc.
- Xây dựng hệ thống báo cáo đánh giá hiệu suất (Scorecard) chất lượng nộp chứng từ của các bưu cục/đối tác để phục vụ việc chế tài hoặc khen thưởng.
C. Xử lý Sự cố & Quản trị Rủi ro (Troubleshooting) - 20%
- Trực tiếp xử lý các ca chứng từ phức tạp hoặc phát sinh lỗi nghiêm trọng (thất lạc, hư hỏng, khách hàng từ chối ký nhận...).
- Chủ trì phối hợp với bộ phận Ops (Vận hành) và CS (Chăm sóc khách hàng) để thực hiện truy thu hoặc thiết lập các biên bản thay thế có giá trị pháp lý tương đương.
D. Cải tiến Quy trình & Số hóa (CI & Digitalization) - 20%
- Nghiên cứu và đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình nhằm rút ngắn thời gian thu hồi chứng từ (Leadtime).
- Trực tiếp tham gia xây dựng yêu cầu nghiệp vụ và kiểm thử (UAT) các công cụ công nghệ như e-POD, OCR (nhận diện hình ảnh) để thay thế thao tác thủ công.