Chuyên Viên Chứng Từ Xuất - Nhập Khẩu

1. Chứng từ hàng Nhập khẩu (80%)
• Tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ hàng Nhập khẩu gồm : nvoice, Packing List, Hợp đồng, Bill of Lading/Airway Bill, Chứng nhận xuất xứ (C/O) và các chứng từ liên quan.
• Kiểm tra, xác định phân loại Danh mục hàng hóa (mô tả hàng, mã HS code, số lượng, trọng lượng, giá trị, hình thức vận chuyển).
• Chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan qua phần mềm VNACCS/ECUS.
• Phối hợp với forwarder, đại lý hải quan để làm thủ tục thông quan hàng hóa.
• Theo dõi quá trình thông quan, xử lý các vấn đề phát sinh.
2. Chứng từ hàng Xuất khẩu (20%)
• Lập bộ chứng từ xuất khẩu theo yêu cầu: Hợp đồng, Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading (B/L), Airway Bill (AWB), Chứng nhận chất lượng (CQ), xuất xứ (CO), Chứng nhận kiểm định (nếu có).
• Gửi bộ chứng từ cho khách hàng kiểm tra, đối chiếu, xác nhận và phát hành.
• Đảm bảo bộ chứng từ xuất khẩu đúng với điều kiện Incoterms, hợp đồng và quy định hải quan về hàng xuất khẩu.
3. Phối hợp vận chuyển và giao nhận
• Làm việc với hãng vận chuyển, forwarder để sắp xếp lịch vận chuyển hàng hóa (air/sea)
• Theo dõi tình trạng lô hàng từ khi nhập đến khi về kho hoặc từ khi xuất đến cảng giao hàng.
• Phối hợp phòng mua hàng, Kế toán để đối chiếu hợp đồng, xử lý bổ sung hồ sơ xuất / nhập khẩu, quyết toán chi phí vận chuyển, khai thác hàng.
4. Quản lý và lưu trữ hồ sơ chứng từ
• Lưu trữ hồ sơ xuất nhập khẩu đúng quy định, niên hạn, đầy đủ, chính xác phục vụ kiểm toán và tra cứu sau thông quan.
• Cập nhật, sao lưu dữ liệu chứng từ đầy đủ trên hệ thống ERP và phần mềm VNACCS/ECUS.
• Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hải quan, kiểm định hàng hóa, chứng chỉ khai hàng cho công ty.
5. Theo dõi & báo cáo công việc
• Theo dõi tiến độ vận chuyển hàng hóa, cập nhật tình trạng vận chuyển và thông quan.
• Báo cáo,xử lý các tình huống như: sai lệch chứng từ, chậm thông quan, thiếu chứng từ.
• Tối ưu tỷ lệ bộ chứng từ đạt chuẩn, số lần chỉnh sửa.
• Báo cáo công việc định kỳ hàng tuần / tháng / quý.