CHÁNH VĂN PHÒNG CHỦ TỊCH

Mô tả công việc
Quản lý nhiệm vụ và kết luận điều hành
Thiết lập hệ thống quản lý nhiệm vụ và kết luận điều hành.
Ghi nhận đầy đủ nội dung, người phụ trách, thời hạn và kết quả cần đạt.
Truyền đạt chỉ đạo tới đúng đơn vị theo phân công.
Theo dõi tiến độ và yêu cầu cập nhật bằng chứng hoàn thành.
Đôn đốc các nhiệm vụ chậm tiến độ.
Tổng hợp nguyên nhân chậm trễ và kiến nghị hướng xử lý.
Báo cáo Chủ tịch các trường hợp tồn đọng kéo dài hoặc có nguy cơ ảnh hưởng lớn đến hoạt động doanh nghiệp.
Theo dõi việc thực hiện các quyết định đã được phê duyệt.
Giám sát kho
Nội dung giám sát
Số liệu nhập kho, xuất kho và tồn kho.
Tồn kho theo mã hàng, chủng loại, giá trị và thời gian lưu kho.
Hàng hóa bể vỡ, hư hỏng, thiếu hụt.
Chênh lệch kiểm kê và giải trình.
Tiến độ đóng hàng, bốc xếp, vận chuyển, giao hàng.
Chi phí lưu kho, vận chuyển và xử lý hàng hóa.
Tình hình sử dụng kho bãi, phương tiện và thiết bị.
Việc thực hiện quy trình nhập - xuất - kiểm kê - bảo quản.
Các trường hợp mất an toàn, vi phạm quy trình hoặc có nguy cơ thất thoát.
Trách nhiệm phân tích
Phát hiện bất thường trong số liệu kho.
Đối chiếu thông tin giữa Kho, Kế toán và Kinh doanh.
Kiến nghị kiểm tra đối với các chênh lệch chưa được giải trình.
Tổng hợp giá trị hàng hóa có nguy cơ hư hỏng, tồn đọng.
Theo dõi kết quả khắc phục của Trưởng kho và bộ phận liên quan.
3. Giám sát sản xuất
Nội dung giám sát
Kế hoạch và sản lượng sản xuất thực tế.
Tiến độ hoàn thành từng đơn hàng.
Năng suất lao động và máy móc.
Tỷ lệ hàng lỗi, hàng hỏng, phế phẩm.
Mức tiêu hao nguyên vật liệu.
Chi phí sản xuất so với kế hoạch, định mức.
Tình hình bảo trì, sửa chữa thiết bị.
Thời gian dừng máy, nguyên nhân gián đoạn sản xuất.
Việc thực hiện quy trình quản lý chất lượng, an toàn lao động.
Trách nhiệm phân tích
Phát hiện tình trạng không đạt sản lượng.
Theo dõi nguyên nhân phát sinh chi phí bất thường.
Cảnh báo tỷ lệ lỗi và hao hụt vượt mức kiểm soát.
Tổng hợp tình trạng chậm tiến độ và ảnh hưởng đến đơn hàng.
Theo dõi kết quả thực hiện biện pháp khắc phục của đơn vị sản xuất.
Giám sát kinh doanh
Chánh Văn phòng không trực tiếp thay Phó Tổng Giám đốc Kinh doanh điều hành hoạt động bán hàng, nhưng chịu trách nhiệm tổ chức kiểm soát và tổng hợp thông tin phục vụ Chủ tịch.
Nội dung giám sát
Kế hoạch kinh doanh và kết quả thực hiện.
Doanh thu theo ngày, tuần, tháng, quý.
Tỷ lệ hoàn thành KPI của từng khu vực, showroom, đơn vị và nhân viên kinh doanh.
Tình hình đơn hàng, giao hàng và đơn hàng chưa hoàn thành.
Công nợ khách hàng, công nợ quá hạn và tình hình thu hồi.
Hiệu quả phát triển đại lý, khách hàng và thị trường mới.
Hiệu quả bán hàng theo dòng sản phẩm, nhóm khách hàng và khu vực.
Việc thực hiện chính sách bán hàng, chiết khấu và các chỉ đạo kinh doanh.
Trách nhiệm phân tích
Xác định chỉ tiêu chưa hoàn thành.
Phân tích chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế.
Tổng hợp giải trình từ đơn vị phụ trách.
Nhận diện các dấu hiệu giảm doanh số, mất khách hàng, tồn đọng đơn hàng.
Đề xuất vấn đề cần yêu cầu Giám đốc Kinh doanh khắc phục.
Quản lý, điều hành Văn phòng Chủ tịch
Xây dựng kế hoạch hoạt động hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng của Văn phòng Chủ tịch.
Tổ chức, phân công, kiểm tra và đánh giá công việc của nhân sự thuộc Văn phòng.
Điều phối lịch làm việc, cuộc họp, chương trình công tác và hoạt động đối ngoại của Chủ tịch.
Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, báo cáo và nội dung phục vụ các cuộc họp quan trọng.
Phối hợp soạn thảo thông báo, công văn, kết luận cuộc họp và các văn bản điều hành theo phân công.
Tổ chức lưu trữ hồ sơ, tài liệu, bảo đảm tính bảo mật và khả năng truy xuất.
Theo dõi các chương trình, dự án, nhiệm vụ quan trọng do Chủ tịch trực tiếp chỉ đạo.
Đề xuất cải tiến quy trình làm việc của Văn phòng Chủ tịch theo hướng khoa học, chuyên nghiệp và hiệu quả.