Chuyên Viên Đấu Thầu Mua Sắm kiêm Thư Ký Dự Án ( Biết Tiếng Anh, Lương Cạnh Tranh)

THỜI GIAN LÀM VIỆC: TỪ THỨ 2 ĐẾN THỨ 6
1. Tóm tắt mục đích chính của vị trí công việc:
- Tham mưu và đề xuất các tiêu chí lựa chọn các nhà thầu phù hợp với yêu cầu của Công ty nói chung và yêu cầu của gói thầu nói riêng.
- Tổ chức và thực hiện: Tìm kiếm Nhà thầu có đủ năng lực kinh nghiệm; Kiểm tra, đánh giá năng lực các Nhà thầu tiềm năng phù hợp với yêu cầu của Công ty; Xây dựng kho dữ liệu nhà thầu tiềm năng.
- Tổ chức và lập các Hồ sơ cần thiết liên quan tới việc lựa chọn Nhà thầu. Trình duyệt và phát hành Hồ sơ sau khi được Công ty phê duyệt.
- Làm đầu mối tổng hợp và giải đáp các câu hỏi của Nhà thầu trong quá trình lựa chọn Nhà thầu.
- Tiếp nhận Hồ sơ chào thầu của Nhà thầu; Tổ chức mở thầu theo quy định của Công ty.
- Thực hiện đánh giá Hồ sơ dự thầu của Nhà thầu về mặt năng lực, kinh nghiệm, đề xuất kỹ thuật theo các tiêu chí của Hồ sơ mời thầu, giá chào thầu. So sánh và đề xuất giao thầu trên cơ sở kết quả đánh giá.
- Hoàn thiện các thủ tục thông báo kết quả lựa chọn Nhà thầu đến các Nhà thầu tham dự.
- Thực hiện các công việc liên quan đến công tác soạn thảo Hợp đồng và tham gia thương thảo hợp đồng với các Nhà thầu. Tổ chức và thực hiện trình ký và phát hành Hợp đồng theo Quy định của công ty
- Cập nhật các quy định hiện hành của Nhà nước, pháp lý liên quan đến thương mại, Soạn thảo Hợp đồng thi công xây dựng, Hợp đồng tư vấn, Hợp đồng dịch vụ, Hợp đồng Fidic các loại vật liệu mới, thiết bị mới và công nghệ mới một cách thường xuyên và liên tục để kịp thời phục vụ công việc.
- Báo cáo định kỳ cho cấp lãnh đạo trực tiếp và thực hiện các báo cáo khác khi có yêu cầu từ cấp quản lý cao hơn.
- Tổ chức, lưu trữ và luân chuyển hồ sơ thực hiện công việc theo đúng quy định.
- Tìm hiểu và cập nhật các kiến thức liên quan để nâng cao năng lực bản thân.
2. Các nhiệm vụ chính.
Lập và tổ chức triển khai kế hoạch mua sắm, đấu thầu dự án hàng năm của Công ty, bao gồm:
- Lập kế hoạch tổng thể về việc mời thầu, chào giá cạnh tranh cho từng công trình xây dựng của Công ty.
- Xây dựng hoặc thẩm định hồ sơ khối lượng, dự toán, mời thầu, chào giá cạnh tranh.
- Tìm hiểu, tổng hợp các thông tin về các đơn vị tư vấn, nhà thầu, nhà cung cấp có uy tín trên thị trường trong lĩnh vực xây dựng cơ bản và xây dựng cơ sở dữ liệu về các thông tin này.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu về giá thành, các vật tư, nguyên vật liệu, nhân công... trong lĩnh vực xây dựng, thường xuyên cập nhật thông tin giá do các cơ quan chức năng ban hành.
- Thực hiện việc mời thầu, chào giá cạnh tranh theo đúng qui định của Công ty và pháp luật.
- Lập hồ sơ mời thầu, chào giá cạnh tranh.
- Nhận, đánh giá và tổng hợp các hồ sơ dự thầu, tổ chức các cuộc họp với nhà thầu để làm rõ hồ sơ dự thầu (nếu cần thiết).
- Đề xuất các phương án chọn thầu hiệu quả cho Trưởng Bộ phận.
- Lập kế hoạch, chuẩn bị hồ sơ số liệu, tổ chức đàm phán với các nhà thầu, nhà cung cấp, đơn vị tư vấn về các điều kiện thương mại và điều kiện hợp đồng (có sự tham gia của các Phòng ban chức năng khác và BLĐ Công ty).
- Soạn thảo các loại hợp đồng, làm việc với đối tác để hoàn thiện và ký kết hợp đồng.
- Tìm kiếm, ngoại giao và xúc tiến hợp tác nhà thầu với các đối tác theo sự phân công.
- Theo dõi việc thực hiện hợp đồng của Phòng QL Dự Án.
Đối với công tác mua sắm nội bộ, lập hồ sơ mời thầu, đánh giá lựa chọn nhà thầu và tổ chức triển khai sau khi ký kết hợp đồng (mua sắm, thanh quyết toán, quản lý hợp đồng, bảo hành sản phẩm).
Các công việc khác liên quan đến phạm vi đấu thầu và mua sắm.