Chuyên viên Admin IT

Mô tả Công việc
I. TỔNG QUAN VỊ TRÍ
HDS đang tìm kiếm một IT Admin có tư duy tổ chức tốt và hiểu biết nền tảng về công nghệ để đảm nhận công tác admin cho toàn bộ Phòng Công nghệ; Đảm bảo bộ máy vận hành luôn trơn tru: từ quản lý hợp đồng nhà cung cấp, theo dõi ngân sách công nghệ đến điều phối nội bộ giữa các team kỹ thuật và các khối kinh doanh.
II. TRÁCH NHIỆM CHÍNH
1. Quản lý Hợp đồng và Nhà cung cấp
Quản lý toàn bộ vòng đời hợp đồng của phòng IT: soạn thảo, trình ký, lưu trữ và theo dõi ngày hết hạn các hợp đồng mua sắm phần mềm, phần cứng, dịch vụ bảo trì và thuê ngoài công nghệ.
Đầu mối làm việc với nhà cung cấp trong các thủ tục admin: thu thập hồ sơ năng lực, xử lý hóa đơn, theo dõi tiến độ thanh toán và phối hợp với Khối Tài chính trong quyết toán hợp đồng.
2. Quản lý Ngân sách và Báo cáo
Theo dõi và tổng hợp toàn bộ chi phí vận hành của Phòng IT theo từng hạng mục: hạ tầng, phần mềm và chi phí vận hành khác.
Hỗ trợ Trưởng phòng trong việc lập kế hoạch ngân sách hàng năm và báo cáo chi tiêu định kỳ lên Ban Lãnh đạo.
3. Điều phối Nội bộ và Admin
Điều phối lịch họp, cuộc họp liên phòng ban và các buổi demo sản phẩm, sprint review của các team kỹ thuật; chuẩn bị tài liệu và biên bản họp theo yêu cầu.
Xử lý các thủ tục admin nội bộ của Phòng: đề xuất mua sắm, phiếu yêu cầu, tờ trình và các văn bản trình ký theo quy trình công ty.
4. Hỗ trợ Tuân thủ và Bảo mật Thông tin
Lưu trữ và quản lý hồ sơ bảo mật thông tin, chính sách và các tài liệu quy trình nội bộ theo đúng chuẩn lưu trữ của công ty.