1. Quản lý và điều phối hoạt động hành chính:
Xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai các hoạt động hành chính của Văn phòng.
Phân công, điều phối và giám sát công việc của đội ngũ
Nhân viên Hành chính.
Kiểm soát chất lượng dịch vụ hành chính, đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu của các phòng ban.
Đề xuất cải tiến quy trình, biểu mẫu và tiêu chuẩn dịch vụ hành chính nhằm nâng cao hiệu quả vận hành.
2. Quản trị tài sản và cơ sở vật chất:
Quản lý toàn bộ tài sản, trang thiết bị, văn phòng phẩm và cơ sở vật chất của Văn phòng.
Kiểm soát việc cấp phát, thu hồi, điều chuyển và kiểm kê tài sản định kỳ.
Giám sát việc bảo trì, sửa chữa, vệ sinh, cảnh quan và các dịch vụ thuê ngoài.
3. Quản lý ngân sách và mua sắm hành chính:
Lập kế hoạch ngân sách hành chính hàng năm.
Kiểm soát chi phí hành chính theo ngân sách được phê duyệt.
Tổ chức lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán và
quản lý chất lượng dịch vụ.
Theo dõi hợp đồng, thanh toán và đánh giá hiệu quả nhà cung cấp.
4. Công tác văn thư - lưu trữ:
Kiểm soát việc tiếp nhận, phát hành và lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
Đảm bảo hồ sơ hành chính được lưu trữ đầy đủ, khoa học và bảo mật.
Kiểm soát việc trình ký và luân chuyển văn bản theo quy định.
5. Công tác hậu cần và sự kiện:
Chủ trì tổ chức hậu cần cho các cuộc họp, hội nghị, sự kiện nội bộ.
Điều phối công tác tiếp đón lãnh đạo Tập đoàn, đối tác và các đoàn khách.
Kiểm soát việc đặt phòng họp, phương tiện, khách sạn, vé máy bay và các dịch vụ liên quan.
6. Quản lý nhà cung cấp:
Thiết lập và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ.
Đánh giá định kỳ chất lượng nhà cung cấp.
Kiểm soát việc thực hiện hợp đồng và SLA.
7. Báo cáo và quản trị đội ngũ:
Lập các báo cáo định kỳ về tài sản, ngân sách, chi phí hành chính và hiệu quả vận hành.
Hướng dẫn, đào tạo và kèm cặp Nhân viên Hành chính.
Đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên theo phân công của cấp quản lý.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban Lãnh đạo.
Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị văn phòng, Quản trị kinh doanh, Hành chính hoặc các ngành liên quan.
Tối thiểu 05 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính.
Có ít nhất 02 năm kinh nghiệm điều phối hoặc quản lý đội nhóm hành chính từ 02-05 nhân sự trở lên.
Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại các tập đoàn hoặc doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự trở lên.
Am hiểu công tác quản trị hành chính doanh nghiệp.
Có kiến thức về quản lý tài sản, ngân sách, mua sắm, quản lý nhà cung cấp.
Hiểu biết về các quy trình, quy định vận hành văn phòng.
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc.
Kỹ năng điều phối và dẫn dắt đội ngũ.
Kỹ năng giao tiếp, đàm phán và xử lý tình huống.
Kỹ năng phân tích dữ liệu và lập báo cáo.
Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt Excel và PowerPoint.
Tiếng Anh giao tiếp là lợi thế.
Tư duy dịch vụ và tinh thần hỗ trợ cao.
Chủ động, quyết đoán và có trách nhiệm.
Khả năng chịu áp lực và xử lý nhiều đầu việc cùng lúc.
Chính trực, cẩn trọng và bảo mật thông tin.
Thu nhập cạnh tranh theo năng lực.
Cơ hội làm việc trong môi trường tập đoàn lớn, chuyên nghiệp.
Được đào tạo, phát triển nghề nghiệp và thăng tiến rõ ràng.
Phụ cấp ăn ca 50,000đ/ ngày.
Vé di chuyển nhận việc từ địa điểm xác nhận tuyển dụng đến địa điểm nhận việc.
Bảo hiểm sức khỏe Suncare.
Phụ cấp thâm niên khi làm việc từ đủ 3 năm.
Chế độ an cư lạc nghiệp: Được xét duyệt tặng nhà ở khi làm việc tại Tập đoàn từ đủ 10 năm.
Và nhiều chế độ hấp dẫn khác theo quy định chung của tập đoàn Sun Group.