Chuyên Viên Admin Phòng Tìm Kiếm Mặt Bằng

Tổng quan: Công việc của phòng Tìm kiếm mặt bằng liên quan đến nhiều giấy tờ có tính pháp lý khi làm việc với chủ nhà và các cơ sở ban ngành về thủ tục thuê cửa hàng, cũng như các giấy tờ nội bộ khi làm việc liên phòng ban như Kế toán, Pháp chế,...
Đặc thù là tất cả các nhân sự của Tìm kiếm mặt bằng đều làm việc bên ngoài, khi xử lý các giấy tờ đều cần liên hệ để nhờ các PB khác hỗ trợ (nhận thư, xử lý giấy tờ, trình ký,...) đặc biệt là hợp đồng thuê đang ký gửi Pháp chế lưu trữ, dẫn đến tình trạng thất lạc hợp đồng thuê, giấy tờ, thời gian xử lý thủ tục nội bộ không nhanh do phụ thuộc vào nhân sự đang được nhờ hỗ trợ...
Vị trí Admin của phòng TKMB có vai trò đảm bảo toàn bộ nghiệp vụ hành chính, kiểm soát tuân thủ điều khoản và phát hiện sai phạm hợp đồng thuê. Đồng thời phối hợp cải tiến quy trình vận hành của nội bộ phòng và PTML với liên phòng ban. Tổng hợp, theo dõi và báo cáo dữ liệu kịp thời nhằm hỗ trợ gia tăng hiệu suất nhân sự và tối ưu chi phí, giúp phòng PTML hoạt động hiệu quả hơn, góp phần vào hoạt động phát triển và mở rộng của tổ chức.
1. Kiểm soát tuân thủ pháp lý
- Rà soát, đối chiếu đảm bảo điều khoản hợp đồng thuê theo đúng mẫu chuẩn.
- Đánh giá rủi ro khi có điều khoản bị thay đổi.
- Phối hợp Pháp chế để đảm bảo tuân thủ Luật Đất đai, Bộ Luật Dân sự, Luật Nhà ở & BĐS.
2. Quản lý công cụ, dữ liệu, báo cáo phòng TKMB
- Thiết kế, cải tiến, duy trì các biểu mẫu kế hoạch hành động, báo cáo nhằm theo dõi dự án công việc, chi phí thuê, hợp đồng và KPI phòng Phát triển mạng lưới;
- Theo dõi tiến độ, cập nhật và điều phối xử lý phát sinh các dự án đang triển khai,
- Lập báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý) về các dự án đang triển khai, chi phí, tiến độ công việc của phòng;
- Phân tích dữ liệu & đề xuất giải pháp tối ưu hóa các dự án đang triển khai, chi phí, cơ cấu nguồn lực.
3. Giám sát và hỗ trợ cải tiến hiệu suất hoạt động phòng Tìm kiếm mặt bằng
- Thu thập, tổng hợp dữ liệu KPI của nhân sự trong phòng ban.
- Đánh giá quy trình vận hành định kỳ (hàng quý), báo cáo lỗ hổng, đề xuất & theo dõi biện pháp khắc phục nếu có.
- Đôn đốc xử lý công việc, tranh chấp, sự cố phát sinh nếu có nội bộ phòng hoặc giữa phòng TKMB và các bộ phận khác.
4. Xử lý các công việc hành chính
- Tiếp nhận thông tin, phân loại, chuyển giao thư từ, văn bản đến Phòng Tìm kiếm mặt bằng.
- Soạn thảo các văn bản cần thiết
- Lưu trữ hồ sơ hợp đồng, phụ lục, biên bản, văn bản pháp lý (file cứng &/hoặc điện tử).
- Tiếp nhận vấn đề, hỗ trợ giao tiếp với chủ tài sản nhằm giảm thiểu tiêu cực trong quá trình ký hợp đồng hoặc quá trình thuê