1. QUẢN LÝ PHỤ TRÁCH NGHIỆP VỤ THANH TOÁN:
A-KIỂM TRA, GIÁM SÁT HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN
• Kiểm tra, giám sát chung hoạt động thanh toán (ngoại trừ thanh toán quyền lợi bảo hiểm cho khách hàng). Kiểm soát tất cả các chứng từ thanh toán xử lý bởi nhóm
Kế toán Thanh toán, đảm bảo tuân thủ theo các chính sách, quy trình của Công ty, các quy định hiện hành về thuế và hóa đơn trước khi chuyển sang Kế toán Ngân quỹ làm lệnh thanh toán.
• Hạch toán, kiểm tra đối chiếu, đảm bảo tất cả các chứng từ đã thanh toán, các nghiệp vụ kế toán phát sinh, do nhóm Kế toán Thanh toán phụ trách, đều được hạch toán chính xác, đầy đủ và kịp thời vào hệ thống kế toán .
• Kịp thời kiểm tra, báo cáo nguyên nhân các biến động bất thường của các tài khoản do nhóm Kế toán Thanh toán phụ trách và điều chỉnh nếu phát hiện sai sót trong quá trình hạch toán trước khi khóa sổ hàng tháng.
• Sau khi khóa sổ mỗi tháng, kịp thời kiểm tra, đối chiếu các tài khoản kế toán do nhóm Kế toán Thanh toán phụ trách và điều chỉnh ngay trong tháng kế tiếp nếu phát hiện sai sót trong quá trình hạch toán.
• Định kỳ rà soát, đề xuất giải pháp cải thiện, cập nhật quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả xử lý công việc và hiệu quả kiểm soát nội bộ của tất cả các khâu do nhóm Kế toán Thanh toán phụ trách, các kiểm soát nội bộ có liên quan trong bộ máy kế toán.
• Quản lý và phát triển Team Kế toán thanh toán, chịu trách nhiệm trong việc thiết lập các cơ chế kiểm soát, hướng dẫn, đôn đốc, giám sát công việc của các thành viên, hiểu rõ tiềm năng, năng lực của từng thành viên để đồng hành thực hiện hiệu quả công việc của cả Team.
B-QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG VÀ CÔNG NỢ MUA HÀNG
• Quản lý chung danh mục hợp đồng mua hàng hoá dịch vụ của công ty sau khi ký kết, đảm bảo các thông tin thanh toán và công nợ liên quan đến hợp đồng được cập nhật kịp thời cho mục đích quản lý, kiểm soát thanh toán và báo cáo.
• Quản lý chung việc lưu trữ chứng từ kế toán, đảm bảo tất cả chứng từ kế toán được lập và phê duyệt theo đúng quy định, được lưu trữ kịp thời, chính xác, đầy đủ, khoa học.
C-QUẢN LÝ KHO HÀNG KHUYẾN MÃI & TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
• Quản lý chung việc lưu trữ chứng từ mua sắm/ thanh lý tài sản để hạch toán và ghi nhận các mã TSCĐ vào hệ thống kế toán đầy đủ, kịp thời và chính xác theo quy định của thuế và kế toán
• Phối hợp với các phòng ban phụ trách quản lý tài sản thực hiện kiểm kê TSCĐ bảo đảm số liệu kế toán ghi nhận tương ứng với số liệu kiểm kê.
• Quản lý chung việc hạch toán nhập kho, xuất kho, luân chuyển hàng khuyến mãi đầy đủ, kịp thời, chính xác. Định kỳ phối hợp với phòng Hỗ trợ kinh doanh kiểm kê các kho hàng khuyến mãi bảo đảm số liệu kế toán ghi nhận tương ứng với số liệu kiểm kê.
• Phát triển xây dựng kho hàng khuyến mãi trên hệ thống kế toán nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và hạch toán tự động các giao dịch phát sinh hàng tháng.
D-QUẢN LÝ CHI TRẢ HOẠT ĐỘNG ĐỘI NGŨ KINH DOANH VÀ CÁC KÊNH ĐỐI TÁC
• Quản lý chung việc kiểm tra chứng từ thanh toán, chi trả và hạch toán đầy đủ, chính xác các khoản hoa hồng cho các kênh đối tác bảo hiểm
• Quản lý chung việc kiểm tra chứng từ tạm ứng, hoàn tạm ứng và hạch toán đầy đủ, chính xác các khoản ngân sách hoạt động kinh doanh cho các thành viên ban điều hành &
phát triển kinh doanh• Hỗ trợ và hướng dẫn quy trình chi trả tạm ứng/ hoàn tạm ứng các khoản ngân sách hoạt động kinh doanh cho các thành viên ban điều hành & phát triển kinh doanh đảm bảo chi trả đúng tiến độ và sử dụng đúng mục đích theo chiến lược kinh doanh của công ty.
E-QUẢN LÝ HỆ THỐNG THANH TOÁN TRÊN ỨNG DỤNG BPM
• Phụ trách chính việc xây dựng và quản lý phần hành Phiếu yêu cầu thanh toán & Phiếu Tạm ứng/ Hoàn tạm ứng online trên ứng dụng BPM
• Phụ trách chính việc kết nối phần hành Phiếu yêu cầu thanh toán & Phiếu Tạm ứng/ Hoàn tạm ứng online trên ứng dụng BPM với hệ thống thanh toán tự động TTP của tập đoàn
• Tham gia các dự án của bộ phận kế toán nhằm tự động hóa quy trình và nâng cao năng suất.
F-THỰC HIỆN CÁC BÁO CÁO ĐỊNH KỲ CHO CÔNG TY VÀ TẬP ĐOÀN
• Kiểm tra đối chiếu và thanh toán công nợ Interco định kỳ hàng tháng/ quý/ năm của Vùng/ Tập đoàn/Các công ty thành viên.
• Giám sát thực hiện các báo cáo liên quan đến giao dịch liên kết và báo cáo Chuyển giá (Transfer pricing) theo quy định của thuế và tập đoàn
• Thực hiện báo cáo Business Compliance Profile (BCP) hàng quý theo quy định tuân thủ của bộ phận Pháp chế của tập đoàn
• Kiểm tra, bảo đảm ghi nhận đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn các báo cáo trích trước/ phân bổ chi phí hoạt động và quản lý doanh nghiệp mỗi cuối tháng lên hệ thống kế toán SunSystems.
• Quản lý chung việc ghi nhận, theo dõi và kết chuyển các dự án tổ chức sự kiện/ hội nghị khách hàng/ nhân viên hoặc các công trình xây dựng/ cải tạo văn phòng kinh doanh
• Thực hiện so sánh và phân tích các biến động bất thường của các chi phí hoạt động và quản lý doanh nghiệp hàng tháng
• Thực hiện trích trước chi phí liên quan đến ngân sách hoạt động kinh doanh của đội ngũ quản lý và các kênh đối tác hàng tháng
2. PHỐI HỢP VÀ KẾT NỐI VỚI CÁC PHÒNG BAN
• Hỗ trợ, giải đáp thắc mắc của các phòng ban về quy trình thanh toán, hợp đồng mua bán, thanh lý nghiệm thu hợp đồng đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế và kế toán.
• Đai diện phòng Kế toán tham gia thảo luận và đề xuất các điều chỉnh, cập nhật các chính sách, quy trình của các phòng ban khác nhằm cải thiện hiệu quả kiểm soát nội bộ của toàn công ty.
3. BÁO CÁO THUẾ VÀ CÁC LOẠI BÁO CÁO KHÁC
• Chịu trách nhiệm kiểm tra và nộp báo cáo thuế hàng tháng/quý/năm và làm việc với cơ quan thuế liên quan đến các vấn đề về thuế.
• Chịu trách nhiệm lập các báo cáo tài chính, báo cáo thống kê và các báo cáo khác theo yêu cầu của Kế toán trưởng/
Giám đốc Tài chính• Kịp thời cập nhật các quy định/chuẩn mực/nguyên tắc kế toán, các quy định hiện hành về thuế/ hóa đơn chứng từ để áp dụng vào hoạt động công ty. Hỗ trợ, hướng dẫn và phát triển kỷ năng cho nhân viên nhằm tăng cường tính chính xác và hiệu quả xử lý công việc, phát triển năng lực nhân viên.
• Định kỳ kiểm tra và đối chiếu MST và CCCD của đội ngũ quản lý trên phần mềm TS24 đảm bảo thông tin kê khai nộp thuế cuối năm chính xác và đầy đủ.
• Các công việc theo yêu cầu của Kế toán trưởng/ Giám đốc Tài chính.
