Chief Steward - Quản Lý Tạp Vụ

Chief Steward (Trưởng bộ phận Tạp vụ bếp)
Lãnh đạo, quản lý và xây dựng, hoàn thiện các quy trình phục vụ hoạt động vận hành hằng ngày của bộ phận Stewarding.
Chịu trách nhiệm theo dõi, giám sát công tác bảo trì, bảo dưỡng và vệ sinh tại tất cả các khu vực phục vụ sản xuất, chế biến thực phẩm, bao gồm cả khu vực tiền sảnh (Front of House) và hậu cần (Back of House).
Quản lý và kiểm soát toàn bộ kho lưu trữ trang thiết bị, dụng cụ vận hành của bộ phận Ẩm thực (F&B), bao gồm nhưng không giới hạn ở đồ sứ (chinaware), dụng cụ ăn bằng kim loại như dao, thìa, nĩa (silverware) và đồ thủy tinh (glassware).
Đảm bảo tuân thủ các quy định về sức khỏe và an toàn vệ sinh thực phẩm tại địa phương, các yêu cầu tuân thủ khác, tiêu chuẩn thương hiệu, cũng như các chính sách và quy trình của khu vực
1. Quản lý và phát triển đội ngũ nhân sự
- Thiết lập và duy trì mối quan hệ làm việc hiệu quả giữa các nhân viên và giữa các bộ phận.
- Đưa ra phản hồi cho từng cá nhân dựa trên việc quan sát hành vi và tác phong phục vụ trong công việc.
- Thực hiện công tác tuyển dụng, phỏng vấn, tiếp nhận nhân sự và đề xuất thăng tiến cho nhân viên trong tổ chức.
- Phát triển đội ngũ và nâng cao hiệu quả công việc thông qua việc hướng dẫn, huấn luyện và phản hồi; đồng thời xây dựng mục tiêu hiệu suất và phát triển nghề nghiệp cho nhân viên.
- Đào tạo nhân viên nhằm đảm bảo thực hiện công việc đúng quy định và đáp ứng các tiêu chuẩn dịch vụ được kỳ vọng.
- Xây dựng môi trường làm việc tích cực, tạo điều kiện để đội ngũ phát triển; tăng cường kết nối giữa các bộ phận nhằm thúc đẩy tinh thần đồng đội.
- Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm và chất lượng dịch vụ thông qua việc giao tiếp, trao đổi thông tin và phối hợp hằng ngày với các bộ phận khác.
- Rà soát kết quả khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên để xác định và giải quyết các vấn đề, mối quan tâm của nhân viên.
- Hướng dẫn và chỉ đạo cấp dưới, bao gồm việc thiết lập tiêu chuẩn hiệu suất và theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện công việc.
- Tổ chức các cuộc họp hằng ngày với đội ngũ, tạo diễn đàn trao đổi thông tin hai chiều thường xuyên giữa quản lý và toàn thể nhân viên.
2. Quản lý ngân sách và kiểm soát chi phí
- Tham gia xây dựng ngân sách hằng năm và thiết lập các mục tiêu hoạt động cho bộ phận.
- Theo dõi ngân sách và kiểm soát chi phí, tập trung vào các hạng mục:
- OS&E (Operating Supplies & Equipment): Vật tư và trang thiết bị vận hành.
- Hóa chất vệ sinh.
- Dụng cụ, thiết bị và vật tư nhà bếp.
- Chi phí nhân công.
- Đảm bảo các trang thiết bị vận hành và thiết bị nhà bếp được bảo trì, bảo dưỡng theo tiêu chuẩn tốt, đồng thời giảm thiểu tối đa tình trạng hư hỏng, đổ vỡ.
- Phối hợp với Purchasing Manager (Trưởng bộ phận Mua hàng) và các nhà cung cấp để thực hiện các hoạt động mua sắm cần thiết cho bộ phận Stewarding.
- Quản lý toàn bộ hoạt động của bộ phận Stewarding nhằm đạt hoặc vượt các chỉ tiêu tài chính đề ra.
- Giám sát việc tiếp nhận các vật tư đã đặt hàng và theo dõi tình trạng vật tư hiện có.
- Xác định mức tồn kho tối thiểu, tối đa và kiểm soát định mức tồn kho tiêu chuẩn (par stock) đối với tất cả vật tư, trang thiết bị.
- Đặt mua và quản lý các vật tư cần thiết, đảm bảo đội ngũ Stewarding được trang bị đầy đủ vật tư, thiết bị, dụng cụ và đồng phục để thực hiện công việc.
3. Quản lý vệ sinh, an toàn và trang thiết bị
- Đảm bảo thực hiện đúng quy trình vệ sinh đối với dụng cụ phục vụ, trang thiết bị, sàn nhà và các khu vực liên quan.
- Duy trì tiêu chuẩn vệ sinh cá nhân ở mức cao và đảm bảo toàn bộ đội ngũ tuân thủ các tiêu chuẩn vệ sinh.
- Chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn, an ninh cho khu nghỉ dưỡng và tham gia các hoạt động liên quan đến công tác Phòng cháy chữa cháy và An toàn tính mạng (Fire Life Safety).
- Đảm bảo hệ thống quản lý HACCP được thiết lập và triển khai đúng quy định trong phạm vi hoạt động của bộ phận Stewarding.
- Triển khai và theo dõi chương trình quản lý chất thải trong toàn bộ hoạt động của khách sạn, xây dựng hệ thống phù hợp nhằm đảm bảo chương trình được thực hiện hiệu quả.
- Đảm bảo việc lập và triển khai các báo cáo về hư hỏng, đổ vỡ (breakage), hao hụt, lãng phí (wastage) và sử dụng hóa chất.
- Giám sát công tác vệ sinh và lưu trữ các trang thiết bị vận hành nhà bếp.
- Phối hợp với nhân viên phụ trách kiểm soát côn trùng trong các hoạt động kiểm tra, xử lý và kiểm soát côn trùng tại khu vực hậu cần (Back of House) của các khu vực Ẩm thực.
- Tham dự các cuộc họp hằng tháng với nhà thầu kiểm soát côn trùng và các bộ phận liên quan để thảo luận về các vấn đề phát sinh, đồng thời thống nhất kế hoạch và giải pháp xử lý phù hợp.
4. Kiểm tra, giám sát và phối hợp vận hành
- Thực hiện kiểm tra thực tế (walk-through) hằng tuần/hằng tháng cùng với Outlet Manager, Outlet Head Chef và Duty/Shift Leader hoặc đại diện bộ phận Engineering nhằm đảm bảo tất cả trang thiết bị và tiêu chuẩn vệ sinh tại từng khu vực hoạt động tốt, sạch sẽ và đảm bảo vệ sinh.
- Thực hiện kiểm tra, đi kiểm tra thực tế hằng ngày để đảm bảo tất cả khu vực bếp và bếp trình diễn (Show Kitchen) luôn trong tình trạng sạch sẽ, gọn gàng và đạt tiêu chuẩn cao.
- Hỗ trợ đội ngũ F&B và Culinary đáp ứng các yêu cầu bổ sung về trang thiết bị vận hành phát sinh vào phút chót.
- Tham dự và đóng góp ý kiến tại tất cả các cuộc họp theo yêu cầu.
- Thực hiện các nhiệm vụ hợp lý khác theo yêu cầu của Executive Chef (Bếp trưởng Điều hành) hoặc Director of Food & Beverage (Giám đốc Ẩm thực) tùy từng thời điểm.
5. Xây dựng chiến lược và cải tiến hoạt động
- Xây dựng và phát triển kế hoạch kinh doanh chiến lược cho bộ phận Stewarding, phối hợp với Ban quản lý F&B và Culinary.
- Thiết lập mục tiêu cho bộ phận Stewarding, đồng thời xây dựng chiến lược, quy trình và chính sách phối hợp cùng Ban quản lý F&B và Culinary.
- Xây dựng kế hoạch và tài liệu đào tạo theo hướng dẫn của IHG dành cho nhân viên Stewarding và các nhân viên khác thuộc bộ phận Food & Beverage.
- Cung cấp báo cáo và phân tích hằng tháng liên quan đến quản lý chất thải, tái chế và tình trạng hư hỏng, đổ vỡ nhằm hỗ trợ việc thực hiện các quy trình thuộc hệ thống FLHSS.